Wprowadzenie: Co to jest offboarding?
Najprościej mówiąc – offboarding jest przeciwieństwem onboardingu. To wszelkie działania mające uporządkować proces rozstawania się pracownika z firmą. Nie zawsze chodzi tutaj po prostu o rezygnację pracownika ze stanowiska. Często offboarding przeprowadza się także dla pracowników, np. odchodzących na emeryturę.
Celem offboardingu jest zapewnienie jak najpłynniejszego działania firmy w obliczu zmian personalnych w firmie. To także bardzo ważny moment na zyskanie pozytywnego oblicza Twojej firmy w oczach pracownika w ostatnich chwilach Waszej współpracy.
Dlaczego warto skupić się na sformalizowaniu tego procesu?
Dlaczego potrzebujesz dobrego offboardingu?
Można powiedzieć, że offboarding to proces odbywający się na dwóch płaszczyznach:
- Formalnej – w jej skład wchodzą wszelkie działania związane z rozwiązaniem umowy, m.in. dostarczenie pracownikowi niezbędnych dokumentów, dezaktywacja adresu e-mail oraz kont służbowych pracownika czy odzyskanie powierzonych pracownikowi zasobów firmowych (laptop służbowy, telefon, samochód, itd.).
- Interpersonalnej – wraz z pracownikiem odchodzi doświadczenie, które nabył w Twojej firmie. Jest to tym bardziej istotne, kiedy mówimy o wieloletnim pracowniku, którego wiedzy i obycia na rynku Waszej firmy nie da się określić na papierze. Offboarding ma pomóc w przekazaniu zdobytego przez odchodzącego pracownika know-how pozostałym członkom załogi. Jest to także bardzo ważny czas na pozostawienie dobrego wrażenia w oczach pracownika.
Odpowiednie dopilnowanie obu tych aspektów zapewni płynne działanie Twojej firmy w trudnym czasie zmian osobowych w zespole.
Skupmy się w pierwszej kolejności na kwestiach formalnych. Dlaczego offboarding to narzędzie, które jest niezbędne w każdej szanującej się organizacji?
Dobry offboarding to większe bezpieczeństwo
Pracownicy bardzo często mają dostęp do wrażliwych danych Twojej firmy – bazy klientów, umowy, kontrahenci, itd.
Dzięki zaplanowaniu działań związanych z onboardingiem upewniasz się, że dopilnowane zostały wszystkie kwestie związane z bezpieczeństwem danych Twojej firmy.
Oczywiście to kluczowa kwestia także w sytuacji, kiedy zwolnienie pracownika nie następuje dobrowolnie. Jak wynika z badań – 13% byłych pracowników naraża pracodawców na incydenty związane z bezpieczeństwem danych. Nie życzymy Ci w żadnym razie, aby taka sytuacja kiedykolwiek miała miejsce. Pomyśl jednak, co stało by się, kiedy wzburzony pracownik wykorzystałby dostęp do danych Twojej firmy przeciwko Tobie… Zabezpieczenia prawne są bardzo ważne, jednak w takiej sytuacji natychmiastowe koszty takiej sytuacji mogą być porażające. Formalizując proces offboardingu i postępując według ustalonej procedury – eliminujesz tego typu ryzyko.
Spokój o obowiązki prawne pracodawcy związane ze zwolnieniem
W zależności od branży, w której działasz – zakres Twoich obowiązków związanych ze zwolnieniem pracownika może być bardzo różny. Wynika to ze specyfiki warunków umowy, którą Twoja firma podpisała z pracownikiem czy warunków zakończenia stosunku pracy.
Poniżej znajdziesz tabelę najważniejszych czynności, które musisz wykonać, w zależności od przyczyny rozwiązania stosunku pracy:
| Przyczyna rozwiązania stosunku pracy | Obowiązek pracodawcy |
| Na mocy porozumienia stron | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
| Za wypowiedzeniem | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna 5. Przy 2-tygodniowym lub 1-miesięcznym wypowiedzeniu udzielenie 2 dni na poszukiwanie pracy, przy 3-miesięcznym wypowiedzeniu przysługują 3 dni (art. 37 k.p.) |
| Bez wypowiedzenia | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
| Z upływem czasu, na jaki była zawarta | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
| Z dniem ukończenia pracy | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
Część zadań związanych z offboardingiem pomoże wykonać Ci także HRnest.
Przejrzysty sposób uporządkowania informacji o pracownikach w HRnest ułatwi przygotowanie świadectwa pracy. W jednym miejscu zebrane są wszystkie kluczowe informacje, potrzebne do przygotowania tego dokumentu.
Dzięki funkcjonalności Kartoteki masz również pod ręką wszelkie dokumenty związane z pracownikiem – jak umowy, dokumenty dotyczące świadczeń czy upoważnień udzielonych pracownikowi. Kartoteka pozwala także sprawdzić dokładnie, jakie zasoby firmowe zostały powierzone pracownikowi.
W przypadku, gdy pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jego obliczenie z HRnest zajmie Ci dosłownie kilka chwil. Z poziomu konta Działu Kadr masz bowiem podgląd limitów urlopowych przysługujących każdemu pracownikowi, posiadającemu konto w aplikacji.
HRnest daje także możliwość pracownikowi wnioskowania o urlop na poszukiwanie pracy. W 3 kliknięcia wystawi odpowiedni wniosek o urlop. Z Twojej perspektywy to także spokój o zapewnienie pracownikowi transparentnej informacji o przywilejach, które przysługują mu w związku ze zmianą miejsca pracy.
Najważniejsze jednak jest stworzenie powtarzalnego, nieskomplikowanego procesu offboardingowego, który pomoże Ci dopilnować dokumentacji czy terminów związanych ze zwolnieniem pracownika.
Często mówi się o pierwszym wrażeniu jako kluczowym w kształtowaniu opinii pracownika o nas, jako pracodawcy. Znacznie rzadziej wspomina się jednak, że równie ważne jest wywarcie pozytywnego ostatniego wrażenia! Co ważne, to nie tylko kwestia budowania naszej reputacji – takie działanie jest też uzasadnione biznesowo. Niżej znajdziesz kilka powodów, dla których warto poświęcić odchodzącemu pracownikowi więcej uwagi niż wymagane minimum.
Były pracownik to potencjalny przyszły pracownik
Nie ma co ukrywać – ludzie rezygnują z pracy z najróżniejszych powodów. Nie zawsze chodzi o to, że pracownik nie polubił Ciebie jako pracodawcy. Być może inny zakład pracy zaoferował mu inny zestaw benefitów, lepsze możliwości rozwoju czy korzystniejsze warunki finansowe.
Nie zawsze więc kwestią decydującą jest kultura Twojej organizacji. Co więcej, może się zdarzyc, że pracownik, zdobywszy ogląd po innych firmach, wróci do Twojego zespołu. Warunkiem będzie zostawienie po sobie pozytywnego wrażenia – w tym właśnie pomoże dobrze przeprowadzony offboarding.
Z perspektywy biznesowej ponowne zatrudnienie pracownika to całkiem opłacalny pomysł. W końcu nie musisz poświęcać aż tyle czasu i zasobów na wdrożenie go do zespołu. Taki ponownie zatrudniony pracownik szybciej osiąga pełną produktywność. Masz też większą pewność, że osoba ta po prostu pasuje do Twojego zespołu.
Zobacz także: Jak budować zespół z którym rozwiniesz firmę?
Były pracownik to Twoja wizytówka
Każdy pracownik w trakcie pobytu w danej firmie odbywa swego rodzaju drogę. W jej trakcie napotyka momenty, które zapadają w pamięć. Mamy tu na myśli, np. pierwszy dzień w pracy, bardzo udana firmowa integracja oraz – oczywiście – offboarding.
Jeżeli postarasz się, aby ostatnie dni pracownika w firmie były przyjemnymi wspomnieniami – najprawdopodobniej Twój były pracownik będzie wypowiadał się o Tobie w samych superlatywach. Mimo tego, że nie jesteś już jego pracodawcą – bez wahania poleci Cię, np. osobom szukającym pracy.
Dobry offboarding to świetne narzędzie do poprawy employeer brandingu.
Były pracownik – przyszły klient
Podobnie jak w przypadku kandydatów do pracy w Twojej firmie – byli pracownicy również stają się Twoimi klientami po opuszczeniu Twojej załogi.
Wypada więc dopilnować, aby Twoi nowi klienci byli zadowoleni z relacji z Twoją firmą, prawda? Jednym z narzędzi, które Ci w tym pomoże jest właśnie offboarding.
Zadowolony były pracownik to także żywa reklama Twojej firmy, która zaczyna działać niemal od razu. Jeżeli pracownik chwali sobie okres, kiedy pracował u Ciebie i poleca Twoje produkty czy usługi, staje się świadectwem tego, jak traktujesz swoich klientów. Offboarding z prawdziwego zdarzenia to przede wszystkim traktowanie swojego byłego pracownika (i przyszłego klienta) z klasą!
Co robić w trakcie offboardingu?
Przygotowaliśmy dla Ciebie małą ściągę najważniejszych czynności, które pomogą przeprowadzić Ci sprawny offboarding. To lista najważniejszych działań, które adekwatne są w większości organizacji, a o których bardzo łatwo zapomnieć w obliczu rozstawania się z pracownikiem.
Sprawdź checklistę najważniejszych czynności w trakcie offboardingu.
