Close

Wniosek urlopowy – jak powinien wyglądać?

W wielu firmach przyjęło się stosowanie papierowych wniosków urlopowych. Pracownik składa go bezpośrednio do pracodawcy, albo do działu zajmującego się ewidencjonowaniem urlopów w organizacji, tj. działów kadrowych, HR, zewnętrznych biur kadrowych, itp.

Jak powinien wyglądać taki wniosek urlopowy? Poniżej znajdziesz różne propozycje rozwiązania tej kwestii oraz wzór papierowego wniosku o urlop wraz ze szczegółowym omówieniem każdej sekcji. Sprawdź, co powinno znaleźć się we wniosku urlopowym i jaką formę powinien przyjąć, aby decyzja została podjęta możliwie szybko i bez zbędnej papierologii.

Papierowy wniosek o urlop – wzór z omówieniem

Najważniejsze elementy, które powinniśmy zawrzeć na podaniu o urlop wypoczynkowy, to:

  • datę i miejsce sporządzenia wniosku,
  • swoje dane: imię, nazwisko,
  • zajmowane stanowisko.

Ważne również, aby na dokumencie umieścić dane firmy. Jeżeli wniosek kierujemy do konkretnej osoby, informację o niej również należy zawrzeć we wniosku. W przeciwnym wypadku nasz wniosek może utknąć gdzieś w procesie dostarczania go do osoby decyzyjnej.

Najważniejsze, aby nasz wniosek był konkretny i zwięzły. W związku z tym bez zbędnych wstępów umieszczamy we wniosku:

  • prośbę o udzielenie urlopu (WAŻNE: należy zaznaczyć, że chodzi o urlop wypoczynkowy);
  • termin, w jakim chcielibyśmy skorzystać z urlopu;
  • wskazanie, za jaki rok kalendarzowy chcemy wybrać urlop (jeżeli posiadamy urlop zaległy).

Na grafice poniżej możesz znaleźć treść przykładowego wniosku z zaznaczeniem najważniejszych informacji:

Wzór papierowego wniosku urlopowego z omówieniem
Wzór wniosku o urlop wypoczynkowy z omówieniem poszczególnych sekcji.

Zastanawiasz się pewnie, czy wniosek urlopowy zawsze musi tak wyglądać? Niekoniecznie.

Wniosek urlopowy – inne dopuszczalne formy

Co ważne, wniosek urlopowy w formie papierowej nie jest obowiązkowy. Przepisy jednoznacznie nie określają, jak powinien wyglądać taki dokument. Wiele organizacji korzysta z innych metod, m.in.:

  • wysyłanie maili do przełożonych;
  • planowanie urlopów w arkuszu kalkulacyjnym dostępnym dla pracowników;
  • wpisywanie się na papierowe plany urlopowe.

Jednak nawet te mniej tradycyjne metody mają swoje wady. Maile nie zawsze odczytywane są na czas – z różnych powodów, nie zawsze ze złej woli naszego szefa. W tym wypadku ryzykujemy, że przełożony nie zdąży zapoznać się z wnioskiem, a nasze plany urlopowe nie dojdą do skutku. Wspólny arkusz kalkulacyjny to też nie najlepsze rozwiązanie. Nietrudno w nim o popełnienie błędu przez nieuważne wypełnienie, nadpisanie formuły, etc. Utrzymywanie takiego arkusza w porządku i naprawa ewentualnych błędów niepotrzebnie pochłonie nasz czas i uwagę.

Przykład planu urlopowego w Excelu
Prowadzenie planu urlopowego w Excelu bardzo szybko staje się nieczytelne i uciążliwe.

Papierowe plany urlopowe także stwarzają idealną okazję do popełniania błędów. Jest to tym bardziej uciążliwe, że rzecz raz napisana na papierze, nie daje się tak łatwo usunąć, jak pomyłka w pliku komputerowym. Ponadto, istnieje ryzyko, iż taki plan nie dotrze do wszystkich pracowników w odpowiednim czasie. Niewiele rzeczy potrafi wyprowadzić człowieka z równowagi bardziej, niż kolega z biura, który zdążył zaklepać sobie urlop dokładnie w tym samym terminie, w którym chcieliśmy go wziąć my, prawda?

Dlatego Coraz większą popularnością cieszą się elektroniczne wnioski urlopowe.

Elektroniczne wnioski urlopowe – czym są i jak działają?

Nic dziwnego – to prawdopodobnie najwygodniejsza metoda składania wniosku o urlop. Wszystkie zadania związane z planowaniem urlopów dla pracowników możesz wykonywać z poziomu jednej aplikacji.

Każdy z pracowników dysponuje własnym kontem, za pomocą którego może wnioskować o przyznanie urlopu wypoczynkowego. Po wydaniu decyzji przez przełożonego, pracownik otrzyma automatyczne powiadomienie na maila oraz informację w aplikacji.

Wniosek o urlop złożysz w kilka sekund,  bez potrzeby drukowania gotowego wzoru.
Z aplikacją do urlopów odpowiedni wniosek złożysz w kilka kliknięć.

Aplikacja do urlopów – zalety

Niemal oczywistą zaletą jest oszczędność Twojego cennego czasu. Nie musisz dokładać sobie dodatkowej pracy związanej z podpisywaniem papierowych wniosków, informowaniem każdego pracownika z osobna o decyzji i dbaniem o prowadzenie skrupulatnej dokumentacji. Każde z tych zagadnień może wykonać za Ciebie aplikacja do zarządzania urlopami.

Automatyzacja pracy

Wiele firm, które zdecydowały się na elektroniczne wnioski urlopowe, praktycznie od razu odczuły pozytywne skutki tej decyzji. Często tradycyjna metoda angażowała wiele osób, odrywając ich od codziennych obowiązków. Duża ilość formalności przy planowaniu urlopów oraz dbanie o poprawny obieg dokumentów w organizacji sztucznie wydłużały cały proces. Dzięki zastosowaniu ewidencji wniosków urlopowych, cała procedura została w dużym stopniu zautomatyzowana, a pracownicy nie są rozpraszani zbędnymi, dodatkowymi obowiązkami. Zwiększa to ich skupienie i nie zaburza preferowanego przez nich trybu pracy.

Każdy z pracowników dysponuje własnym kontem, za pomocą którego może wnioskować o przyznanie urlopu wypoczynkowego. Po wydaniu decyzji przez przełożonego, pracownik otrzyma automatyczne powiadomienie na maila oraz informację w aplikacji.

Zatwierdzanie wniosku urlopowego trwa kilka sekund, a pracownik otrzymuje odpowiednie powiadomienie na mail.
Przekaż swoją decyzję dotyczącą urlopu pracownika od razu – odpowiednie powiadomienie zostanie wysłane do pracownika mailowo.

Szybsze planowanie urlopów

Za pomocą aplikacji do elektronicznych wniosków urlopowych możesz również w każdej chwili sprawdzić, ile wniosków zostało złożonych oraz jacy pracownicy chcieliby otrzymać dni wolne. Dzięki temu zdecydowanie przyspieszysz cały proces planowania urlopów dla pracowników oraz obieg dokumentów między pracownikami, managerami i osobami prowadzącymi dokumentację pracowniczą.

Czasami zdarza się, że kilkoro pracowników z tego samego działu chciałoby skorzystać z dni wolnych w tym samym czasie. Korzystając z tradycyjnych metod wnioskowania o urlop narażamy się na konflikty w zespole, a nawet zaburzenie płynności działania firmy.

Wybierając system wniosków urlopowych w chmurze, masz globalny podgląd do wszystkich wniosków. Możesz odpowiednio rozdzielić dni wolne między pracowników tak, aby utrzymać efektywność pracy całego zespołu.

Przejrzysty kalendarz urlopowy pomaga w utrzymaniu efektywności całego zespołu i pozwala globalnie spojrzeć na ilość wniosków urlopowych złożonych przez pracowników.
Dzięki przejrzystemu kalendarzowi możesz od razu sprawdzić, jakie plany urlopowe mają Twoi pracownicy.

Bez gotowych wzorów

Dodatkowo, w kalendarzu widoczne są także inne typy nieobecności pracowników. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn jedna z osób w zespole nie będzie mogła pojawić się w pracy – wszyscy pracownicy danego działu będą o tym poinformowani, dzięki odpowiedniej informacji wyświetlonej w ich panelu. Ty również będziesz mieć dostęp do tej wiedzy, co pozwoli uniknąć straty czasu na próby skontaktowania się z osobą, która zgłosiła nieobecność.

Nie ma także potrzeby korzystania z żadnego gotowego wzoru – wniosek generuje się automatycznie, a przełożony od razu widzi, którego pracownika on dotyczy. Wszystkie potrzebne informacje także zostają umieszczone automatycznie – pracownik musi wybrać tylko rodzaj urlopu oraz datę nieobecności. Gotowy wniosek można również wyeksportować do formatu PDF i pobrać z systemu jednym przyciskiem.

Wnioski urlopowe generują się automatycznie, oszczędzając czas
Wniosek w systemie elektronicznej ewidencji urlopów zawiera wszystkie niezbędne informacje – duża część z nich wypełnia się automatycznie, co przyspiesza cały proces.

Elektroniczne wnioski urlopowe a przepisy

Najważniejsze jest, iż korzystanie z elektronicznych wniosków urlopowych jest szybkim i stosunkowo łatwym do wdrożenia rozwiązaniem. Jeżeli do tej pory korzystaliśmy, np. z plików Excela – przeniesienie wszystkich potrzebnych informacji nie powinno zająć dłużej niż 1 przedpołudnie w organizacji do ok. 200 pracowników.

Korzystanie z tego typu aplikacji to większa transparentność dla pracownika. W każdej chwili może on sprawdzić, ile dni urlopu już wykorzystał. Dzięki temu nie musi prowadzić własnej ewidencji, ani prosić nikogo o taką informację i czekać na jej udzielenie.

Z perspektywy pracodawcy jest to również niezwykle kluczowe. Zaniedbania w rozliczaniu niewykorzystanych dni urlopowych naszych pracowników mogą kosztować nas wiele stresu (i nie tylko!). Na szczęście w prosty sposób można ich uniknąć korzystając z planera urlopów.


Tak więc, jeżeli uważasz, że papierowe wnioski urlopowe i inne nieefektywne metody nie są dla Ciebie, mamy dla Ciebie coś zdecydowanie lepszego.

Wypróbuj HRnest przez 30 dni za darmo

Za pomocą aplikacji HRnest w jednym miejscu masz wszystko, co potrzebne do efektywnego planowania urlopów w Twojej firmie:

  • Elektroniczny wniosek urlopowy – każdy pracownik może złożyć je z poziomu swojego konta i przekazać je bezpośrednio do swojego przełożonego. Rozpatrzenie wniosku również odbywa się w aplikacji, a informację o decyzji pracownik będzie mógł sprawdzić na swoim koncie w systemie. Otrzyma także powiadomienie mailowe.
  • Limity urlopowe – niezależnie od rodzaju umowy czy wewnętrznych zasad w firmie, możesz dostosować limity urlopowe do własnych potrzeb. Oferujesz swoim pracownikom dodatkowe dni wolne? Nie ma problemu – szybko dodaj je do limitów i pozwól pracownikom z nich korzystać!
Ustalaj własne limity urlopowe w kilka sekund z aplikacją HRnest
Ustalaj limity urlopowe zgodnie z potrzebami Twojej organizacji.
  • Kalendarz urlopowy – szybko zaplanuj urlop wielu pracowników oraz kontroluj, czy nieobecności nie pokrywają się, aby zachować płynność działania firmy.
  • Raporty – błyskawicznie wygeneruj raport wykorzystania urlopu każdego pracownika, czy podsumowanie wszystkich wystawionych wniosków, a także sprawdź, który z pracowników nie wykorzystał jeszcze 14 dni obowiązkowego urlopu wypoczynkowego.
Podejrzyj, kto z Twoich pracowników nie wykorzystał jeszcze swojego urlopu oraz ile wniosków urlopowych zostało złożonych w danym okresie.
Szybko zobacz, którzy pracownicy nie wykorzystali jeszcze w całości swojego urlopu. Dzięki temu unikniesz zaległości urlopowych w swojej firmie.

No i najważniejsze – z HRnest planowanie urlopów robi się zdecydowanie prostsze!

Co zyskasz wybierając HRnest?

  • Wszystko w jednym miejscu – zamiast gromadzić sterty papierowych wniosków, zakładać segregatory i pilnować skrupulatnego prowadzenia dokumentacji, możesz przenieść cały proces online. Ułatwiasz sobie życie, usprawniasz cały proces, a Twoi pracownicy szybciej otrzymują decyzję w sprawie złożonych wniosków.
  • Dostęp z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu – nieważne, czy pracujesz w biurze czy zdalnie. A może w trakcie Twojego pobytu na bezludnej wyspie ktoś potrzebował szybkiej decyzji o urlopie? Jeżeli masz dostęp do internetu – możesz rozpatrzyć każdy wniosek urlopowy za pomocą komputera, smartfona lub tableta. Kilka kliknięć i sprawa załatwiona – a Ty możesz skupić się na innych zadaniach.
Wnioski urlopowe dostępne z każdego urządzenia.
  • Zautomatyzowane komunikaty i powiadomienia – nie musisz już pamiętać o podpisywaniu wniosków i przekazywaniu ich pracownikowi. Jeżeli pracujecie zdalnie i nie macie możliwości spotkania się na żywo, HRnest pomoże Ci przekazać decyzję pracownikowi za pomocą automatycznego powiadomienia mailowego oraz informacji w aplikacji.
  • Bezpieczeństwo i zgodność z RODO – w HRnest żaden dokument nie zostanie zgubiony! Pracujemy na platformie Microsoft® Azure®, a wszystkie dane naszych klientów są szyfrowane.

Nie wiesz, czy HRnest jest dla Ciebie?

Poznaj bliżej funkcje i możliwości HRnest i sprawdź, jak może pomóc Twojej firmie w planowaniu urlopów.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.