4 bariery, które powstrzymują Twój biznes przed wzrostem

„Jak skalować biznes?” – to pytanie spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Zaraz po nim pojawia się drugie pytanie: „Co powstrzymuje moją firmę przed szybkim wzrostem?”

Zanim jednak zaczniesz zagłębiać się w sprawdzanie każdego procesu w firmie z osobna, warto zrobić krok wstecz i sprawdzić, czy Twoja firma ma silny fundament do dalszego wzrostu.

Przygotowaliśmy dla Ciebie checklistę 4 rzeczy, które są najczęstszymi barierami, powstrzymującymi firmę przed skalowaniem. Sprawdź je poniżej i zobacz, czy Twoja firma jest gotowa do skalowania.

#1 Zespół – brak odpowiednich ludzi na odpowiednim miejscu

Budowanie zespołu i utrzymywanie jego zaangażowania i efektywności to prawdziwa sztuka – nie dziwi więc fakt, że powstało na ten temat tak wiele książek, filmów na YouTubie czy wpisów na bloga. Na początek jednak warto zacząć od odpowiedzenia sobie na 3 podstawowe pytania:

• Czy masz pewność, że w Twojej firmie pracują ludzie zadowoleni i zaangażowani?
  
• Czy dzielicie wspólne wartości i cele, które pomagają Wam w wykonywaniu codziennej pracy nad rozwojem biznesu?
  
• Czy każdą osobę pracującą w Twojej organizacji zatrudnił_abyś jeszcze raz?

Jak zbudować zespół, z którym rozwiniesz firmę?

Jednak firma to nie tylko Twoi pracownicy. Aby mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa do wzrostu, musisz wiedzieć, że ludzie z bliskiego otoczenia Twojej organizacji także są tymi, z którymi chcesz dalej rozwijać swój biznes. Przykładowe pytania, na które musisz sobie odpowiedzieć w tym wypadku to:

• Czy współpraca z dotychczasowymi kontrahentami i klientami jest dla Ciebie zadowalająca?
  
• Czy masz sprawdzonych i zaufanych dostawców?
  
• Czy jesteś zadowolony z banku, w którym trzymasz firmowe pieniądze?

Poznanie na nie odpowiedzi pomoże Ci dowiedzieć się, czy Twoja firma „wyrosła” już z niektórych dotychczasowych relacji i czy przyszedł czas na zmianę. Szybki wzrost to także coraz ambitniejsze cele do zrealizowania – musisz mieć pewność, że Twoje otoczenie jest równie przygotowane do tego procesu, co Ty.

A skoro już o celach mowa…

#2 Strategia rozwoju firmy – wymyślaj, planuj, działaj i ucz się

Nie – nie chodzi tutaj o skrupulatne planowanie każdego kroku, który ma podjąć Twoja firma w perspektywie kolejnych lat. To zdecydowanie zbyt długi, żmudny i – naszym zdaniem – lekko przestarzały proces.

Strategia rozwoju firmy to przede wszystkim filozofia, którą kieruje się cała organizacja, realizując kolejne działania na drodze do wzrostu. Kiedy Tobie i Twojemu zespołowi uda się wypracować system pracy, który:

• zakłada twórcze podejście do rozwoju firmy,
  
• pomaga w szybszym realizowaniu codziennych zadań,
  
• regularnie sprawdza efektywność Waszej pracy,

to Wasza firma ruszy z kopyta! Zanim więc zabierzesz się za ustalanie KPI, wizji i wartości firmy, ustal podstawowe zasady efektywnego realizowania zadań.

Nie jest to wcale tak trudne, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka. Przykładowym sposobem efektywnego realizowania zadań może być podzielenie pracy przy rozwoju firmy na 4 etapy:

1. Wymyśl – wspólnie z zespołem wpadajcie na nowe pomysły i drogi do ich realizacji.
2. Planuj – ustalaj kto, kiedy i jak ma wykonać poszczególne zadania służące do realizacji wspólnego celu bądź pomysłu.
3. Działaj – wprowadzaj pomysły i plany w życie, kontroluj ich efektywność i wpływ na organizację
4. Ucz się – wyciągaj wnioski ze zrealizowanych zadań, określaj, co się sprawdziło, a co wymaga Twojej uwagi.

Sprawdź też: 5 frameworków tworzenia strategii dla Twojej firmy

Jednak nawet najsilniejsza strategia może spalić na panewce, jeżeli nie dostarczymy najważniejszego paliwa do naszej machiny skalującego się biznesu.

#3 Finanse – z pustego to i Salomon nie naleje…

Nie ma co się oszukiwać – bez odpowiednich zapasów gotówki, szybkie skalowanie może być… bardzo trudne (delikatnie mówiąc).

Zanim więc zaczniesz pracę nad rozwojem firmy, upewnij się, że posiadasz odpowiednie zasoby finansowe do tego celu. Może się bowiem okazać, że Twoje początkowe wyliczenia okażą się zbyt skromne, warto więc zawsze uwzględniać rozsądny zapas.

W prosty sposób możesz też sprawić, aby sprawa zasobów finansowych firmy stała się tematem, który kontrolujesz na bieżąco. Jeżeli w Twojej firmie masz osobę odpowiedzialną za finanse – poproś ją o przygotowywanie Ci codziennych krótkich raportów z przepływu gotówki w firmie. Ważne, aby znalazły się w nim informacje o:

• Gotówce, która wpłynęła i wypłynęła z konta firmowego w ciągu ostatnich 24h
• Aktualnej prognozie sytuacji finansowej firmy na następne 30-90 dni

PROTIP: Jeżeli korzystacie ze Slacka, możesz stworzyć bota, który sam będzie codziennie to podsumowywał i wysyłał do Ciebie wiadomość prywatną. Zobacz jak działa taki przykładowy bot tutaj.

Dzięki takim raportom zaczniesz zauważać przepływ realnej gotówki przez biznes i skupisz się na twardych liczbach. Dużą bolączką wielu rozwijających się firm jest nieustanne patrzenie na przychody, których pozyskanie może rozłożyć się w czasie. Same przychody mogą zostać wchłonięte przez rozwój firmy na długo zanim zobaczysz je „w swojej kieszeni”.

Żeby zobrazować Ci, o co dokładnie nam chodzi: przypuśćmy, że jesteś właścicielem firmy, która ma 3 mln przychodu i 1 mln zysku. Rozpoczynacie szybkie skalowanie biznesu i w półtora roku wasze przychody zwiększają się do 10 mln – ale zysk wciąż stanowi 1 mln. Firma urosła, zespół urósł, baza klientów też – tylko zyski stoją jak zaklęte. Jak widzisz – trzymanie pieczy nad sprawami finansowymi to niezwykle ważna sprawa.

Warto też dowiedzieć się, jaki jest współczynnik Cyklu Konwersji Gotówki (ang. CCC – Cash Conversion Cycle). Terminem tym określa się ilość czasu, w którym każda wydana złotówka z portfela firmowego przechodzi od momentu wydania jej na utrzymanie firmy, dystrybucję, marketing, itd. aż do powrotu do Twojego portfela.

Aby zapoznać się lepiej z tym sposobem zbierania danych o finansach firmowych, zachęcamy Cię do zapoznania się z artykułem Harvard Business Review: „How Fast Can Your Company Afford to Grow?”

Czasem jednak zdarza się, że problem z finansami firmowymi leży w innym obszarze. Jeżeli Twoja firma generuje przychód znacznie mniejszy niż średnia w Twojej branży, sprawdź kolejny punkt.

#4 Realizacja – czy wszyscy wiedzą, co mają robić?

Jeżeli w Twojej firmie:

• Wszyscy robią sporo nadgodzin, aby dostarczyć zakładane wyniki w terminie,
  
• Między pracownikami regularnie pojawiają się konflikty związane z pomyłkami w realizacji bieżących zadań
  
• Nikt nie wie do końca, gdzie zaczyna się i kończy zakres jego kompetencji

Możesz mieć kłopot z realizacją poszczególnych procesów w organizacji. Oczywiście zdarza się, że firmy posiadające silną strategię i sporo gotówki są w stanie osiągnąć względny sukces. Najczęściej jednak dzieje się to kosztem pracowników lub nawet samego właściciela. Tydzień pracy rozciąga się wtedy do 15 godzin dziennie i 7 dni w tygodniu. Nie musimy chyba tłumaczyć, do jakich skutków może doprowadzić ten rodzaj tempa.

Zanim więc rozpędzisz swoją firmę i zaczniesz szybko się skalować – upewnij się:

• Czy wiesz, kto w firmie jest odpowiedzialny za jaki obszar?
  
• Czy sami pracownicy znają swój zakres obowiązków?
  
• Czy każdy wie, kiedy ma wykonać dane zadanie i komu może zdać raport z wykonanej pracy?

W książce Scaling Up Verne Harnisha opisany został system zarządzania procesami w firmie, nazwany przez autora: WWW (ang. Who, What, When – Kto, Co, Kiedy). Za jego pomocą ustalasz zakres obowiązków dla wszystkich osób i czas na ich wykonanie. Pomaga on też w rozbiciu większych zadań na mniejsze etapy. Dzięki temu możecie na bieżąco kontrolować postęp prac i wpływ działań na sukces organizacji.

Nie bój się także spotykać ze swoim zespołem regularnie w celu omówienia bieżących spraw. Da to całej załodze przestrzeń do klarownej i prostej komunikacji, a to idealna droga do mądrego zarządzania zespołem i poprawy realizacji procesów w firmie.

Skalowanie firmy – to trzeba na spokojnie!

Ostatnią rzeczą, którą chcielibyśmy Ci przekazać, jeżeli jesteś właścicielem skalującego się biznesu, jest: WYLUZUJ! 😊 Nie musisz stosować wszystkich opisanych tutaj narzędzi i metod naraz – dopasuj każdą z nich, jak puzzle, do potrzeb swojej organizacji.

Zanim ruszysz do szybkiego rozwoju firmy, postaraj się jednak upewnić, że Twoja firma jest odpowiednio przygotowana do wielu wyzwań. Jeżeli nie – koniecznie rozpocznij przygotowania! W końcu – łatwiej jest zatrudnić 20 dodatkowych osób niż zwolnić choćby 5 😉 Na szczęście, większość z nich jest dość prosta do zrealizowania (no, może poza strategią) i wymaga wyłącznie nieco dyscypliny i samozaparcia. Ale tego –  jako właścicielowi rozwijającej się firmy – na pewno Ci nie brakuje!