Office Manager to osoba nie tylko do zamawiania artykułów biurowych czy kawy do firmowego ekspresu. Przede wszystkim, od takiej osoby wymaga się, by wiedziała jak, m.in. organizować spotkania, dbać o przebieg dokumentów i sprawność komunikacji czy rozliczać delegacje. Zostając Office Managerem_ką stajesz się prawą ręką biura. Pokażemy Ci też kilka tricków, dzięki którym z łatwością poszerzysz zawodowe umiejętności i… zaimponujesz przełożonym!
1. Poznaj tajniki pakietu MS Office
W ofertach pracy elementem, który pojawia się najczęściej jest znajomość pakietu Microsoft Office.
Prawdopodobnie szukając takiej pracy, masz już chociaż minimalną wiedzę w tym zakresie, zdobytą albo na wcześniejszych stanowiskach, albo w trakcie edukacji.
Jeżeli rozpoczynasz pracę na stanowisku Office Managera, warto przypomnieć sobie (a może poznać?) najważniejsze funkcje pakietu Office. Na całe szczęście, o czym wiele osób nie wie, że na stronie Microsoftu znaleźć można szczegółowe szkolenia wideo wraz ze slajdami i opisami. Praktycznie każde działanie, które możemy wykonać dzięki narzędziom Microsoft, jest tam dokładnie opisane.
2. Opanuj zaawansowany kalendarz
Najczęściej powtarzające się wymagane umiejętności na stanowisko Office Managera to:
- samodzielność
- systematyczność
- dobra organizacja pracy
Dopilnowanie ogromnej ilości terminów, planowanie i kontrola postępu prac – to główne zadania każdego Office Managera. Każde z nich wymaga ponadprzeciętnej pamięci i elastyczności. W pracy Kierownika Biura nie ma zbyt wiele przestrzeni na błędy. Możesz męczyć się z kartkami, papierowymi kalendarzami i irytującym zapisywaniem każdego terminu na żółtych karteczkach. Chyba że… ułatwisz sobie pracę, oszczędzisz czas i raz, a porządnie, opanujesz zaawansowaną konfiguracje kalendarza! Dzięki niej możesz:
- korzystać z niego na różnych urządzeniach i wprowadzać zmiany na bieżąco
- założyć osobny kalendarz dla każdego pracownika
- planować spotkania, na które zapraszać będziesz tylko wybrane osoby
- ustawiać odgórne powiadomienia dla uczestników
- dzielić wydarzenia na kategorię i segregować je za pomocą kolorów
Kalendarz wydawać się może bardzo prostym narzędziem, ale skrywa w sobie ogromny potencjał trzymania w ryzach całego biurowego życia.
3. Wykaż inicjatywę!
Firmy są różne. Rozwijają się i zmieniają, także w zakresie ilości obowiązków poszczególnych pracowników. Rozpoczynając pracę na tym stanowisku, musisz nie tylko zapoznać się blisko nie tylko ze specyfiką pracy na stanowisku office managera, ale też ze specyfiką przedsiębiorstwa, w jakim się znajdujesz. Bycie Kierownikiem Biura, który koordynuje działanie całej firmy, wymaga wiedzy, zaangażowania i inicjatywy. Twoi przełożeni na pewno docenią to, że myślisz o korzyściach firmy i proponujesz nowe rozwiązania, usprawniające działanie biznesu. Może być to nowa forma spotkań, znalezienie bardziej opłacalnych dostawców czy wdrożenie nowych narzędzi.
l
Jeśli uważasz, że Tobie łatwiej będzie pracować na konkretnej aplikacji, oszczędzi ona Twój czas, a przy okazji obniży koszty firmy – nie bój się i zaproponuj to rozwiązanie! Pamiętaj jednak, aby pokazać jakie benefity zyska na tym całe miejsce pracy.
4. Rozwiń umiejętności miękkie
Stanowisko Office Managera stawia Cię w centrum uwagi całego biura.
Wpływa to na kontakt z pracownikami na każdym szczeblu. Wbrew pozorom, praca na tym stanowisku stawia przed Tobą wiele komunikacyjnych wyzwań. Nie raz konieczne będzie negocjowanie w trakcie sporu pomiędzy pracownikami czy w sprawach tak istotnych jak kryzysowe zarządzanie budżetem biura. Przyda Ci się tutaj umiejętność negocjacji i sprawnego argumentowania swoich racji. Jednocześnie musisz wykazać się cierpliwością i otwartością do dyskusji. Pozwoli to zachować dobre relacje z Waszymi kontrahentami na długo.
Na szczęście dobrej komunikacji można się nauczyć! Poza ogromną ilością kursów zawsze warto sięgnąć po wartościową książkę i zaskoczyć swojego szefa zdobytą wiedzą w praktyce. Warto zastanowić się także, czy w firmie, w której rozpoczynasz pracę, niezbędny jest język angielski. Jeśli uważasz, że jest duża szansa współpracy z ludźmi zza granicy, ważne jest, aby przejrzeć słownictwo biznesowe, które ułatwi wam komunikację i będzie podstawą do budowania dobrej relacji.
5. Zaskocz znajomością prawa i ekonomii
Warto także pamiętać, że przez Twoje ręce przechodzić będzie ogromna ilość danych, umów, faktur i rachunków. Odpowiedzialność prawna wiąże Cię nie tylko w momencie, w którym składasz podpisy na tych dokumentach, (co najpewniej będzie też elementem codziennym Twojej pracy). Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to także bardzo ważna część Twoich obowiązków.
Nie jest więc dziwne, że z perspektywy pracodawcy, warto zatrudnić osobę mającą podstawy prawa i ekonomii. Ważne jest więc, abyś wykazał zainteresowanie tym tematem. Niekoniecznie oznacza to czytanie do snu kodeksów prawnych – możesz zdobyć swoją wiedzę za pomocą magazynów prawnych, filmików na yt znanych wykładowców czy kontach prawników w social mediach.
Pamiętaj, że zadania office managera_ki opierają się na Twoim zaangażowaniu i elastyczności. Każde wykazanie inicjatywy i chęci usprawnienia pracy w biurze udowodni Twojemu szefowi, że podjął dobrą i owocną decyzję. Zaufanie i zadowolenie przełożonego na pewno przełoży się na sprawniejsze działanie całej firmy, większe zadowolenie wszystkich pracowników, a w konsekwencji – więcej benefitów dla Ciebie.
