Close

RODO w Twojej firmie: jak HRnest pomaga dbać o bezpieczeństwo danych?

RODO w firmie

W zależności od polityki firmy, Dział kadr może udostępniać pracownikom więcej lub mniej informacji o współpracownikach. Przyjrzyjmy się pod tym kątem dwóm funkcjonalnościom HRnest.

Lista osób nieobecnych standardowo pojawia się na stronie startowej i pomaga pracownikom zorientować się w aktualnej sytuacji i zaplanować pracę. Dział kadr decyduje nie tylko, czy lista ma się tam pojawiać, ale także komu – możemy ustawić widoczność dla jednego działu lub dla całej firmy. Do listy można (ale nie trzeba) dodawać także komentarze z wniosków urlopowych i informacje o zastępstwach. Od decyzji Działu kadr zależy, jak wiele współpracownicy dowiedzą się o nieobecności danej osoby. Dla przykładu: jeśli firma zezwala na urlopy cząstkowe i ma w zwyczaju w komentarzu do wniosku wpisywać godziny, w jakich pracownik będzie danego dnia dostępny mimo formalnej nieobecności – warto udostępnić wszystkim komentarze. Natomiast jeśli w komentarzu pracownicy wpisują zazwyczaj prywatne informacje przeznaczone tylko dla działu kadr, który przyjmuje wniosek urlopowy, widoczność komentarzy powinna zostać zablokowana.

Tymi opcjami można zarządzać w Konfiguracji kafelku Konfiguracja Urlopy i zakładce Lista osób nieobecnych.

Bezpieczeństwo danych w firmie

W sekcji Planowanie pracownicy mogą widzieć planowane urlopy i wystawione wnioski urlopowe swoich współpracowników. Tutaj opcji dostosowania funkcji do potrzeb firmy jest wiele: począwszy od możliwości zablokowania całej sekcji, przez ograniczenie widoczności planów i wniosków tylko do jednego działu czy widoczność komentarzy, aż po ukrywanie typu wniosku wystawianego przez inne osoby. Dla przykładu: w Planowaniu firma zaznacza także zwolnienia lekarskie. Aby nie informować całej firmy o chorobie pracownika, Dział kadr wyłącza widoczność typu wniosków – pracownicy widzą jedynie, że na dany dzień został wystawiony wniosek urlopowy.

Opcjami Planowania można zarządzać w Konfiguracji – w kafelku Konfiguracja Urlopy i zakładce Planowanie.

Planowanie w Urlopek.pl

Raport zmian danych pracownika – wiesz, kto i kiedy zmienia dane

Wszelkie zmiany, jakich dokonano w danych osobowych pracownika, są widoczne z pozycji konta Działu kadr. Można sprawdzić nie tylko wcześniejsze dane, ale także datę (wraz z godziną) i login użytkownika, który dokonał ich zmiany.

Aby dotrzeć do tych informacji, należy wybrać opcję Organizacja z menu bocznego, a następnie kliknąć w ikonę szczegółów profilu wybranej osoby. W prawym górnym rogu pojawi się opcja Historia zmian danych, którą należy wybrać. Dzięki filtrowaniu na tej stronie możemy zawęzić wyniki do konkretnych dat lub zmienić osobę, której konto nas interesuje.

Raport zmian danych w Urlopek.pl

Blokowanie i usuwanie konta – decydujesz, które dane gromadzisz

Blokada konta pozwala na pozbawienie pracownika możliwości wglądu w dane, ale nadal umożliwia działowi kadr przetwarzanie jego danych. Aby całkowicie zlikwidować konto, należy je usunąć. Aby zablokować konto, należy wybrać opcję Organizacja z menu bocznego, a następnie kliknąć w ikonę szczegółów profilu wybranej osoby. Jednym z dostępnych pól jest Konto aktywne z opcjami tak|zablokuj lub nie|odblokuj. W tym miejscu można zarządzać blokadą konta. Warto mieć na uwadze, że zablokowane konta nie wliczają się do limitu pracowników, jakim dysponuje firma.

Blokowanie konta w Urlopek.pl

Kiedy jesteśmy pewni, że żadne archiwalne dane nie będą nam już potrzebne, możemy usunąć konto. Aby to zrobić, należy wybrać opcję Organizacja z menu bocznego, a następnie kliknąć w czerwoną ikonę z koszem. W tym miejscu – po wpisaniu zabezpieczającego hasła – konto wraz z wszystkimi jego danymi można nieodwracalnie usunąć.

Bezpieczeństwo konta – decydujesz, jak często pracownicy muszą zmieniać hasło

HRnest regularnie przypomina o konieczności zmiany hasła do systemu. O częstotliwości przypomnień decyduje Dział kadr – określa czas od daty ostatniej zmiany hasła, po której pracownikom wyświetla się odpowiedni komunikat. Dane te można zmienić, wybierając z menu bocznego sekcję Konfiguracja, a następnie kafelek Ustawienia ogólne i zakładkę Bezpieczeństwo.

W tym samym miejscu Dział kadr ustawia okres od ostatniej edycji hasła, po którym zmiana jest wymuszana – maksymalnie może to być sześć miesięcy. Warto dodatkowo poinformować pracowników, jak ważne jest tworzenie silnych, bezpiecznych haseł nie tylko do HRnest, ale też do wszystkich innych aplikacji używanych w firmie.

Zmiana hasła w Urlopek.pl
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.