Delegacja – rozliczanie czasu pracy pracownika w podróży służbowej. Ile powinna trwać podróż służbowa?

Podróż służbowa jest integralną częścią wielu zawodów i wymaga odpowiedniego zarządzania. Zarówno w sferze regulacji czasu pracy, jak i w zakresie praw i obowiązków pracownika. Odpowiednie przygotowanie pracownika pozwoli oszczędzić stresu po powrocie i prawidłowo przygotować dokumentację wyjazdu. 

Jak definiuje się delegację? Jakie są ramy czasowe trwania wyjazdu służbowego? Co na ten temat mówi Kodeks pracy? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym artykule. 

Czym jest podróż służbowa? Ile powinna trwać?

Podróż służbowa to termin, który w świecie zawodowym odnosi się do wyjazdów poza miejscowość, gdzie znajduje się stałe miejsce pracy. Zarówno w kraju, jak i za granicą. Wyjazdy te odbywają się na polecenie pracodawcy. Celem takiej podróży jest wykonanie określonych zadań służbowych lub reprezentowanie firmy poza miejscem, w którym znajduje się siedziba pracodawcy.

Podczas podróży służbowej pracownik ma prawo do odpowiednich świadczeń, takich jak wynagrodzenie za czas pracy oraz zwrot kosztów związanych z delegacją. Przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać wyraźne polecenie wyjazdu od pracodawcy oraz jasne wytyczne, co do zakresu wykonywanych obowiązków.

Ile powinna trwać podróż służbowa? To zależy od charakteru i wymogów związanych z zadaniem służbowym. Nie ma ściśle określonego limitu czasowego. Przyjmuje się jednak, że nie powinna przekraczać trzech miesięcy. Wynika to z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Niemniej, zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni pamiętać o gwarantowanym czasie odpoczynku. Wyjazd służbowy nie powinien być incydentalny, lecz dobrze zaplanowany, aby efektywnie służył celom zawodowym.

W HRnest uporządkujesz dokumentację związaną z delegacją. Wystawisz Polecenie wyjazdu służbowego (PWS), a osoba zatrudniona z łatwością doda dodatkowe informacje, jak np. faktury czy rachunki. Także za pomocą paru kliknięć pracownik zarejestruje czas pracy podczas wyjazdu służbowego. Funkcja historii rozliczeń umożliwia bycie na bieżąco z aktualnymi danymi na temat delegacji krajowych i delegacji zagranicznych.

Czas pracy w delegacji a kodeks pracy

Czas pracy pracownika, podczas wyjazdu poza stałe miejsce pracy, jest aspektem, który często sprawia problemy w ramach rozliczenia podróży służbowej. Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy, każda podróż służbowa odbywana na polecenie pracodawcy jest uważana za czas pracy. Niemniej, czas poświęcony na podróż, poza ustalonymi godzinami pracy, do i z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży nie jest wliczany do czasu pracy pracownika.

W przypadku podróży służbowej, pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Nawet jeśli wykonywane zadania służbowe wykraczają poza rozkładowy czas pracy. W praktyce oznacza to, że czas przeznaczony na wyjazd służbowy, zarówno w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy, jak i w ramach wykonywanej pracy, podlega rozliczeniu jako czas pracy. 

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek właściwego rozliczenia tego czasu, a także zapewnienia pracownikowi przysługujących świadczeń z tytułu podróży służbowej. Obejmuje to nie tylko wynagrodzenia, ale również rekompensaty za czas poświęcony na odbycie podróży. W ten sposób kodeks pracy chroni prawa pracowników, gwarantując im odpowiednie warunki pracy i wynagrodzenie w trakcie delegacji służbowej.

Czas pracy w podróży służbowej a Sąd Najwyższy i Inspekcja Pracy

Czas pracy w podróży służbowej jest tematem, który często pojawia się w orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz w praktyce Inspekcji Pracy. Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu Pracy, podróż służbowa traktowana jest jako czas pracy. Jest to istotne, ponieważ pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Oznacza to, że każdy wyjazd na polecenie pracodawcy, niezależnie od jego charakteru i celu, wliczany jest do czasu pracy.

Decyzja Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku wyraźnie wskazuje, że nawet czas, który wykracza poza normalny rozkład czasu pracy, powinien być traktowany jako czas pracy. Podlegający odpowiedniemu rozliczeniu. Takie podejście ma na celu ochronę pracownika, który wykonując zadania służbowe poza miejscowością, pozostaje w dyspozycji pracodawcy.

Inspekcja Pracy, monitorując przestrzeganie przepisów Kodeksu Pracy, zwraca szczególną uwagę na sposób rozliczania czasu pracy podczas podróży służbowych. W sytuacjach, gdy pracodawca nie przestrzega przepisów dotyczących rozliczania czasu pracy w delegacji, pracownik ma prawo zgłosić to do Inspekcji Pracy.

Zarówno Sąd Najwyższy, jak i Inspekcja Pracy, zwracają uwagę na konieczność prawidłowego rozliczania czasu pracy w podróży służbowej. Jest to ważne z perspektywy ochrony praw pracowniczych oraz zapewnienia, że czas pracy w delegacji jest rozliczany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Polecenie wyjazdu służbowego

Choć polecenie wyjazdu służbowego nie jest obowiązkowym dokumentem, warto je sporządzić przed wyjazdem. Może przydać się podczas ewidencjonowania przepracowanych godzin lub jako dowód odbycia podróży. 

PWS to wyraźne polecenie pracodawcy, które upoważnia pracownika do odbycia podróży służbowej poza stałe miejsce pracy. Często związane z koniecznością wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Zgodnie z § 1 Kodeksu pracy, polecenie wyjazdu służbowego musi być udzielone przez pracodawcę w sposób jasny i precyzyjny. Powinno ono określać cel podróży, miejsce delegacji, czas trwania oraz zadania do wykonania. Ważne jest, aby pracownik, odbywając podróż służbową, pozostawał w ciągłej dyspozycji pracodawcy. Nawet jeśli miejsce wykonywania pracy znajduje się poza zakładem pracy lub innym stałym miejscem pracy.

Podróż służbowa wymaga od pracodawcy nie tylko odpowiedniego rozliczenia czasu pracy, ale także zapewnienia pracownikowi warunków do właściwego wykonywania swoich obowiązków. Obejmuje to nie tylko środki transportu i zakwaterowanie, ale również dodatkowe świadczenia, takie jak dieta czy zwrot kosztów podróży.

W HRnest elektroniczny PWS wystawić może pracownik bądź pracodawca. Formularz jest prosty i przejrzysty. Wymaga  informacji, które są niezbędne do rozliczenia wyjazdu, stworzenia raportów oraz archiwizacji danych zgodnie z prawem. W systemie możesz także dodać szczegółowe informacje o podróży. Należą do nich m.in.: informacje na temat wizy, ubezpieczenia, biletu, hotelu, transportu, godzin wylotu i przylotu czy numery lotów. 

Rozliczanie czasu pracy pracownika w delegacji służbowej

Czasu przeznaczony na wykonywanie pracy obejmuje nie tylko bezpośrednie świadczenie pracy. W czas pracy może się również wliczać czas dojazdu do miejsca delegacji lub powrotu. Następuje to, gdy w trakcie podróży osoba zatrudniona przygotowuje się do wykonywania pracy.

Warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 r., który podkreśla, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia limitu gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku w przypadku podróży służbowej. Oznacza to, że w przypadku długich podróży służbowych, pracodawca powinien zadbać o odpowiednie przerwy i czas wolny dla pracownika.

W HRnest rozliczanie czasu pracy podczas delegacji wymaga zaledwie kilku kliknięć. Jako Dział Kadr możesz dać pracownikowi możliwość rejestracji miejsca w pracy w delegacji. Po dodaniu prawidłowych adresów, pracownik może wybrać typ delegacji – krajową lub zagraniczną. Pozwala to usprawniać obieg informacji w firmie, a także ułatwia bezpośrednią weryfikację przepracowanych godzin podczas pracy. 

Miejsce wykonywania pracy w czasie delegacji

Stałe miejsce pracy pracownika jest zdefiniowane jako zakład pracy lub inna lokalizacja, gdzie pracownik zwykle wykonuje swoje obowiązki. Jednak w przypadku delegacji służbowej, miejsce wykonywania pracy rozszerza się na każdą lokalizację związaną z wykonywaniem zadań służbowych. Włączając w to czas podróży. 

Wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r. potwierdzono, że miejsce wykonywania pracy w czasie delegacji nie ogranicza się tylko do miejsca wyznaczonego do wykonywania pracy. Obejmuje także trasę podróży w przypadku, gdy wlicza się ona w standardowy czas pracy. W obszarze przekraczającym zaplanowany czas pracy, mają one znaczenie w kontekście regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy skracają gwarantowany pracownikowi czas odpoczynku.

Pracodawca, zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy, ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki do wykonywania pracy w miejscu delegacji, co obejmuje nie tylko fizyczne warunki pracy, ale także odpowiedni czas na odpoczynek i regenerację. To podkreśla konieczność uwzględnienia czasu pracy w delegacji w godzinach normalnego rozkładu czasu pracy pracownika.

HRnest pozwala wyodrębnić dokładne adresy miejsca pracy podczas podróży służbowej. Funkcja ta umożliwia rejestrację czasu pracy wraz ze wskazaniem miejsca pracy i typu delegacji. Niezależnie od tego, czy jest to delegacja krajowa, czy zagraniczna. Pracodawca jest wtedy na bieżąco z informacjami dotyczącymi wyjazdu i wykonywania pracy przez osobę zatrudnioną. 

Nadgodziny

Nadgodziny w delegacji służbowej to temat, który wymaga szczegółowej analizy zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Zgodnie z kodeksem pracy, czas pracy pracownika w delegacji może obejmować nie tylko standardowe godziny pracy, ale również nadgodziny, które mogą wynikać z charakteru wykonywanej pracy oraz specyfiki podróży służbowej.

Pracownik powinien także pamiętać o udokumentowaniu pracy w nadgodzinach. Pracodawca, który nie ma możliwości zweryfikowania przepracowanych godzin, może dopytywać, co pracownik robił w danym czasie. Warto przypomnieć pracownikom, że czas dojazdu na miejsce delegacji nie jest czasem pracy – chyba, że w trakcie podróży pracownik na przykład przygotowuje się do prezentacji czy kontaktuje z klientami.

Kluczowe jest, aby pracodawca miał jasno określone zasady dotyczące rozliczania czasu pracy w delegacji, zwłaszcza w kontekście nadgodzin. Pracownik, będąc w podróży służbowej, często znajduje się poza bezpośrednią dyspozycją pracodawcy w zakładzie pracy. Może to skomplikować ocenę, ile czasu faktycznie zostało poświęcone na zadania służbowe.

Pracodawca powinien zapewnić, że wszystkie godziny pracy, w tym nadgodziny, są odpowiednio dokumentowane i rozliczane zgodnie z umową o pracę oraz przepisami prawa pracy. Pracownik powinien być świadomy swoich praw do odpowiedniego wynagrodzenia za nadgodziny oraz do czasu odpoczynku. Zgodnie z limitami gwarantowanymi przez Kodeks pracy.

HRnest automatycznie wylicza saldo przepracowanych godzin. W przypadku wystąpienia nadgodzin, pozwala na ich opłacenie pracownikowi lub odebranie za nie dni wolnych. Harmonogramy czasu pracy dają wgląd w wypracowane nadgodziny. Zapobiega to nieporozumieniom i usprawnia komunikację wewnątrz firmy. 

Rachunki i faktury

Rachunki i faktury odgrywają istotną rolę w procesie rozliczania kosztów związanych z podróżą służbową. Prawidłowe dokumentowanie wydatków jest niezbędne, aby pracownik mógł otrzymać zwrot poniesionych kosztów, a pracodawca mógł prawidłowo zarządzać finansami firmy.

Zgodnie z Kodeksem pracy oraz wytycznymi Inspekcji Pracy, pracownik w trakcie podróży służbowej powinien zbierać dowody zakupu (rachunki, faktury) za wszelkie świadczenia związane z wyjazdem. Dotyczy to zarówno kosztów transportu, zakwaterowania, jak i wyżywienia. Ważne jest, aby te dokumenty były szczegółowe i odzwierciedlały faktyczne wydatki pracownika. W tym datę, miejsce oraz cel wydatku.

W przypadku podróży służbowych, często stosuje się również limitowanie wydatków. Polega ono na ustalaniu maksymalnych kwot, które pracownik może wydać na poszczególne kategorie kosztów. Osoba zatrudniona, odbywająca podróż służbową, powinna być świadoma tych limitów i dostosowywać do nich swoje wydatki. Wymaga to odpowiedzialnego i przemyślanego gospodarowania funduszami.

W HRnest wszystkie wydatki pracownika są widoczne w jednym miejscu. Poniesione koszty dzielą się na sekcje:

• podróże pojazdem prywatnym (w tym: godzina wyjazdu, miejsce wyjazdu i odległość)
• podróże pojazdem służbowym
• koszty delegacji (rachunki, faktury) umożliwiająca zwrot kosztów przejazdu
• rozliczanie ryczałtów
• rozliczenia diety krajowej oraz zagranicznej

Dzięki kategoriom można łatwo dodać informacje do odpowiednich rubryk. Dodanie przez pracownika faktur oraz rachunków może odbyć się w czasie podróży bądź już po powrocie pracownika do pracy. Może to zrobić z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Bezpośrednio ze swojego telefonu, za pomocą jednego przycisku, dodasz zdjęcia bądź skany rachunków i paragonów.

Rozliczenie delegacji

Po odbyciu podróży służbowej należy przygotować się do rozliczenia – zebrać faktury i rachunki z podróży. Jeśli firma korzysta z HRnest, pracownik może rozpocząć rozliczenie delegacji samodzielnie.

Rozliczenie to powinno uwzględniać wszystkie wydatki poniesione przez pracownika w trakcie delegacji, takie jak koszty transportu, zakwaterowania, wyżywienia oraz inne niezbędne wydatki, które są udokumentowane przez rachunki i faktury.

Przy rozliczeniu delegacji, ważne jest również dokładne rozliczenie czasu pracy w delegacji. Czas pracy pracownika podczas wyjazdu służbowego, w tym czas dojazdu i powrotu, powinien być traktowany jako część normalnego rozkładu czasu pracy. W sytuacjach, gdy praca w czasie delegacji wykracza poza standardowe godziny pracy, mogą pojawić się kwestie dotyczące nadgodzin. One również muszą być odpowiednio rozliczone i wynagrodzone.

Pracodawca ma obowiązek zadbać o to, aby proces rozliczeń był zgodny z wewnętrznymi procedurami firmy oraz przepisami prawa pracy. Wymaga to od pracodawców stosowania jasnych i zrozumiałych zasad rozliczeń, komunikowanych pracownikom przed wyjazdem. To zapewnia przejrzystość i sprawiedliwość procesu, a także minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów.

W narzędziu HRnest każdy PWS jest połączony z rozliczeniem. Dzięki temu klarownie widać jakie koszty zostały poniesione w tej delegacji, wraz z podstawowymi informacjami – gdzie, kto i kiedy wykonywał pracę w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Osoba zatrudniająca ma również możliwość sprawdzenia historii wniosków i rozliczeń. Ułatwia to dostęp, filtrowanie po danych oraz edycję dokumentów. Pracownik wprowadza do systemu informacje dotyczące przebiegu i celu podróży służbowych, a także używanych środków transportu, wraz ze skanami rachunków i faktur. 

Najczęściej zadawane pytania: