Nie wszyscy pracodawcy wiedzą, że Kodeks pracy nie narzuca obowiązku sporządzania i gromadzenia papierowych wniosków urlopowych. Choć w wielu firmach pracownik jest zobowiązany do wypełnienia i złożenia takiego dokumentu, warto mieć na uwadze, że wynika to wyłącznie z ich wewnętrznych ustaleń, które łatwo unowocześnić.
Wymaganie druków uzasadnić więc można jedynie przyzwyczajeniem, bo ze względów praktycznych stają się powoli przestarzałym spadkiem po innej epoce zarządzania personelem. Dziś – w pełnej zgodzie z obowiązującymi w Polsce przepisami – dużo wygodniej jest planować, wystawiać i akceptować elektroniczne wnioski urlopowe, a dopiero kiedy zajdzie taka potrzeba – wydrukować pojedynczo lub zbiorczo niezbędne dokumenty. Jakie korzyści przynosi rezygnacja z papieru?
Oszczędności
Przede wszystkim: korzyści finansowe. Zmniejsza się zużycie papieru w firmie, a pracownicy stają się bardziej wydajni, bo spędzają mniej czasu na wypełnianiu druków urlopowych. Największą zmianę widać w efektywności pracy działu kadr, który zyskuje poręczne narzędzie do zarządzania dokumentami pracowniczymi.
Planowanie urlopów w firmie
Plusy elektronicznego systemu do zarządzania urlopami pojawiają się jeszcze zanim pracownik zdecyduje się na urlop. W aplikacji HRnest każda osoba w firmie może wygodnie sprawdzić, ile dni urlopu pozostało jej jeszcze do wykorzystania – w domu lub w pracy, na służbowym komputerze lub prywatnym smartfonie. Funkcja tworzenia planów urlopowych pozwala zarówno pracownikowi, jak i jego przełożonemu na planowanie wszystkich nieobecności z wyprzedzeniem.
Błyskawiczny obieg dokumentów
Standardowa droga wniosku urlopowego jest długa, skomplikowana i narażona na błędy, zwłaszcza w firmach, w których wniosek musi zostać zaakceptowany przez kilka osób z różnych działów. O kłopotach z wnioskami urlopowymi wiedzą najwięcej pracownicy przedsiębiorstw o wielu oddziałach i ci pracujący zdalnie. W takich przypadkach pracownik często nie wie, na jakim etapie rozpatrywania jest jego wniosek. Nie wie też, kto może podpisać jego wniosek urlopowy w zastępstwie nieobecnego przełożonego i gdzie zdobyć wszystkie niezbędne podpisy. Elektroniczny obieg dokumentów z HRnest rozwiązuje wszystkie te problemy. Złożony wniosek trafia natychmiast do odpowiednich przełożonych, którzy są informowani mailowo o nowym dokumencie do zaakceptowania. Cała procedura zajmuje kilka chwil.
Historia wniosków i raporty
W aplikacji HRnest każdy pracownik ma dostęp do historii swoich wniosków, może więc wygodnie sprawdzić, kiedy i z jakiego powodu był w przeszłości nieobecny w pracy – te dane widzi również jego przełożony. Dział kadr zyskuje także możliwość automatycznego generowania różnego rodzaju raportów. W razie potrzeby może eksportować dane do systemu kadrowo-płacowego, drukować wystawione wnioski lub pobierać je w PDFie. Pracodawca ma wiele opcji dostosowania HRnest do swoich potrzeb.
System HRnest to sposób na unowocześnienie obiegu dokumentów w firmie. Sprawdź opinie klientów, którzy już z niego korzystają!
