Praca na szczeblu lidera zasobów ludzkich to ogromne wyzwanie, wiąże się ona z wieloma ciężkimi do realizacji obowiązkami, które wymagają radzenia sobie z różnymi aspektami zarządzania w firmie. Jest to na tyle skomplikowana rola, że nawet doświadczeni w zarządzaniu pracownikami mogą popełnić błędy, które niekoniecznie muszą wynikać z nieumiejętności w dowodzeniu swoimi podwładnymi.
Nieprawidłowości z zakresu zarządzania często przekładają się negatywnie na pracowników oraz całą organizację.
W tym artykule przyjrzymy się najczęstszym błędom, które są popełniane przez liderów oraz menedżerów. Dowiecie się m.in. o najczęściej występujących błędach oraz jak można ich uniknąć. Bez względu na to, czy jesteś początkującym, czy doświadczonym liderem, poniższe wskazówki pomogą Ci wyciągnąć wnioski odpowiednie do problemu, który może dotykać Twoje środowisko pracy.
Najczęstsze błędy w zarządzaniu zespołami i wynikające z nich konflikty
Menedżerowie dzierżą dużą odpowiedzialność przez co mają duże pole do popełniania pomyłek, które mogą mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy i zadowolenie pracowników. Najczęściej popełnianymi błędami w zarządzaniu są te, wynikające z komunikacji.
Nieporozumienia to najczęstszy element zapłonowy większości sytuacji, w których dochodzi do nieścisłości między pracownikami z wyższego a niższego szczebla. Jeśli nie jest ona jedynym elementem problemu, to najczęściej towarzyszą jej te, związane z brakiem umiejętności interpersonalnych, nieumiejętnością perspektywicznego zarządzania, brakiem szacunku, zaufania czy po prostu zrozumienia drugiej strony.
Dodatkowo istotna jest umiejętność zarządzania czasem pracy czy kompetencjami i umiejętnościami pracowników. Na całe szczęście są sposoby, dzięki którym unikanie konfliktów oraz zwiększanie efektywności zespołu stają się znacznie prostsze. W dalszej części artykułu opiszemy je dokładniej.
Komunikacyjne błędy w zarządzaniu ludźmi
Interakcje w zespołach, ze względu na różne aspiracje oraz rodzaje ludzi mogą wyglądać bardzo różnie. Niestety nawet najmniejszy problem komunikacyjny może prowadzić do znacznych nieporozumień. Te w konsekwencji mogą się gromadzić i w pewnym momencie przeobrazić się w lawinę dużych problemów, a w konsekwencji do gorszej jakości pracy.
Liderzy w porozumiewaniu się ze swoimi pracownikami powinni mieć pewność, że jedna jak i druga strona czuję się wysłuchana oraz zrozumiana. Dopiero wtedy mogą poszukać rozwiązania, które spotka się z odpowiednim dla obu stron rezultatem. Komplikacje w tej sferze powodują obniżone morale, mniejszą chęć pracy, a w skrajnych przypadkach pobudzają chęć zwolnienia.
Brak poczucia bezpieczeństwa, empatii oraz zaufania jednej ze stron do drugiej są głównymi powodami, przez który każdy konflikt od razu się zaogni. Mogą pojawiać się domysły bądź subiektywne opinie, które będą niczym kula śnieżna utwierdzać osobę w jej postawie.
Obowiązek naprostowywania błędów komunikacyjnych leży w pełni po stronie kadry zarządzającej, niezależnie od tego czy błąd komunikacyjny jest wynikiem ich zaniedbania, czy też nie. To manager powinien podejmować odpowiednie kroki, by te problemy rozwiązać.
Nasza rada: Najlepszym sposobem jest budowanie dobrej relacji od pierwszego dnia pracy. Od początku należy jasno przedstawić z góry nałożone cele oraz oczekiwania, ale także być otwartym na pomysły innych. Jako przełożony, obserwuj zachowania pracowników oraz staraj jak najszybciej łagodzić problemy wynikające z nieporozumień. Gdy pojawiają się konflikty przede wszystkim staraj się nie skupiać na starych potknięciach i nieporozumieniach, ale na metodologii skutecznego ich rozwiązania. Kluczem do naprawy komunikacji jest nic innego jak… komunikacja, tylko skuteczniejsza niż poprzednio. 🙂
Brak jasno określonych celów i nieumiejętność perspektywicznego zarządzania
Cele i ich realizacja to priorytet biznesowy na każdym szczeblu dla całej organizacji. Menedżerowie często dają niejasno doprecyzowane oczekiwania, co jest głównym elementem powodującym komplikacje. To zazwyczaj przekłada się na problem z osiąganiem odgórnie zamierzonych rezultatów. Powoduje to napięcie na każdym stanowisku, co nigdy nie przynosi dobrych rezultatów.
W momencie gdy substytutem tego strategicznego elementu jest brak dokładności w przekazywaniu informacji, lider bądź menedżer powinien dokładnie przeanalizować wszystkie okoliczności – zewnętrzne oraz wewnętrzne, związane z drogą do realizacji celu.
Źle określone cele lub, co gorsza, brak ogólnych celów organizacji są elementem przyczynowo-skutkowym wielu nieprawidłowo działających mechanizmów w polskich firmach. Brak jasnych oczekiwań prowadzi do nieporozumień w jakości wykonywanych obowiązków. Jeśli pracownicy nie wiedzą, jaki jest cel ich pracy lub jest on zdefiniowany niedokładnie, prowadzi to do ich złego wykonywania. Tak prowadzony zespół nie będzie w stanie osiągnąć sukcesu.
Nasza rada: Stale rozeznawaj się w świadomości Twojego zespołu – czy definiują cel w ten sam sposób. Dbaj o jasne komunikaty oraz klarowną drogę do osiągnięcia wymaganych wyników. Jest wiele metod oraz modeli, które skutecznie pomagają definiować plan działania i pozbywać się wielu problemów. Szczególnie polecamy zapoznać się z metodą GROW, SMART czy SWOT, których analizę warto regularnie przeprowadzać w swojej organizacji.
Karać czy motywować, a może się w to nie mieszać?
Częstym błędem, a zarazem dylematem managera jest moment inicjowania reakcji na różne bodźce wywodzące się ze sfery zarządzania zespołami. To ważna umiejętność, by potrafić przyjąć odpowiednią postawę w przypadku udzielania informacji zwrotnej na niepowodzenia lub wyzwania.
Czy lider powinien pełnić rolę motywatora, podtrzymującego zespół na duchu? Czy może powinien być dominantem, gotowym sięgać po reprymendy czy kary odpowiednio dobrane do przewinień? A może zostawić to wszystko, wypowiedź pominąć i podejmować działanie dopiero w momencie wykonywania formalnych kroków?
Potrzeby pracowników w tym aspekcie są różne. Jedni potrzebują być traktowani krótką ręką, a inni będą pracowali lepiej, gdy da się im swobodne warunki. Każdemu managerowi, który nie rozumie dlaczego każdy pracownik może reagować inaczej na to samo zachowanie polecamy zainteresować się tematem różnych osobowości. Nie trzeba zapisać się na naukowy kurs czy czytać opasłe dzieła naukowców – wiele zrozumiesz już dzięki książkom popularno-naukowym, których tytuły brzmią zachęcająco, np. „Otoczeni przez idiotów. Jak dogadać się z tymi, których nie możesz zrozumieć.”
Szybko zrozumiesz, że takie konflikty nie mają jednego, prostego rozwiązania, ale wraz ze zdobywaniem kompetencji, wiedzy i umiejętności, kierownik uczy się odpowiedniego podejścia w danej sytuacji do różnych rodzajów pracowników, którzy mu podlegają.
Nasza rada: Motywuj swój zespół do realizacji tego, czego od niego oczekujesz. W przypadku niepowodzeń zapewniaj im konstruktywny feedback i wspieraj w stylu, który będzie dla nich odpowiedni. Za dobre wyniki lub pozytywne aspekty nagradzaj! Nawet prosta, krótka pochwała to pozytywny to przede wszystkim informacja, jak mają pracować dalej. Jeśli widzisz spadek motywacji, porozmawiaj o tym. Staraj się omijać faworyzowanie jakiegokolwiek pracownika, towarzyszy temu poczucie wyjątkowości jednego osobnika, ale zawsze zawiść i poczucie niesprawiedliwości innych członków.
Zarządzanie czasem – zarówno swoim jak i zespołu
W roli team lidera przede wszystkim liczy się umiejętność efektywnego kierowania zespołem. Osoba na tym stanowisku musi posiadać zdolność do planowania, priorytetyzacji i oddelegowywania zadań. Na tym etapie, ważne jest również, aby kierownik był świadomy zdolności oraz kompetencji pracowników, aby przypisywał obowiązki odpowiednie dla danej osoby.
Kierownictwo jest odpowiedzialne za to, aby czas pracy był odpowiednio wykorzystywany przez zespół. Używanie narzędzi takich jak kalendarze, listy zadań czy kompetencji czy aplikacje do zarządzania projektami i mierzenia czasu pracy pomagają utrzymać kontrolę nie tylko nad własnymi obowiązkami, ale również nad obowiązkami swoich podwładnych. Dzięki temu kierownik nie musi obawiać się, że nieobecności pracowników czy ich obowiązki nie będą się na siebie nakładać.
Kluczową rolą managera jest także wspieranie swojego zespołu w trakcie realizacji projektów. Regularne spotkania, gdzie omawiane są bieżące wyzwania i sukcesy, pomagają w identyfikacji potencjalnych przeszkód i rozwiązywaniu problemów na bieżąco. Delegowanie zadań zgodnie z kompetencjami poszczególnych członków zespołu oraz monitorowanie postępów pozwala na sprawne osiąganie założonych rezultatów.
Jeśli coś cyklicznie przeszkadza w realizacji zadań na czas, warto dokładnie przeanalizować problem, aby móc skutecznie go wykluczyć. W dobrze funkcjonujących strukturach pracownicy mogą również na bieżąco zgłaszać napotkane komplikacje, co znacząco ułatwia dążenie do celu i osiągnięcie go zgodnie z założonym planem.
Nasza rada: Korzystaj z narzędzi, które wspomogą dystrybuowanie czasem i oddelegują Twoich pracowników do odpowiednich zadań oraz projektów w prosty, lecz skuteczny sposób. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom zminimalizujesz ryzyko niepowodzenia oraz będziesz w stanie szybko identyfikować problemy w zespole. W walce z czasem bardzo łatwo jest się przeciążyć i stracić rachubę. To bardzo istotne, aby być gotowym na szybkie podejmowanie decyzji, zanim za dużo czasu zostanie zmarnowane na pracę, która nie przyniesie zamierzonego rezultatu.
Narzędzia, które umożliwią Ci bycie dobrym i skutecznym menedżerem
W erze dynamicznego rozwoju rozwiązań cyfrowych zarządzanie zespołem może być znacznie prostsze. Istnieją aplikację, dzięki którym łatwiej kontrolować urlopy, czas pracy, delegacje czy kompetencje Twoich pracowników. Ułatwiają one codzienną pracę również poprzez swoją rzetelność oraz zmniejszenie często niekomfortowych interakcji bezpośrednich, takich jak wnioskowanie o urlop. Kierownicy mają dostęp do przejrzystego kalendarza, dzięki któremu łatwiej zaplanują okres pracy oraz czas urlopów dla całego zespołu.
Elektroniczne wnioski urlopowe czy e-polecenia wyjazdu służbowego znacząco przyspieszą także obieg dokuemntów między odpowiednimi działami oraz pracownikami. Dzięki możliwości generowania wniosków z komputerów, telefonów czy jakichkolwiek urządzeń, mających dostęp do internetu, zaoszczędzą także mnóstwo czasu, który mogą przeznaczyć na wykonywanie swoich obowiązków.
Kluczowym elementem jest także moduł zarządzania czasem pracy. W HRnest jest aż 5 metod rejestracji czasu pracy, które można dopasować od stylu pracy pracowników, konkretnego działu czy całej organizacji. Korzystanie z aplikacji umożliwia bieżące kontrolowanie tego jak funkcjonuje zespół, a także dzięki podglądowi osób pracujących zdalnie ustawienie spotkań w biurze bądź online. Umożliwia to efektywne planowanie i monitorowanie czasu pracy zespołu.
Dzięki funkcji tworzenia projektów kierownik może podejrzeć kiedy oraz ile czasu pracy pracownik przeznaczył na konkretne zadanie. Może on także szybko reagować na wszelkie nieprawidłowości i dostosowywać plany w zależności od zaistniałych zmiennych. Mając pod ręką listę kompetencji i zasobów łatwiej jest także dopasować odpowiedni zespół do wykonania danego zadania.
Nasz system to kompletne rozwiązanie dla całych organizacji dążących do efektywnego zarządzania zespołami, które możesz przetestować za darmo!
Najczęściej zadawane pytania:
Brak umiejętności w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi (HR management) może przejawiać się brakiem efektywnego wykorzystania umiejętności interpersonalnych oraz niemożnością skutecznego delegowania zadań. W sytuacji, gdy w zespole pojawiają się konflikty, brak umiejętności zarządzania ludźmi może negatywnie wpłynąć na ogólną wydajność pracy zespołu.
Ważne jest, aby aktywnie słuchać i przyjmować informacje zwrotne od pracowników. Ignorowanie feedbacku może prowadzić do niezadowolenia w zespole i braku rozwoju pracowników, co z kolei wpływa na ich motywację.
Efektywne zarządzanie ludźmi to umiejętność budowania relacji, motywowania pracowników i przekazywania instrukcji bez nieporozumień. Jeśli nie potrafisz efektywnie zarządzać swoim zespołem, może to prowadzić do niskiego zaangażowania i tworzenia produktu bądź usługi, które nie spełnią oczekiwań klientów.
Delegowanie zadań to ważny element zarządzania zespołem. Nieprawidłowe delegowanie, czyli przeciążanie pracowników, nietrafne przydzielanie obowiązków czy brak jasnych wytycznych, może prowadzić do stresu i spadku efektywności.
Brak zaangażowania menedżera w rozwój pracowników może mieć poważne konsekwencje dla całej firmy. Gdy menedżer nie inwestuje czasu i wysiłku w budowanie umiejętności i kompetencji swojego zespołu, to pracownicy nie mają dostępu do potrzebnych narzędzi i wiedzy, aby wykonywać swoje zadania efektywnie. Brak wsparcia i brak możliwości rozwoju sprawiają, że pracownicy mogą czuć się zniechęceni, co wpływa na ich motywację i wyniki pracy. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie angażowali się w rozwój swojego zespołu, zapewniając mu odpowiednie szkolenia i wsparcie.
