Czym jest onboarding?
Onboarding to proces wdrażania nowo zatrudnionego pracownika. Obejmuje nie tylko zaznajomienie go z zakresem jego zadań, lecz także – z kulturą organizacji, innymi pracownikami oraz narzędziami, z których korzysta firma w codziennej pracy.
Każdy z nas musiał przeżyć swój pierwszy dzień pracy. Nowe miejsce, pełne zasad, których jeszcze nie znasz. Nowi ludzie, przyzwyczajeni do pracy ze sobą nawzajem oraz posiadający wspólną historię i doświadczenia. A w to wszystko wchodzisz Ty – osoba nieświadoma i absolutnie zestresowana całą sytuacją.
Dobry onboarding ma pomóc zmniejszyć stres związany z pracą na nowym stanowisku i ułatwić rozpoczęcie efektywnego wykonywania zadań.
Poza tym – zapewnienie nowemu pracownikowi onboardingu z prawdziwego zdarzenia może zrobić z Ciebie absolutnie wyjątkowego pracodawcę! Bowiem wg badań, tylko 12% pracowników uznaje, że zatrudniająca ich firma dobrze poradziła sobie z ich wdrożeniem.
Jak widzisz – jest tutaj spore pole do usprawnień. Jednak jak zabrać się za przygotowanie idealnego onboardingu dla nowego pracownika?
Daj czas na przygotowanie się do rozpoczęcia pracy:
Idealny onboarding może zacząć się jeszcze zanim pracownik zacznie swój pierwszy dzień. Dobrym pomysłem jest wysłanie maila powitalnego do nowej osoby.
W pierwszej kolejności pogratuluj jej nowego stanowiska i podziękuj za udział w rekrutacji. Opowiedz nieco więcej o harmonogramie 1. dnia i przedstaw krótko pracownika, z którym nowa osoba będzie mogła poznawać Waszą firmę.
W tym miejscu warto również przekazać najważniejsze elementy kultury Waszej organizacji. Dzięki temu nowy pracownik już od pierwszego dnia będzie wiedział, czego się spodziewać. Pomoże mu to przezwyciężyć lęk o niedopasowanie do reszty zespołu.
Oprócz tego, do maila powitalnego możesz załączyć wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem. Oprócz takich oczywistości jak umowa czy kontrakt, przyda się również więcej informacji o benefitach pracowniczych, jakie oferujesz. Jeżeli, na przykład, ubezpieczasz swoich pracowników – prześlij do nowego pracownika wszystkie informacje związane z dostępnymi pakietami ubezpieczeń w Twojej firmie. Dzięki temu pracownik będzie mógł spokojnie zastanowić się, jaka opcja jest dla niego najlepsza.
Pozwól poczuć się częścią organizacji od pierwszego dnia
Pracownik na pewno starał się zrobić dobre pierwsze wrażenie w trakcie rozmowy rekrutacyjnej – teraz Twoja kolej!
Postaraj się sprawić, żeby pierwszy dzień nowego pracownika był wyjątkowy. W jaki sposób?
Zrób coś miłego dla nowego pracownika
Pierwszy dzień w wielu firmach to… totalna nuda! Witając pracownika naręczem papierkowej roboty do wypełnienia związanej z zatrudnieniem, nie pokazujesz, że cieszysz się z nowej osoby w Twoim zespole.
Dlaczego w tak wielu firmach organizuje się wyłącznie imprezy pożegnalne? Możesz wybrać drogę pod prąd i przygotować powitanie nowego pracownika z pompą.
Atlassian (firma tworząca oprogramowanie, z siedzibą w Sydney) wysyła swoich nowych pracowników na weekend w SPA, aby mogli oni uczcić rozpoczęcie pracy w nowej firmie.
Z kolei Daly (firma technologiczna) wysyła do pracownika (lub jego partnera/partnerki) powitalny kosz pełen smakołyków, który czeka na niego od razu po powrocie do domu i zakończeniu pierwszego dnia pracy.
Oczywiście to dość ekstrawaganckie przykłady 😉 Jednak nic nie stoi na przeszkodzie do zrobienia kilku miłych, powitalnych gestów. Może być to – po prostu – wspólny powitalny lunch (najlepiej z ciastem!) z całym zespołem lub powitalna kartka podpisana przez wszystkich pracowników.
Sedno nie kryje się za tym, jak huczne było powitanie nowego pracownika. Najważniejsze, abyś dał znać, że nowa osoba w firmie to wspaniała okazja do wspólnego świętowania. Znaczy to przecież, że Wasza firma się rozwija, prawda?
Pozwól poczuć się częścią firmy
W wielu organizacjach onboarding wygląda raczej jak waterboarding – nowa osoba dryfuje sobie z miejsca na miejsce, bez własnego krzesła, miejsca przy biurku czy komputera. Nie sprzyja to wcale zdobyciu pozytywnego wrażenia o Twojej firmie jako miejscu pracy.
Ważne więc, aby już pierwszego dnia być przygotowanym na dołączenie nowej osoby do Waszego zespołu. Przygotuj więc odpowiednio miejsce pracy, aby nowa osoba nie czuła się w biurze „piątym kołem u wozu”.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie również jednej osoby, której zadaniem będzie oprowadzenie nowego pracownika po firmie i opowiedzenie o najważniejszych kwestiach związanych z pracą u Was. To zdecydowanie skuteczniejsza metoda niż zmuszanie pracownika do zapoznawania się z papierowymi regulaminami pracy, których treść za nic w świecie nie chce zapaść w pamięć.
Nowy pracownik na pewno poczuje się wyjątkowo, jeżeli już pierwszego dnia będzie mógł zapoznać się z narzędziami, których używacie do pracy. Warto wcześniej przyznać pracownikowi dostępy do takich narzędzi.
Poinformuj również pracownika, jeżeli Wasza firma korzysta z elektronicznych systemów HR do usprawnienia przepływu informacji między pracownikami a działem HR. Załóż indywidualne konto dla pracownika i zapoznaj go ze sposobem działania aplikacji.
Zdobądź informację zwrotną
Nowi pracownicy zazwyczaj niechętnie krytykują swojego nowego pracodawcę. Mimo wszystko postaraj się o szczerą rozmowę z nowym pracownikiem, w trakcie której podsumujecie sobie cały proces rekrutacji oraz onboardingu.
Takim podsumowaniem może być również krótka ankieta z pytaniami o wrażenia nowego pracownika z rekrutacji oraz wdrożenia. Dobrze zawrzeć w niej również pytania, na których odpowiedzi nakreślą Ci, jak pracownik postrzega swoją rolę w firmie.
Przykładowe pytania, które warto zadać pracownikowi to:
- Czy wiesz, w jaki sposób mierzona jest efektywność Twojej pracy?
- Czy zostały przekazane Ci wszystkie niezbędne narzędzia do wykonywania codziennych obowiązków?
- Czy w trakcie wdrożenia udało Ci się poznać cele firmy, które pomożesz realizować?
- Jak oceniasz szkolenia przeprowadzone dla Ciebie w trakcie wdrożenia?
- Jak oceniasz długość procesu wdrożenia Cię w działania firmy?
Te informacje są dla Ciebie niezwykle cenne – możesz wykorzystać je do usprawniania swojej rekrutacji i onboardingu. Z perspektywy pracownika to również ważny sygnał – miło jest wiedzieć, że nasz pracodawca liczy się z naszą opinią.
Dlaczego onboarding jest tak ważny?
Dobrze przeprowadzone wdrożenie to korzyść nie tylko dla pracownika. Wg badań przeprowadzonych przez UrbanBound aż 77% pracowników, którzy uczestniczyli w dobrze przygotowanym onboardingu, osiągnęło swoje kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI – key performance indicators).
Northpass z kolei wskazuje, że liczba pracowników rozglądających się za innymi ofertami pracy wzrasta aż 2-krotnie w firmach, w których nie został przeprowadzony dobry onboarding.
Jeżeli te liczby nadal Cię nie przekonują, zachęcamy do zapoznania się z listą najważniejszych statystyk związanych z onboardingiem.
Jako pracodawca lub osoba odpowiedzialna za zatrudnianie pracowników w Twojej firmie, stajesz przed niezwykle ważnym pytaniem. Co bardziej się opłaca – poświęcenie więcej czasu na odpowiednie wprowadzenie nowego pracownika czy nieustanne, nieudane procesy rekrutacyjne?
Odpowiedź nasuwa się sama.
