Ostatnie lata pokazały, że niespodziewane wydarzenia geopolityczne wpływają na organizacje. Często blokując ich rozwój oraz ograniczając możliwości zarobku. Jednak największym wyzwaniem dla organizacji są braki kadrowe, to właśnie od ludzi często zależy być, czy nie być firmy.
W związku z pandemią pracownicy zaczęli szukać większej równowagi między pracą a życiem prywatnym. Wielu z nich gotowych jest wprowadzić odważne zmiany w życiu zawodowym, by osiągać osobiste cele.
Brak specjalistów na rynku pracy i ograniczone zasoby – szczególnie w małych firmach – również są ogromnym problemem. To wszystko może doprowadzić nawet do upadku przedsiębiorstwa. Wiele z nich ratuje się wprowadzając nowe działania, które pomagają ustabilizować i wzmocnić biznes.
Przygotowaliśmy dla Ciebie checklistę zadań HR. Pozwoli Ci ona przyśpieszyć rozwój firmy i zapewnią stabilność działań, w obszarach human resources.
1. Onboarding – czyli jak dobrze powitać nowe talenty
Powitanie nowych talentów w strukturach organizacji to bardzo ważne zadanie działów HR. Może mieć ono ogromny wpływ na decyzję pracownika o pozostaniu w firmie. Potwierdzają to badania przeprowadzone przez CareerBuilder. 93% pracodawców uważa, że jakość onboardingu ma na to decydujący wpływ.
Małe organizacje zapominają o tym, jak niezmiernie ważny jest ten proces. Dane SHRM pokazują, że nawet 1/3 firm nie ma formalnego procesu wdrażania pracowników. Właściwie przeprowadzony onboarding zwiększa produktywność nowych pracowników o 70%.
Ankietowani uważają też, że spotkanie z bezpośrednim przełożonym jest bardzo ważną częścią każdego wdrożenia nowego pracownika.
Warto tutaj wspomnieć, że działania HR przeplatają się często z działaniami Employer Brandingu. Podczas onboardingu wprowadzamy pracowników w ich zadania. Przedstawiamy strukturę organizacji, pomagamy im stać się częścią zespołu. To od niego w dużej mierze zależy, czy nowe osobą wesprą rozwój naszej firmy.
2. Offboarding – jak pożegnać się z pracownikami?
Przy okazji onboardingu nie możemy zapominać też offboardingu. Dział HR w małej firmie to często jedna osoba, która zajmuje się raczej kwestiami kadrowo finansowymi niż czystym HR-em. Oznacza to, że często w małej organizacji offboarding po prostu nie istnieje.
Nie można zapominać, że pożegnanie z dotychczasowym miejscem zatrudnienia to bardzo ważny etap na ścieżce każdego pracownika, ale i samej organizacji.
Brak tego procesu w procedurach firmy może przynieść fatalne konsekwencje. Webinarcare podaje wiele statystyk, które dotyczą tego obszaru działania firmy. Wśród nich można znaleźć te pokazujące negatywne skutki braku offboardingu.
20% ankietowanych organizacji twierdzi, że doświadczyło naruszenia bezpieczeństwa danych związanego z byłymi pracownikami. Problem ten jednak wynika często z zaniedbań, których dopuszczają się przedsiębiorstwa. 25% właścicieli firm stwierdziło, że nie wie, jak długo konta pracowników pozostają aktywne po ich odejściu.
Dobrze przeprowadzony offboarding, to taki, który daje gwarancję bezpieczeńtwa organizacji. Przeważnie składa się on z następujących etapów:
Etapy offboardingu
- Zapewnienie bezpieczeńtwa danych firmy – chodzi tutaj przede wszystkim o odebranie od pracownika wszyskich haseł, dostępów, kart i sprzętu firmowego. Po offboardingu bardzo ważne jest zmienienie haseł dostępu do baz danych czy CRM-ów.
- Przekazanie wiedzy – nim pracownik odejdzie, powinien podzielić się swoją wiedzą z zastępcą lub osobą przełożoną. Chodzi tutaj przede wszystkim o przekazanie listy zadań, listy klientów wraz z danymi kontaktowymi, informacji o ważnych plikach i dokumentach itp.
- Rozmowa końcowa (exit interview) – da nam wiedzę na temat tego, dlaczego pracownik opuszcza firmę. Pytania powinny dotyczyć pracy, zarządzania zespołami, kadry kierowniczej, czy też współpracowników. Daje to szerszą perspektywę, dlaczego pracownik mógł od nas odejść.
- Poinformowanie pozostałych pracowników – przekazanie zespołom, że ich kolega lub koleżanka nie jest już częścią firmy. Jest to ważny element offboardingu, bowiem pracownik, który sam informuje współpracowników o odejściu narażony jest na wiele pytań, które nie zawsze muszą lub powinny paść. Jeśli kadra zarządzająca informuje bezpośrednio o odejściu, eliminowane jest prawdopodobieństwo wystąpienia takiej sytuacji.
- Wypłacenie wynagrodzenia – odchodzący pracownik musi otrzymać należne mu wynagrodzenie. Czasem usunięcie danych osoby, która odchodzi z systemu może sprawić, że wypłata należnej pensji może umknąć księgowości. To ten element, który warto dodatkowo przypilnować.
- Podziękowanie za współpracę – to ostatni krok offboardingu, często pracodawcy decydują się na mały upominek, którym dodatkowo dziękują za wykonywane zadania.
Zarówno w przypadku onboardingu, jak i offboardingu warto pomyśleć o automatyzacji procesów oraz o procedurach, które uproszczą i usprawnią ten obszar działań HR. Pomocne może być w tym zakresie oprogramowanie do zarządzania procesami zatrudnienia, aplikacje, arkusze i innego rodzaju narzędzia cyfrowe oraz tradycyjne.
3. Rozwój pracowniczy
Możliwość rozwoju jest dla pracowników bardzo ważnym elementem wpływającym pozytywnie nie tylko na ich zadowolenie z pracy w zespole, ale też na rozwój biznesu. Brak perspektywy i strategii rozwoju ma wpływ na rotację pracowników.
Statystyki opublikowane przez firmę szkoleniową Lorman ukazują obraz szkoleń pracowniczych:
- 59% ankietowanych pracowników twierdzi, że nie przeszło żadnego szkolenia w miejscu pracy. Większość swoich umiejętności zdobyło samodzielnie.
- Tylko 29% badanych jest bardzo zadowolonych z obecnych możliwości rozwoju kariery dostępnych w ich organizacji.
- 76% pracowników twierdzi, że firma byłaby bardziej atrakcyjna, gdyby zaoferowała im dodatkowe szkolenia.
Pracownicy, którzy widzą możliwość rozwoju w ramach organizacji, dłużej w niej pozostają i są bardziej zaangażowani. Dobrze więc pomyśleć o stworzeniu funduszu rozwojowego i umożliwieniu pracownikom rozwijanie swoich umiejętności. Dobrą opcją może być również założenie firmowej biblioteczki z branżowymi książkami.
4. Feedback pracowniczy
Rozwój małej firmy nie jest możliwy bez wiedzy na temat tego, jak jest ona postrzegana przez zespoły i talenty w niej pracujące. Ocena pracowników to jeden z ważnych etapów życia każdego przedsiębiorstwa. Nie powinna ona jednak ograniczać się tylko do wydajności pracowników, ale też polegać na zdobywaniu feedbacku pracowniczego na temat samego przedsiębiorstwa. To bardzo ważny element pokazujący, że pracownicy chcą być słyszani.
Portal Zavvy podaje, że:
- 34% pracowników twierdzi, iż ich menedżerowie nie słuchają wyrażanych przez nich opinii. Jest to czynnikiem wpływającym na odejście z pracy.
- Firmy, które zbierają informacje od pracowników, mają o 14,9% niższy wskaźnik rotacji niż organizacje, które tego nie robią.
Dzięki analizom opinii można poprawić te obszary, które w firmie są źle oceniane. By je zbierać, warto postawić na anonimowe ankiety, wywiady i inne narzędzia. Na przykład Employee Net Promoter Score (eNPS).
5. Budowane wizerunku pracodawcy
Działania marketingowe kojarzymy głównie ze sprzedażą, jednakże nie można zapominać, że obszar HR także musi myśleć o marketingu firmy jako pracodawcy. Zakres ten obejmuje przede wszystkim tworzenie atrakcyjnych ofert pracy dla potencjalnych pracowników, a także analizę opinii byłych pracowników, które często pojawiają się na portalach rekrutacyjnych i w kanałach social media.
Tutaj warto wykorzystać działania EB (employer branding), by budować na zewnątrz i wewnątrz organizacji wizerunek firmy. Wiele osób, które odchodzą z organizacji, swoją opinię na temat pracodawcy woli przekazać anonimowo właśnie w takich miejscach. Dział HR musi zadbać, by w oczach pracowników firma była najlepszym miejscem do pracy.
Można wykorzystać w tym celu narzędzia marketingowe, publikacje w kanałach społecznościowych itp. Należy prezentować pracodawcę z jak najlepszej strony. Dobrze jest pokazać firmę od środka. Panującą w niej atmosferę, relacje, przedstawiać benefity pracownicze.
Dobrze przeprowadzone rozmowy pracownicze oraz oferta, która trafi w oczekiwania kandydata, może zaowocować pomyślną rekrutacją. Jest to niezwykle ważne w obecnych, trudnych dla pracodawców czasach,
Podsumowanie
Powyższe punkty można potraktować jako część wielu działań z obszaru HR, które pozwolą rozwijać przedsiębiorstwo. Checklista zadań HR może być bardzo pomocnym narzędziem w codziennych zadań wykonywanych przez specjalistów pracujących w zespołach zajmujących się szeroko pojętymi kadrami.
