Czym jest onboarding pracownika?
Onboarding to proces wdrażania nowo zatrudnionego pracownika. Jego celem jest nie tylko zaznajomienie osoby zatrudnionej z zakresem jej zadań, lecz także – z kulturą firmy, innymi pracownikami oraz narzędziami, z których organizacja korzysta w codziennej pracy.
Każdy z nas musiał przeżyć swój pierwszy dzień pracy. Nowe miejsce, pełne zasad, których jeszcze nie znasz. Nowi ludzie, przyzwyczajeni do pracy ze sobą nawzajem oraz posiadający wspólną historię i doświadczenia. A w to wszystko wchodzisz Ty – osoba nieświadoma i absolutnie zestresowana całą sytuacją.
Onboarding nowego pracownika ma pomóc zmniejszyć stres związany z pracą na nowym stanowisku i ułatwić rozpoczęcie efektywnego wykonywania zadań.
Poza tym – zapewnienie nowemu pracownikowi wdrożenia z prawdziwego zdarzenia może zrobić z Ciebie absolutniewyjątkowego pracodawcę. Według badań, tylko 12% pracowników uznaje, że zatrudniająca ich firma dobrze poradziła sobie z ich wdrożeniem.
Jak widzisz – jest tutaj spore pole do usprawnień. Jak przeprowadzić onboarding dla nowego pracownika?
Etapy onboardingu – 6C
Talya Bauer, autorka artykułu „Onboarding New Employees: Maximizing Success” podzieliła procedurę onboardingu na kilka etapów. Pierwotnie proces adaptacji składał się z 4 części, następnie ewoluował do 5, a obecnie mówi się o 6 głównych segmentach.
- Compliance – dotyczy wszystkich obligatoryjnych działań w związku z zatrudnieniem nowego członka zespołu. Zarówno prawnych aspektów, takich jak zapoznanie pracownika z umowami, szkoleniami BHP itp., ale także wyposażenia – komputera, telefonu czy nawet przestrzeni biurowej.
- Clarification – to wprowadzenie pracownika w jego rolę, zakres obowiązków, a także oczekiwania wobec niego. W tym kroku należy zapoznać go także ze strukturą organizacyjną, zasadami oraz politykami działania organizacji.
- Confidence – budowanie pewności siebie nowo zatrudnionej osoby, to kolejna część planu wdrożenia. Nowy pracownik powinien otrzymać od Ciebie tak przygotowany proces wdrożeniowy, który pozwoli mu stopniowo zwiększać swobodę działania na danym stanowisku pracy.
- Connection – częścią procesu onboardingu jest także zadbanie o relacje między nowym pracownikiem a współpracownikami obecnymi w firmie. Pozwala to na szybsze odnalezienie się w nowym miejscu, a także zwiększa poczucie bezpieczeństwa. Dzięki temu przyspieszysz wdrożenie pracownika, który chętniej zadaje pytania i angażuje się w życie nowej społeczności.
- Culture – ta część onboardingu nowego pracownika nawiązuje do zapoznania z kulturą firmy oraz do tego, w jakim stopniu rezonuje on z normami, wartościami i misją organizacji. Możesz uwzględniać historię powstania. Jednak należy podkreślić, że kultura organizacyjna może również ewoluować.
- Checkback – ostatni etap efektywnego onboardingu dotyczy feedbacku do całego procesu wdrożenia. Ten punkt jest przydatny głównie dla przełożonych, ponieważ dzięki informacji zwrotnej możesz zadbać o skuteczny onboarding w organizacji. W tym momencie możesz zdecydować czy coś wymaga zmiany, czy dany aspekt się sprawdził bądź czy należy go wyeliminować.
Jak przeprowadzić proces onboardingu nowego pracownika w firmie?
Skuteczny onboarding może zacząć się jeszcze zanim pracownik zacznie swój pierwszy dzień. Dobrym pomysłem jest wysłanie mailowego powitania do nowej osoby.
W pierwszej kolejności pogratuluj jej nowego stanowiska i podziękuj za udział w rekrutacji. Opowiedz nieco więcej o harmonogramie 1. dnia i przedstaw krótko pracownika, z którym nowa osoba będzie mogła poznawać Waszą firmę.
W tym miejscu warto również przekazać najważniejsze elementy kultury Waszej organizacji. Dzięki temu nowy pracownik już od pierwszego dnia będzie wiedział, czego się spodziewać. Pomoże mu to przezwyciężyć lęk o niedopasowanie do reszty zespołu.
Do maila powitalnego możesz załączyć wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem. Oprócz takich oczywistości jak umowa czy kontrakt, przyda się również więcej informacji o benefitach pracowniczych. Jeżeli, na przykład, ubezpieczasz swoich pracowników – prześlij do nowego pracownika wszystkie informacje związane z dostępnymi pakietami ubezpieczeń w Twojej firmie. Dzięki temu pracownik będzie mógł spokojnie zastanowić się, jaka opcja jest dla niego najlepsza.
Checklista skutecznego onboardingu pracownika
Pozwól poczuć się częścią organizacji od pierwszego dnia
Pracownik na pewno starał się zrobić dobre pierwsze wrażenie w trakcie rozmowy rekrutacyjnej – teraz Twoja kolej!
Postaraj się sprawić, żeby pierwszy dzień nowego pracownika był wyjątkowy. W jaki sposób?
Zrób coś miłego dla nowej osoby
Pierwszy dzień pracy w nowym miejscu to… totalna nuda!Witając nową osobę z naręczem papierkowej roboty do wypełnienia związanej z zatrudnieniem, nie pokazujesz radości z przyjścia nowego pracownika do firmy.
Dlaczego w tak wielu przedsiębiorstwach organizuje się wyłącznie imprezy pożegnalne? Możesz wybrać drogę pod prąd i przygotować powitanie nowego pracownika w zupełnie innym stylu.
Atlassian (firma tworząca oprogramowanie, z siedzibą w Sydney) wysyła swoich nowych pracowników na weekend w SPA, aby mogli oni uczcić rozpoczęcie pracy w nowej firmie.
Z kolei Daly (firma technologiczna) wysyła do pracownika (lub jego partnera/partnerki) powitalny kosz pełen smakołyków, który czeka na niego od razu po powrocie do domu i zakończeniu pierwszego dnia pracy.
Oczywiście to dość ekstrawaganckie przykłady. 😉 Jednak nic nie stoi na przeszkodzie do zrobienia kilku miłych, powitalnych gestów. Może być to – po prostu – wspólny powitalny lunch (najlepiej z ciastem!) z całym zespołem lub powitalna kartka podpisana przez wszystkich pracowników w ramach onboardingu. Każdy taki element wspiera proces onboardingu.
Sedno nie kryje się za tym, jak huczne było powitanie nowego pracownika. Najważniejsze, abyś dał znać, że nowa osoba w firmie to wspaniała okazja do wspólnego świętowania. Znaczy to przecież, że Wasza firma się rozwija, prawda?
Pozwól poczuć się częścią firmy
W wielu organizacjach onboarding wygląda raczej jak waterboarding. Nowa osoba dryfuje sobie z miejsca na miejsce, bez własnego krzesła, miejsca przy biurku czy komputera. Nie sprzyja to wcale zdobyciu pozytywnego wrażenia o Twojej firmie jako miejscu pracy. Wdrożenia przeprowadzonego w taki sposób nie określa się skutecznie przeprowadzonym onboardingiem.
Ważne więc, aby już pierwszego dnia być przygotowanym na dołączenie nowej osoby do Waszego zespołu. Przygotuj zatem plan onboardingu i odpowiednie miejsce pracy, aby nowa osoba nie czuła się w biurze „piątym kołem u wozu”. Dzięki temu wprowadzenie do frimy już od początku nabierze odpowiedniego tempa.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie również jednej osoby, której zadaniem będzie oprowadzenie nowego pracownika po organizacji i opowiedzenie o najważniejszych kwestiach związanych z tematem firmy. To zdecydowanie skuteczniejsza metoda niż zmuszanie pracownika do zapoznawania się z papierowymi regulaminami pracy, których treści nie da się zapamiętać.
Nowy pracownik na pewno poczuje się wyjątkowo, jeżeli już pierwszego dnia będzie mógł zapoznać się z narzędziami, których używacie do pracy. Warto już wcześniej nadać pracownikowi dostępy do tych narzędzi. Przygotuje go to do pracy w firmie i pomoże wyjaśnić nowe obowiązki.
Poinformuj również pracownika, jeżeli Wasza firma korzysta z elektronicznych systemów HR do usprawnienia przepływu informacji między pracownikami a działem HR. Załóż indywidualne konto dla pracownika i zapoznaj go ze specyfiką działania aplikacji.
Monitoruj proces wdrożenia i zdobądź informację zwrotną
Nowi pracownicy zazwyczaj niechętnie krytykują swojego nowego pracodawcę. Mimo wszystko postaraj się o szczerą rozmowę z nowym pracownikiem. Podsumujcie sobie cały proces rekrutacji oraz onboardingu w firmie. Pamiętaj również o monitorowaniu procesu, aby wszystko zostało wykonane z należytą starannością.
Takim podsumowaniem może być również krótka ankieta z pytaniami o wrażenia nowego pracownika z rekrutacji oraz wdrożenia. Dobrze zawrzeć w niej również pytania, gdzie odpowiedzi nakreślą Ci, jak pracownik postrzega swoją rolę w firmie. Możesz się z niej dowiedzieć czy udało Wam się skutecznie przeprowadzić onboarding oraz jak przebiegło wprowadzenie pracownika do struktury w ciągu pierwszych tygodni.
Przykładowe pytania, które warto zadać pracownikowi to:
- Czy wiesz, w jaki sposób mierzona jest efektywność Twojej pracy?
- Czy zostały przekazane Ci wszystkie niezbędne narzędzia do wykonywania codziennych obowiązków w nowym miejscu pracy?
- Czy w trakcie wdrożenia udało Ci się poznać cele firmy, które pomożesz realizować?
- Jak oceniasz szkolenia przeprowadzone dla Ciebie w trakcie wdrożenia?
- Jak oceniasz długość procesu wdrożenia Cię w działania firmy?
Te informacje są dla Ciebie niezwykle cenne – możesz wykorzystać je do usprawniania procesów. Dzięki temu możesz ulepszać elementy onboardingu dla każdego nowego pracownika. Z perspektywy osoby zatrudnionej, to również ważny sygnał – miło jest wiedzieć, że nasz pracodawca liczy się z naszą opinią.
Dlaczego onboarding jest tak ważny?
Dobrze przygotowany onboarding to korzyść nie tylko dla pracownika. W związku z tym do przygotowania onboardingu warto podjeść z pełną powagą. Według badań przeprowadzonych przez UrbanBound aż 77% pracowników, którzy uczestniczyli w dobrze przeprowadzonym onboardingu, osiągnęło swoje kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI – key performance indicators).
Northpass z kolei wskazuje, że liczba pracowników rozglądających się za innymi ofertami pracy wzrasta aż 2-krotnie w firmach, w których nie został przeprowadzony dobry onboarding.
Jeżeli te liczby nadal Cię nie przekonują, zachęcamy do zapoznania się z listą najważniejszych statystyk związanych z onboardingiem.
Jako pracodawca lub osoba odpowiedzialna za zatrudnianie pracowników w Twojej firmie, stajesz przed niezwykle ważnym pytaniem. Co bardziej się opłaca – poświęcenie więcej czasu na odpowiednie wprowadzenie nowego pracownika w pierwszych tygodniach czy nieustanne, nieudane procesy rekrutacyjne?
Odpowiedź nasuwa się sama.
