Wprowadzenie: Czym jest offboarding?
Słowo onboarding jest znacznie powszechniej kojarzony niż jego, równie istotne, przeciwieństwo. Offboarding to po prostu wszelkie działania mające uporządkować proces rozstawania się pracownika z firmą.
Zwolnienie bądź odejście pracownika wiąże się z wieloma zmianami oraz negatywnymi emocjami. Dlatego warto zadbać, aby proces ten przeszedł jak najsprawniej. Warto poznać możliwości działań, dzięki którym pożegnanie pracownika nie tylko nie odbije się negatywnie na naszym employer brandingu, ale także na samopoczuciu byłego podwładnego.
Celem offboardingu jest więc zapewnienie jak najpłynniejszego działania firmy w obliczu zmian personalnych w firmie. To także bardzo ważny moment na zyskanie pozytywnego oblicza Twojego przedsiębiorstwa w oczach pracownika w ostatnich chwilach Waszej współpracy.
Dlaczego warto skupić się na wyznaczeniu wytycznych w celu sformalizowaniu procesu?
Dlaczego warto zadbać o proces rozstania z pracownikiem?
Offboarding to proces odbywający się przede wszystkim na dwóch płaszczyznach:
- Formalnej
W jej skład wchodzą wszelkie działania związane z rozwiązaniem umowy, m.in. dostarczenie pracownikowi niezbędnych dokumentów czy weryfikacją limitu urlopowego. Także wszystkie czynniki związane z bezpieczeństwem danych – dezaktywacją adresu e-mail, odebranie kart dostępu czy zablokowaniem dostępów do danych firmowych. Również bardzo ważne są aspekty kooperacyjne związane z oddaniem swoich obowiązków bądź klientów innej osobie. Ostatnią kwestią jest odzyskanie powierzonych pracownikowi zasobów firmowych (laptop służbowy, telefon, samochód, itd.).
- Interpersonalnej
Wraz z pracownikiem odchodzi doświadczenie, które nabył w Twojej firmie. Offboarding ma pomóc w przekazaniu zdobytego przez odchodzącego pracownika know-how pozostałym członkom załogi. Jest to także bardzo ważny czas, aby okazać mu szacunek oraz podziękowania za wkład włożony w rozwój firmy. Dobrym sposobem jest przeprowadzenie tzw. exit interview – rozmowy dzięki której podsumujecie wszystkie pozytywne jak i negatywne aspekty tak, aby obie strony mogły wyciągnąć z niej jakieś wnioski na przyszłość. Jest to ostatnia szansa na zrobienie dobrego wrażenia w oczach pracownika.
Coraz więcej pracowników nie wyobraża sobie, aby spędzić całe życie w jednej firmie. Mimo wszystko rozstanie z miejscem pracy, które wiąże się z chwilowym brakiem zarobków czy koniecznością szukania nowej pracy może znacznie wzmagać stres. Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych.
Przedstawimy więc o jakie aspekty offboardingu warto zadbać, aby każda ze stron, a także inni pracownicy, nie musieli obawiać się całego procesu. Skupmy się w pierwszej kolejności na kwestiach formalnych.
Dobry offboarding to większe bezpieczeństwo
Pracownicy bardzo często mają dostęp do wrażliwych informacji – bazy klientów i ich danych osobowych, umów, kontrahentów, itd. Już w trakcie onboardingu pracownik powinien być nauczony jak ograniczać ekspozycję danych, obchodzenia się z danymi oraz ich usuwania. Tak, aby wszystkie niezbędne informacje pozostały w firmie.
Efektywny offboarding zapewni jednak także brak dalszego wglądu pracownika do jakichkolwiek narzędzi oraz danych, które wykorzystywane są w firmie. Jak wynika z badań aż 13% byłych pracowników naraża pracodawców na incydenty związane z bezpieczeństwem danych.
Sytuacja ta może być wynikiem przypadku, ale równie dobrze może być efektem sytuacji konfliktowej, nieprzyjemnego zakończenia współpracy czy odejścia z firmy w celu wykorzystania zdobytych wcześniej danych. Zabezpieczenia prawne są bardzo ważne, jednak w takiej sytuacji natychmiastowe koszty takiej sytuacji mogą być porażające.
Offboarding to wieloetapowy proces, w trakcie którego formalne warunki rozstania muszą zostać spełnione ze względu na dobro firmy, jak i pracownika.
Rozstania pracownika z organizacją w świetle prawa
W zależności od branży, w której działasz – zakres Twoich obowiązków związanych ze zwolnieniem pracownika może być bardzo różny. Wynika to ze specyfiki warunków umowy, którą Twoja firma podpisała z pracownikiem czy warunków zakończenia stosunku pracy.
Poniżej znajdziesz tabelę najważniejszych czynności, które musisz wykonać, w zależności od przyczyny rozwiązania stosunku pracy:
| Przyczyna rozwiązania stosunku pracy | Obowiązek pracodawcy |
| Na mocy porozumienia stron | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
| Za wypowiedzeniem | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna 5. Przy 2-tygodniowym lub 1-miesięcznym wypowiedzeniu udzielenie 2 dni na poszukiwanie pracy, przy 3-miesięcznym wypowiedzeniu przysługują 3 dni (art. 37 k.p.) |
| Bez wypowiedzenia | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
| Z upływem czasu, na jaki była zawarta | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
| Z dniem ukończenia pracy | 1. Wydanie świadectwa pracy 2. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 3. Wypłata wszelkich należnych świadczeń 4. Dla pracowników odchodzących na rentę lub emeryturę – odprawa rentowa lub emerytalna |
Zdalne zwalnianie pracownika – jak poprowadzić offboarding online
Rynek pracy od czasu koronawirusa zmienił się diametralnie. Aktualnie większość pracowników biurowych posiada możliwość pracy zdalnej. Jest to ogromne ułatwienie dla osób zatrudnionych, które mogą zaoszczędzić czas czy pieniądze, a także wykorzystać tę możliwość do zmian miejsc pracy.
Jak przeprowadzić offboarding, gdy pracownik nie ma możliwości bądź potrzeby przyjechania do biura?
Przede wszystkim trzeba zapewnić zgodność wszystkich dokumentów oraz danych. W tym celu warto korzystać z systemu online, dzięki któremu nie będzie potrzeby wysyłania dokumentów, a także będzie możliwość przejrzenia ich oraz zaakceptowania bez konieczności przyjeżdżania do biura.
Warto także przygotować rozmowę, wywiad czy ankietę, w której pracownik będzie mógł wyrazić swoje zdanie na temat pracy, którą wykonywał w Waszej firmie. Jest to elektroniczna wersja exit interview, która również będzie dla Was cennym feedbackiem od pracownika. Należy zadbać o to, aby pracownik otrzymał pomoc oraz wskazówki, które pomogą mu w poradzeniu sobie z tą nową sytuacją.
Outplacement – czyli jak wspomóc pracownika w tym ciężkim czasie
Podjęcie decyzji o zwolnieniu pracownika często jest niełatwym zadaniem. Proces offboardingowy jest trudny dla obu stron. Ustalenie warunków odejścia odbywa się często w emocjach związanych z pożegnaniem się z pozostałymi pracownikami, zarządem, ale także dobrze znanymi zadaniami.
Jest to jednak ostatni moment, w którym możemy zadbać o pracownika, jego wrażenia związane z firmą, a także pomóc mu w poszukiwaniu nowej pracy. Jest to coraz częściej występujący zabieg. Występuje on głównie z powodu, mimo wszystko, egoistycznych pobudek firmy – czyli employer brandingu.
Najczęściej w kwestii outplacementowej zwraca się uwagę na:
- doradztwie zawodowym
- pomocy w przygotowaniu CV
- wsparciu specjalistów (np. psychologa)
- dodatkowych szkoleniach
Są to zabiegi, które zadbają o samopoczucie pracownika w tym trudnym czasie, ale także przedstawią firmę, jako przedsiębiorstwo, które troszczy się i dba o osoby zatrudnione.
Dlaczego warto dbać o pracownika w trakcie offboardingu?
Były pracownik to potencjalny przyszły pracownik
Ludzie rezygnują z pracy z najróżniejszych powodów.Nie zawsze chodzi o to, że pracownik nie polubił Ciebie jako pracodawcy, nie odpowiadają mu obowiązki, wypłata czy kultura firmy. Być może mierzy się z własnymi problemami prywatnymi, a może inny zakład pracy zaoferował mu inny zestaw benefitów, lepsze możliwości rozwoju czy korzystniejsze warunki finansowe.
Nie zawsze więc kwestią decydującą jest kultura Twojej organizacji. Może się zdarzyć, że pracownik, zdobywszy ogląd po innych firmach, wróci do Twojego zespołu. Warunkiem będzie zostawienie po sobie pozytywnego wrażenia – w tym właśnie pomoże dobrze przeprowadzony offboarding.
Z perspektywy biznesowej ponowne zatrudnienie pracownika to całkiem opłacalny pomysł. Nie ma konieczności poświęcania aż tyle czasu i zasobów na wdrożenie go do zespołu. Ponownie zatrudniony pracownik szybciej osiąga także pełną produktywność.
Zobacz także: Jak budować zespół z którym rozwiniesz firmę?
Zaopiekowany były pracownik to szansa na przyszłych klientów
Byli pracownicy mogą także zostać Twoimi klientami po opuszczeniu Twojej firmy. Jest to oczywiście bardzo zależne od specyfiki Twojej branży, aczkolwiek nieraz życie udowadnia jakie jest przewrotne. Jest to osoba, która zna już Twój produkt bądź usługi, więc jest duża szansa, że przy pojawieniu się potrzeby… pomyśli właśnie o Twojej firmie.
Mogą oni także stać się idealną reklamą! Mam nadzieję, że marketing szeptany nie jest Ci obcy! Ludzie najbardziej ufają rodzinie oraz bliskim, którzy posiadają sprawdzoną opinię na temat jakiegoś produktu czy usługi.
Jeżeli pracownik chwali sobie okres, kiedy pracował u Ciebie i poleca Twoje produkty czy usługi, staje się świadectwem tego, jak traktujesz swoich klientów.
Dobrze przeprowadzony proces offboardingu to również Twoja wizytówka
Każdy pracownik w trakcie pobytu w danej firmie odbywa swego rodzaju drogę. W jej trakcie napotyka momenty, które zapadają w pamięć. Są to bardzo emocjonalne wydarzenia, takie jak pierwszy dzień w pracy, bardzo udana firmowa integracja oraz – oczywiście – offboarding.
Postaraj się, aby ostatnie dni pracownika w firmie były przyjemnymi wspomnieniami – najświeższe wspomnienia często dominują nad wcześniejszymi doświadczeniami i utrzymują stworzony stosunek do marki, który może utrzymywać się nawet przez lata! Jeśli zadbasz o niego w jego ostatnie dni, na pewno zwiększysz szansę, że poleci Cię nie tylko osobom szukającym pracy, ale także potencjalnym klientom.
Dobry offboarding to świetne narzędzie do poprawy employeer brandingu.
Część zadań związanych z offboardingiem pomoże wykonać Ci także HRnest
System HRnest z chęcią pomoże Ci wprowadzić skuteczny offboarding. Przejrzysty sposób uporządkowania informacji o pracownikach w HRnest ułatwi przygotowanie świadectwa pracy. W jednym miejscu zebrane są wszystkie kluczowe informacje, potrzebne do przygotowania tego dokumentu. Elektroniczny obieg dokumentu pomoże Ci także w udostępnianiu go wybranym pracownikom.
Dzięki funkcjonalności Kartoteki masz pod ręką wszelkie dokumenty związane z pracownikiem – jak umowy, dokumenty dotyczące świadczeń czy upoważnień udzielonych pracownikowi. Dzięki funkcji “zapoznałem/am się” zdobędziesz także potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z wszystkimi udostępnionymi plikami. Znajdziesz tam także daty kończących się umów, szkoleń czy badań BHP.
Kartoteka pozwala także sprawdzić dokładnie, jakie zasoby firmowe zostały powierzone pracownikowi. Każdy samochód, telefon czy laptop uzyskuje swój identyfikator, daty wypożyczenia oraz informację czy sprzęt został zwrócony.
W przypadku, gdy pracownik powinien otrzymaćekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – przeliczenie pozostałego limitu urlopowego z HRnest zajmie Ci dosłownie kilka chwil. Limit urlopowy zliczany jest automatycznie przy zaakceptowaniu wniosków urlopowych. Z poziomu konta Działu Kadr masz bezpośredni podgląd do limitów każdego pracownika, który posiada konto w systemie.
HRnest daje także możliwość pracownikowi wnioskowania o urlop na poszukiwanie pracy. W 3 kliknięcia wystawi odpowiedni wniosek o urlop. W systemie możesz stworzyć także własne wnioski, dzięki którym pracownik zyska dodatkowe godziny bądź dni wolne w ramach outplacementu.
Często mówi się o pierwszym wrażeniu jako kluczowym w kształtowaniu opinii pracownika o nas, jako pracodawcy. Znacznie rzadziej wspomina się jednak, że równie ważne jest wywarcie pozytywnego ostatniego wrażenia!
Offboardingowa checklista dobrych praktyk
Przygotowaliśmy dla Ciebie małą ściągę najważniejszych czynności, które pomogą przeprowadzić Ci sprawny offboarding. To lista najważniejszych działań, które adekwatne są w większości organizacji, a o których bardzo łatwo zapomnieć w obliczu rozstawania się z pracownikiem.
Sprawdź checklistę najważniejszych czynności w trakcie offboardingu.
