Dobry onboarding to wcale nie fizyka kwantowa! Zapewniając nowemu członkowi Twojej załogi przekrojowe i efektywne wdrożenie, zapewniasz sobie niemal stuprocentowy sukces.
Wciąż jednak, wbrew korzyściom, które daje dobry onboarding – w wielu firmach proces ten traktowany jest jak zło konieczne. W rezultacie nowy pracownik musi mierzyć się z niepotrzebnie skomplikowanymi procedurami, teoretycznie mającymi pokazać mu, jak wygląda praca w Waszej firmie. Albo jeszcze gorzej – przez brak odpowiedniej ilości czasu poświęconego na przekazanie pracownikowi najważniejszych informacji, nowa osoba czuje się totalnie zagubiona i rozczarowana Tobą jako pracodawcą.
Jakich błędów w onboardingu unikać? Przygotowaliśmy 7 kluczowych i nagminnie powtarzających się gaf, które popełniają firmy przy wdrażaniu nowych osób do zespołu. Sprawdź, czy Ty także nie narażasz się na nieefektywny onboarding.
Spóźniony onboarding
Kiedy nowy pracownik zauważy, że jego onboarding nie widnieje na liście priorytetów nikogo w firmie, może poczuć się ignorowany i odizolowany od reszty zespołu.
Dlatego niezwykle ważne jest odpowiednie przygotowanie do onboardingu. Nie chodzi tutaj tylko o wydrukowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem czy przygotowanie biurka i laptopa służbowego.
To przede wszystkim nastawienie całej organizacji na przywitanie nowego członka Waszego zespołu. Daj znać swoim współpracownikom, że niedługo pojawi się ktoś nowy. Dzięki temu nowy pracownik uniknie stresujących, zdziwionych spojrzeń swoich nowych kolegów i niewygodnych pytań w stylu: „A co Ty tu robisz?”
Zarzucanie pracownika papierologią.
W wielu firmach pierwszy dzień onboardingu wygląda dokładnie tak samo. Pracownik ledwo rozsiada się na służbowym fotelu, a już na jego biurku ląduje cały stos papierów do przeczytania i podpisania.
Zanim uda się ogarnąć wszystko, połowa pierwszego dnia przepada, a pracownik nie ma już siły na dalsze poznawanie firmy – w jego oczach kotłują się tylko drobne literki kolejnych punktów umów, zaświadczeń i upoważnień.
A przecież proces onboardingu możesz zacząć jeszcze zanim pracownik pojawi się w biurze! Powstał na to nawet osobny termin – „pre-boarding” – który polega na przesłaniu do pracownika potrzebnych mu dokumentów drogą mailową jeszcze przed rozpoczęciem 1. dnia pracy. W ten sposób pracownik może zapoznać się z dokumentami w swoim czasie, zanotować sobie ewentualne pytania czy decyzje (np. związane z wyborem ubezpieczenia).
W skład pre-boardingu mogą wchodzić także wszystkie informacje, które pracownik powinien wiedzieć przed pojawieniem się w firmie. Mogą to być informacje, np. o dostępnych miejscach parkingowych czy wskazówki pomagające znaleźć Wasze biuro.
Z kolei dla Ciebie jest to odzyskany czas na wartościowe działania wdrożeniowe i skupienie się na oprowadzeniu pracownika po waszym biurze, przedstawienie mu jego współpracowników czy choćby pokazanie, gdzie może zjeść drugie śniadanie.
Traktowanie onboardingu jako procesu pobocznego.
Jedną z największych bolączek w firmach, gdzie kultura organizacji jest raczej niezobowiązująca, jest niepoważne traktowanie kwestii onboardingu.
Nawet w najbardziej wyluzowanej firmie, proces onboardingu musi być przeprowadzony sprawnie. Pomaga to nowemu pracownikowi szybciej poczuć się częścią całej firmy i ułatwia płynne rozpoczęcie realizacji zadań.
Osoba zajmująca się wdrożeniem nowego pracownika musi posiadać rzetelnie ułożony plan działania. Tylko dzięki temu podejściu uda się wykorzystać efektywnie czas, kiedy pracownik ma jeszcze świeże spojrzenie i głowę otwartą na poznawanie Waszej firmy.
Aby czas onboardingu nie był nużący dla żadnej ze stron, warto tak zaplanować poszczególne działania, aby każdy dzień łączył w sobie aktywność z różnych obszarów. W ten sposób unikniemy, np. długich godzin szkolenia, zorganizowanego na ostatnią chwilę.
Zobacz także: Ściąga z onboardingu – bezproblemowe wdrożenie pracownika
Brak jasnego określania celów podczas wdrożenia.
Onboarding to idealny czas i miejsce na jasne i bezpośrednie określanie Twoich oczekiwań wobec stanowiska, które będzie piastował nowy pracownik.
To także świetny moment na uświadomienie pracownikowi, jak ważna jest jego obecność w kontekście rozwoju całej firmy.
6 miesięcy – tyle średnio potrzeba, aby nowy pracownik poczuł się całkowicie pewnie na swoim stanowisku. Dla Ciebie to aż 6 miesięcy na regularne sprawdzanie postępów nowozatrudnionej osoby czy kierowanie jej uwagi na priorytety.
Brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za onboarding.
Sytuacji, w której nowa osoba jest wdrażana przez wszystkich pracowników naraz, nie można określić jako „idealny onboarding”.
Wręcz przeciwnie – pozwolenie sobie na zarzucanie informacjami nowej osoby przez wszystkich pracowników, szybko może odwrócić się przeciwko Tobie. Pracownicy, którzy już od jakiegoś czasu są zatrudnieni w Twojej firmie mogą posiadać własne nawyki, których nie ma konieczności przekazywać dalej.
Zamiast więc pozwalać całemu zespołowi na wdrażanie „świeżaka” – wyznacz jedną osobę, która będzie za to odpowiedzialna. Przekazanie tego zadania do jednej osoby nie tylko podnosi jakość samego procesu w oczach pracownika – dla Ciebie to też dobra okazja do zdobycia raportów o postępach onboardingu z pierwszej ręki.
Nieprzekazanie miejsca, gdzie pracownik może wrócić do ważnych dla niego informacji.
Tak jak wspominaliśmy kilka akapitów wyżej – zarzucanie nowego pracownika stertą makulatury pierwszego dnia pracy to raczej średni pomysł.
Wiele z dokumentów, z którymi musi się zapoznać wdrażana osoba możesz przekazać jej w wygodniejszej formie niż papierowa. Jednym z pomysłów są rozwiązania online, które przenoszą regulaminy, statuty i inne dokumenty w jedno, bezpieczne miejsce. Nie dość, że nie marnujesz kartek na zbędne drukowanie, to dodatkowo zapewniasz pracownikowi miejsce, gdzie zawsze może wrócić i zerknąć na dokumenty, których potrzebuje.
Jeżeli korzystacie, np. z elektronicznych wniosków urlopowych, możliwie szybko przekaż pracownikowi dostęp do aplikacji. Daj czas na zapoznanie się z nią i zapytaj, czy wszystkie jej funkcje są dla niego zrozumiałe.
Korzystanie z dóbr technologii przy onboardingu to wciąż rzadkość. Oferując nowemu pracownikowi wygodne narzędzie do załatwiania najważniejszych spraw pracowniczych nie tylko usprawniasz sobie cały proces wdrożenia – tworzy to także pozytywny obraz Ciebie jako pracodawcy.
Brak zapytania o informację zwrotną po zakończeniu onboardingu.
Odpowiedni feedback po procesie onboardingowym to sprawa priorytetowa – będziemy powtarzać to do końca świata i jeden dzień dłużej!
Każda informacja zwrotna, którą dostajesz od pracowników po zakończeniu onboardingu to dla Ciebie cała masa wskazówek, pozwalających ulepszać wdrażanie kolejnych, nowo zatrudnionych pracowników.
Dzięki szczerej rozmowie na temat onboardingu z wdrożonym już pracownikiem dowiadujesz się również, jakie Twoje działania wpłynęły na decyzję pracownika o pozostaniu na swoim stanowisku po okresie wdrożeniowym. Co więcej – taka rozmowa jeszcze dobitniej pokazuje, jak ważne jest dla Ciebie zdanie poszczególnych członków firmowej załogi. Otwarcie pytając pracownika o zdanie budujesz swój obraz jako pracodawcy zaangażowanego w tworzenie przyjaznej, otwartej i angażującej atmosfery w organizacji.
Kiedy ustalasz strategię onboardingową, zwróć uwagę na tych 7 istotnych błędów. Pozwoli Ci to uniknąć kosztownych pomyłek i spowoduje, że cały proces stanie się bardziej przejrzysty.
Pamiętaj także, że onboarding to projekt, nad którym praca nigdy się nie kończy. Nie przejmuj się więc, jeżeli nie uda Ci się przeprowadzić idealnego wdrożenia za pierwszym razem. Usprawnienia możesz wprowadzać stopniowo i obserwować, jak zmieniają się doświadczenia Twoje i Twoich pracowników z tego procesu.
Sprawdź również naszą serię tekstów o onboardingu pracowników – pozwoli Ci ona na spokojnie usystematyzować Twoją wiedzę i szybciej ruszyć do ulepszania procesu rekrutacji i wdrażania nowych członków zespołu:
