Close

Offboarding pracownika – checklista rzeczy do zrobienia

Offboarding – czyli proces rozstawania się pracownika z firmą. Nierzadko trudny czas dla obu stron, w trakcie którego powstaje całkiem nowa lista obowiązków do wykonania.

Aby ułatwić Ci sprawne przeprowadzenie procesu rozstawania się pracownika z Twoją firmą, przygotowaliśmy dla Ciebie krótką ściągawkę. Podzieliliśmy ją na kilka kategorii, aby uporządkować wszystkie czynności. Na końcu artykułu znajdziesz także link do pobrania checklisty w formie pliku PDF.

TL;DR – 6 kroków do udanego offboardingu:

Oto lista najważniejszych kroków, które musisz podjąć, aby przeprowadzić udany proces offboardingowy:

Kliknij w każdy z punktów, aby zobaczyć więcej informacji na temat poszczególnych czynności, o których należy pamiętać.

Zadbaj o bezpieczeństwo danych firmy

  1. Dezaktywuj dostęp pracownika do danych firmowych. Zwróć uwagę na takie kwestie jak: e-mail firmowy, panel administracyjny strony internetowej, dostęp do CRM, bazy treści marketingowych, etc.
  2. Odbierz od pracownika sprzęt firmowy, z którego korzystał: komputer, telefon, firmowa karta kredytowa, samochód, strój służbowy, itp.
  3. Poproś pracownika o przekazanie kluczy do pokoju biurowego, karty dostępowej i/lub identyfikatora.

Przekazywanie wiedzy

Nawet jeżeli nie masz jeszcze zastępcy na miejsce odchodzącego pracownika – musisz się upewnić, że firma będzie działała płynnie, nawet pomimo braku pary rąk do pracy.

Zadbaj więc o to, żeby odchodzący pracownik przekazał Tobie bądź osobie przejmującej jego zadania najważniejsze kwestie:

  1. Jakie zadania odchodzący pracownik wykonywał:
    • Codziennie
    • Co tydzień
    • Co miesiąc
  2. Które zadania mają aktualnie najwyższy priorytet?
  3. Jak uzyskać dostęp do plików, danych czy programów, które pracownik wykorzystywał dotychczas w swojej pracy?
  4. Czy jest potrzeba przeszkolenia innego pracownika w zakresie narzędzi używanych przez pracownika odchodzącego?

Dobrą praktyką jest także poproszenie pracownika o przygotowanie krótkiej instrukcji – w formie wideo czy pliku tekstowego – w której przekaże on najważniejsze wskazówki dla osoby przejmującej jej obowiązki.

Pozostając w dobrych stosunkach z odchodzącym pracownikiem zwiększasz także prawdopodobieństwo, że w razie gdyby brak know-how spowodował kłopoty w Twojej firmie – były pracownik z większą chęcią poradzi Ci, co możesz zrobić.

Exit interview

To coraz częściej spotykana praktyka organizowania spotkania z odchodzącym pracownikiem. Nic w tym dziwnego – dobrze przeprowadzony exit interview to kopalnia wiedzy i inspiracji dla firmy do usprawniania funkcjonowania.

Na temat exit interview napisaliśmy osobny artykuł, tutaj skupimy się na najważniejszych kwestiach:

  • Czasem zdarza się, że pracownik opuszcza firmę ze względu na swojego współpracownika czy managera. Pamiętaj więc, aby zorganizować exit interview z neutralną osobą, np. z działu HR.
  • Pamiętaj, że exit interview to niezwykle ważny moment – właśnie w jego trakcie możesz pozostawić po sobie bardzo dobre (lub bardzo złe) wrażenie w oczach pracownika.

Stwórz odpowiednią listę pytań, które rzeczywiście dostarczą Ci informacji o możliwych rzeczach do poprawy. Przykładowe pytania to:

  1. Co nie sprawiało Ci przyjemności w pracy w naszej firmie?
  2. Która osoba z zespołu Twoim zdaniem świetnie sobie radzi?
  3. Czy jest coś, co powinniśmy robić, a tego nie robimy?
  4. Czy relacje z Twoim przełożonym były na dobrym poziomie?
  5. Czy czujesz, że opis Twojego stanowiska zmienił się odkąd rozpocząłeś pracę w naszej firmie?

Więcej pytań znajdziesz w naszym tekście o exit interview. Pamiętaj, żeby w trakcie offboardingu koniecznie znaleźć czas na taką rozmowę ze swoim pracownikiem.

Poinformuj resztę zespołu

Dość oczywista sprawa, która bardzo często umyka pracodawcom: daj znać swojej załodze o zbliżających się zmianach. Jako osoba zarządzająca zespołem, to na Twoich barkach spoczywa odpowiedzialność przekazania tej informacji szerszemu gronu osób.

Kiedy pracownik samodzielnie musi poinformować swoich współpracowników o swoim odejściu, narażony jest na wiele pytań i może czuć dodatkową, zupełnie niepotrzebną presję. Biorąc zadanie przekazania zespołowi tej informacji na siebie, eliminujesz to ryzyko.

Ponadto, nie zapomnij odpowiedzieć pracownikom na pytanie: „co teraz będzie?”. Poinformuj o Twoich planach na kontynuację pracy i daj znać, że masz sytuację pod kontrolą. Pozwoli to zapobiec spadkom morale w zespole i przygotuje wszystkich na czas poszukiwania zastępcy dla osoby odchodzącej.

Nie zapomnij o wypłacie!

Ta rada może wydać Ci się dziwna – ale nie napisaliśmy jej tutaj bez powodu. Czasami kiedy usuwamy dane pracownika z naszych systemów i nie widzimy jego nazwiska na co dzień, jego wypłata może nam zwyczajnie… umknąć!

Co prawda błędy ludzkie się zdarzają, jednak w tej materii lepiej pozostać skrupulatnym. Dlatego na wszelki wypadek – ustaw sobie przypomnienie o wypłaceniu pracownikowi należnej mu pensji.

W HRnest możesz ustawiać różnego typu powiadomienia, które przypomną Ci o najważniejszych czynnościach związanych z HR w firmie.

Podziękuj i pogratuluj pracownikowi!

Na koniec – sprawa całkiem oczywista… a przynajmniej powinna taka być!

Rozstając się z pracownikiem – koniecznie podziękuj mu za włożoną pracę, czas i energię w rozwój Twojej firmy.

Jeżeli odchodzi do innej firmy na inne stanowisko – nie wahaj się mu również pogratulować i życzyć powodzenia w dalszym rozwoju.

Mamy nadzieję, że nie musimy tłumaczyć, dlaczego jest to dobry pomysł 😉

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.