Kryzys w firmie – czyli zakłócenie prawidłowego działania przedsiębiorstwa. Każdy kryzys ma różne czynniki i podłoża, jednak z każdego kryzysu można wyjść w ten sam sposób – odpowiednio nim zarządzając. Pozwala to pokonać problemy i potraktować je jako przejściową burzę, a nie cykliczny sztorm. Jakie są oznaki kryzysu w przedsiębiorstwie? Co bywa jego źródłem? Jakie sytuacje kryzysowe możemy napotkać w firmie i jak można im zaradzić? Sprawdźmy to.
Kryzys w firmie – przykłady
Sytuacje kryzysowe w firmie mogą mieć różne podłoże. Dr Rafał Klepka z Akademii Jana Długosza w Częstochowie wymienia sześć przyczyn występowania kryzysu w przedsiębiorstwie. Opisujemy je poniżej:
Oparcie zarządzania przedsiębiorstwem na doświadczeniu tylko jednej osoby
Mowa tutaj o autorytarnym zarządzaniu organizacją, które często ma miejsce na rynkach wschodzących. Badania pokazują, że takie przywództwo jest powiązane z wynikami w miejscu pracy. Często prowadzi ono też do zwiększonej retencji pracowników. Warto jednak dodać, że ten sposób zarządzania sprawdza się bardzo dobrze w organizacjach, w których potrzebne są szybkie i stanowcze decyzje, za które bierze odpowiedzialność zarząd.
Rozwiązaniem tego problemu może być stworzenie zespołu podejmującego decyzje wspólnie z właścicielem firmy. Jednakże to tylko od niego zależy, czy będzie chciał zmienić swój sposób zarządzania, by lepiej kierować zespołem i przy okazji korzystać z wiedzy i doświadczenia innych osób.
Niewłaściwa struktura profesjonalnej kadry zarządzającej
Inaczej mówiąc, brak jasnego modelu hierarchii. Co sprawia, że odpowiedzialność za zadania jest rozproszona. To podobny problem do opisanego powyżej, jednak w tym wypadku osób decyzyjnych jest więcej, ale nie wiedzą one, komu mają raportować wykonane zadania.
Rozwiązaniem tego rodzaju kryzysu jest zmiana sposobu zarządzania. Na przykład stworzenie płaskiej hierarchii w organizacji. Struktura płaska pozwala łatwiej dzielić się wiedzą i stawia na równi zespoły oraz team leaderów. Struktura pionowa daje zaś możliwość łatwiejszego zrozumienia hierarchii organizacji.
Brak odpowiedniego systemu informacji finansowo-księgowej
Ten rodzaj kryzysu uniemożliwia elastyczne reagowanie na zmieniające się warunki funkcjonowania przedsiębiorstwa. To jeden z często pojawiających się problemów. Szczególnie ostatnio, gdy przepisy prawa potrafią zmieniać się z miesiąca na miesiąc. Przechowywanie dokumentacji i odpowiednie zarządzanie przepływem dokumentów mogą być wyzwaniem. Jeśli firma nie da rady mu sprostać, chaos, który powstanie, spowolni pracę. Co gorsza może on prowadzić też do kosztownych błędów księgowych i kadrowych.
Kryzys ten można wyeliminować dzięki odpowiedniemu systemowi do zarządzania dokumentacją firmową. Taką aplikacja do koordynowania przepływu umów pracowniczych, na przykład HRnest. Pozwala przechowywać dokumenty w jednym miejscu i ułatwia wymianę informacji w ramach organizacji i poza nią. Skorzystanie z tego typu rozwiązania to ułatwienie i przyśpieszenie pracy finansowo-księgowej. Pomaga ono również wyeliminować potencjalne błędy księgowe dzięki automatyzacji procesów.
Nadmierne tempo rozwoju, często niedopasowane do możliwości firmy
Warto pamiętać, że tempo rozwoju przedsiębiorstwa powinno być dopasowane do otoczenia rynkowego. Oczywiście odpowiednie nakłady na R&D (z ang. research and development) mogą je przyspieszyć. Przyczynią się do tego, że organizacja obejmie pozycję lidera. Jednakże może wiązać się to z inwestycjami na ogromną skalę. Wielu przypadkach wymaga to od firmy zaciągania kredytów i powzięcia zobowiązań, które mogą okazać się trudne do spłacenia.
Aby unikać tego rodzaju kryzysu, warto badać otoczenie rynkowe. Szukać niszy, która pozwoli naszej firmie na realizację zleceń lub zamówień bez konieczności ponoszenia kosztów bardzo szybkiego tempa rozwoju. Da to poczucie stabilności organizacji w długim okresie, a to pozwoli na wzrost inwestycji na R&D w późniejszym czasie.
Prowadzenie działalności na zbyt dużą skalę
Mowa o nadmiernej skali w stosunku do technicznych i finansowych możliwości przedsiębiorstwa. Problem ten może przybierać różne formy. Nadmiarowość zasobów czasem przekłada się na wzrost poziomu kosztów funkcjonowania organizacji. Paradoksalnie, poprzez obniżenie płynności finansowej, ogranicza się stopień elastyczności organizacji, co w długim okresie może doprowadzić do negatywnej weryfikacji działań dokonywanych przez otoczenie.
Problem może wynikać z braku odpowiednich analiz, a także nieumiejętnej obsługi narzędzi takich jak kostki danych Business Intelligence, które prognozują poziomy sprzedaży i zatowarowania na podstawie danych historycznych. By zażegnać kryzys, pomocne będzie umiejętne skalowanie biznesu w czasie, dopasowane do potrzeb rynku i oczekiwań klientów – tych obecnych i tych potencjalnych.
Podejmowanie się przez firmę realizacji dużych projektów, które z różnych przyczyn nie dochodzą do skutku
Zarządzanie projektami przez organizacje to bardzo trudny temat, ponieważ według najnowszych statystyk nawet 70% z nich kończy się niepowodzeniem. 55% kierowników projektów jako przyczynę niepowodzenia przedsięwzięcia podaje przekroczenie budżetu. Aż 42% organizacji nie rozumie konieczności zatrudnienia PM-ów (Product Managerów), do zarządzania projektami.
Aby projekty, nawet te duże, kończyły się sukcesem, należy odpowiednio przygotować się do ich realizacji. Każdy projekt musi być mierzalny, zrozumiały dla osób biorących w nim udział. Musi być możliwy do realizacji w wyznaczonym czasie i mieć skalkulowany odpowiedni budżet. Zasoby niezbędne do jego wykonania muszą zostać zabezpieczone w ramach organizacji. Powinien mieć też jasno zaznaczone kamienie milowe.
Sytuacje kryzysowe w firmie – czy można im całkowicie zapobiec?
Powyższe przykłady opisują jedynie część napotkanych w organizacjach kryzysów. Każdemu można zapobiec, ale wymaga to planowania strategicznego na większą skalę. Dzięki szerokiemu spojrzeniu na poszczególne procesy organizacji, które można traktować jako oddzielne komórki. W ten sposób dużo łatwiej znajdziemy te, które mogą być źródłem potencjalnego kryzysu. Dlatego dobrze jest korzystać z systemów i narzędzi do zarządzania poszczególnymi obszarami przedsiębiorstwa i ich analizy. Pomocne są oczywiście systemy CRM i aplikacje takie jak HRnest czy inne programy wspierające automatyzację procesów.
