Ściąga z onboardingu – od świeżaka do eksperta

Dobry proces onboardingu to jeden z najważniejszych aspektów budowania udanego biznesu. Dzięki niemu nowi pracownicy mogą poczuć się ważną częścią reszty zespołu i poczuć się podekscytowani możliwością pracy w Twojej firmie. Ich motywacja do pracy również nie pozostanie na to obojętna.

Jednak stworzenie dobrego procesu onboardingu to nie bułka z masłem. Dlatego w tym artykule pokażemy Ci, jak przygotować onboarding dopasowany do Twojej firmy i wdrożyć nowego pracownika najlepiej, jak tylko potrafisz. Potraktuj ten wpis jako ściągawkę dla siebie bądź innych pracowników zajmujących się onboardingiem w Twojej firmie.

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów – garść odpowiedzi na najczęstsze pytania związane z onboardingiem.

Ile powinien trwać onboarding?

Należy pamiętać, że każda firma jest inna i ma inne potrzeby. Onboarding powinien zatem trwać tyle, ile jest to konieczne, aby pracownik mógł efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Na czas trwania onboardingu nakładać się może wiele czynników. Branża, w której działacie. Specyfika stanowiska, na które pracownik jest wdrażany. Liczba osób zaangażowanych w cały proces.

Przyjmuje się jednak, że okres ok. 6 miesięcy to optymalny czas na pełne wdrożenie pracownika. W tym czasie może on w odpowiednim stopniu poznać wszystkie swoje obowiązki oraz wywiązać się z pierwszych zadań mu przeznaczonych.

Kto powinien zajmować się onboardingiem?

Zajmowanie się onboardingiem to odpowiedzialne zadanie, które powinna wykonywać osoba doświadczona i kompetentna. Może to być członek zespołu HR lub inna osoba w organizacji, która ma doświadczenie w pracy z nowymi pracownikami.

Jeśli nie masz osoby w organizacji, która mogłaby się tym zająć, możesz skorzystać z usług profesjonalnej firmy onboardingowej. Możesz również skorzystać z narzędzi wspomagających onboarding. Wiele procesów związanych z wdrożeniem pracownika da się zautomatyzować – jednocześnie odzyskując sporą część czasu, którą można wykorzystać bardziej efektywnie.

Bardzo ważne może okazać się także wyznaczenie jednej osoby z zespołu, której zadaniem będzie wspomaganie nowej osoby w pierwszych dniach pracy. Zmniejszy to stres wdrażanego pracownika związany z nowym miejscem i nieznajomymi twarzami. Współpracownik będzie mógł również podać pomocną dłoń nowemu koledze, kiedy sprawy wymkną się spod kontroli.

Kiedy zaczyna się proces onboardingu?

W wielu firmach onboarding rozpoczyna się w momencie, w którym pracownik podpisuje umowę o pracę. Jednak aby proces był skuteczny, należy rozpocząć go dużo wcześniej.

Dobry proces onboardingowy powinien rozpoczynać się od momentu, w którym pracownik dostaje ofertę pracy w Waszej firmie. To w tym momencie życie zarówno pracownika jak i firmy ulega dużej zmianie.

Dobrym nawykiem jest umówienie się z nowym pracownikiem na krótkie spotkanie, jeszcze przed 1. dniem pracy. Takie wstępne zapoznanie pozwoli szybciej zaaklimatyzować się pracownikowi w nowym otoczeniu. Może być również dobra okazja do uporządkowania dokumentacji związanej z zatrudnieniem – umowy, upoważnienia, ubezpieczenie, etc. Dzięki temu pracownik nie musi spędzać swojego pierwszego dnia pracy przy biurku, przekopując się przez stos dokumentów.

Jak kontrolować przebieg onboardingu?

Skuteczność onboardingu w swojej firmie możesz sprawdzić na kilka sposobów. Jednym z najprostszych i często najskuteczniejszym jest, po prostu, poproszenie pracownika o informację zwrotną.

Czy proces wdrożenia był sprawnie skonstruowany? Czy pracownik czuł się zagubiony w pierwszych tygodniach pracy w Twojej firmie? Czy miał wsparcie reszty zespołu?

Każdy feedback, który uda Ci się zdobyć od pracownika to zestaw cennych wskazówek, które pomogą Ci usprawniać kolejne procesy wdrażania nowych osób w firmie. Być może okaże się, że są jeszcze jakieś obszary, które sprawiają aktualnie wdrażanemu pracownikowi kłopot, a które możesz szybko rozwiązać i pomóc nowej osobie w dobrym pełnieniu nowego zakresu obowiązków.

Onboardingowa ściąga

Checklista najważniejszych działań w procesie wdrażania nowego pracownika

Listę najważniejszych działań w pierwszym miesiącu wdrożenia nowego pracownika podzieliliśmy na 3 etapy:

1. Zanim zaczniesz onboarding…
2. Pierwszy dzień nowego pracownika
3. I Miesiąc onboardingu

Poszczególne zadania ułożyliśmy (w miarę możliwości) w kolejności chronologicznej. Oczywiście nie musisz trzymać się tej listy punkt po punkcie. Dopasuj ją do kultury swojej organizacji i sposobu działania firmy.
Sprawdź, co zrobić, aby onboarding w Twojej firmie był udany:

Zanim zaczniesz onboarding

• Wyślij maila powitalnego osobie dołączającej do Twojego zespołu.
  
• Przygotuj pakiet powitalny dla pracownika. Jeżeli pracujecie zdalnie, przekaż go za pomocą kuriera. W przeciwnym wypadku – paczkę powitalną przekaż pierwszego dnia pracy.
  
• Poinformuj cały zespół, że niedługo dołączy do Was kolejna osoba. Zachęć pracowników do ciepłego przyjęcia jej w trakcie pierwszego dnia.
  
• Umów się z wyprzedzeniem na spotkania z ważnymi w procesie onboardingu członkami zespołu. Omówcie plan działań wdrożeniowych w pierwszych 2 tygodniach pracy nowej osoby.
  
• Przygotuj rzeczy potrzebne nowej osobie do poruszania się po biurze: klucze do pokoju, karty dostępowe, identyfikator, etc.
  
• Poproś dział IT o stworzenie adresu e-mail dla nowego pracownika oraz utworzenie dostępów do systemów firmowych potrzebnych mu do pracy.
  
• Zadbaj o przygotowanie komputera służbowego, telefonu czy innych narzędzi potrzebnych do pracy, zanim nowa osoba rozpocznie swój pierwszy dzień.
  
• Pamiętaj, aby nowa osoba miała dostęp do swojego miejsca pracy od 1. dnia. Przygotuj biurko, fotel oraz inny sprzęt biurowy, który jest niezbędny.
  
• Jeżeli korzystacie z systemu online do zarządzania HR – utwórz dedykowane konto dla nowej osoby.
  
• Prześlij nowemu pracownikowi wszystkie dokumenty, które może wypełnić zanim rozpocznie pracę w Twojej firmie.

Pierwszy dzień nowego pracownika – wprowadzenie do firmy

• Oprowadź pracownika po biurze i pokaż wszystkie najważniejsze miejsca – toalety, kuchnię biurową, ksero, etc.
  
• Przedstaw pracownika wszystkim członkom zespołu oraz kierownictwu.
  
• Zapoznaj pracownika z osobą, która będzie opiekować się nim w trakcie wdrożenia.
  
• Pokaż, gdzie pracownik będzie mógł pełnić swoje obowiązki i przekaż paczkę powitalną.
  
• Pomóż w uruchomieniu komputera, uzyskaniu dostępu do maila czy innych służbowych narzędzi.
  
• Uzupełnijcie wspólnie dodatkową dokumentację związaną z zatrudnieniem, której nie udało się zrobić wcześniej.
  
• Przekaż pracownikowi materiały szkoleniowe, które mogą pomóc mu w rozpoczęciu pracy.
  
• Ustal z pracownikiem godziny pracy lub sposób ustalania grafiku.
  
• Wyjaśnij zasady przyznawania benefitów pracowniczych.
  
• Jeżeli pracownik będzie wyjeżdżał w delegacje – wyjaśnij, jak może wystawić Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczyć koszty.
  
• Zaproś pracownika na spotkanie 1 na 1 pod koniec pierwszego dnia, aby wspólnie podsumować dzień i udzielić pracownikowi odpowiedzi na wszelkie pytania, które mogły się pojawić.

Pierwszy miesiąc onboardingu

• Zorganizuj integrację zespołową z udziałem nowego pracownika.
  
• Ustal z nową osobą terminy regularnych spotkań, sprawdzających przebieg onboardingu
  
• Ustal cele krótkoterminowe, które ukształtują proces wdrażania pracownika na nowe stanowisko
  
• Przygotuj zestaw zadań dla nowej osoby i omów wspólnie wskaźniki efektywności.
  
• Dopilnuj, że wszystkie szkolenia wdrożeniowe są przeprowadzane dla pracownika zgodnie z ustalonym harmonogramem.
  
• Przeprowadź szkolenie z procedur firmowych i polityki związanej, np. z dostępnymi rodzajami urlopu.
  
• Dopełnij formalności związanych z benefitami pracowniczymi, z których chce skorzystać nowy pracownik
  
• Upewnij się, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem są uzupełnione. Jeżeli używacie teczki pracowniczej online – sprawdź, czy pracownik ma dostęp do swoich dokumentów w aplikacji.

Skorzystaj z listy zadań, które wspomogą onboarding

W natłoku innych obowiązków, proces wdrożenia nowych osób do firmy często schodzi na drugi (albo nawet trzeci) plan. Nie można jednak lekceważyć pierwszych miesięcy nowego pracownika w naszym zespole. Dobrze przeprowadzony onboarding to większe prawdopodobieństwo utrzymania utalentowanych osób w załodze.

Dzięki aktywnościom budującym relacje i tworzącymi poczucie wspólnoty, zwiększasz efektywność całej firmy. Nie da się ukryć przecież, że praca w grupie ludzi, których lubisz jest znacznie przyjemniejsza i idzie sprawniej.

Jeżeli zależy Ci na wywołaniu dobrego wrażenia na pracowniku i chcesz mieć cały proces onboardingu pod kontrolą – nasza checklista najważniejszych działań w onboardingu może okazać się bardzo przydatna do osiągnięcia tego celu. Po odhaczeniu wszystkich zadań możesz mieć pewność, że nowa osoba jest dobrze przygotowana do dalszego wykonywania zadań, rozwoju siebie i całej firmy.