Tabelki w Excelu, niefunkcjonalne korporacyjne Intranety, papierowe wnioski wędrujące między działami – firmy różnie sobie radzą z planowaniem urlopów. Albo raczej: różnie sobie z nim nie radzą.
Ta banalna z pozoru czynność administracyjna potrafi zabrać sporo czasu i wysiłku. Może też prowadzić do nieporozumień i wytworzyć spory bałagan. Przyjrzyjmy się bliżej podstawowym trudnościom i zobaczmy, co można na nie poradzić.
1. Brak przejrzystości w zaplanowanych nieobecnościach
Firmom brakuje całościowego obrazu planowanej nieobecności. Pracownicy mają różne zamiary i potrzeby związane z dniami wolnymi, za to z perspektywy firmy najważniejsze jest zaplanowanie pracy i rozłożenie zadań. Konieczna jest transparentność dni wolnych, dzięki którym łatwo będzie porównać zapotrzebowanie i znaleźć kompromis.
Szczególnie istotne jest to w „gorących” dla danej branży okresach, kiedy pracy jest więcej i każda para rąk jest na wagę złota. W rezultacie pracownicy planują urlopy, kiedy będą potrzebni w pracy. Z kolei pracodawcy nie są zorientowani, kto, kiedy i na jak długo chce „zniknąć”. Do tego nikt do końca nie ma pewności czy plany urlopowe pracowników się na siebie nie nakładają.
Ważnym elementem jest także dostęp do informacji o dniach wolnych innych osób z działu. Bardzo często współpracownicy i ich synergia są podstawą działania firmy. Przejrzysty dla każdego plan urlopów ułatwiłby zaplanowanie podziału obowiązków i dopełnienie zaplanowanego celu.
2. Planowanie urlopów a komunikacja w firmie
Urlop, poza tym, że jest obowiązkiem, jest także elementem gwarantującym poczucie szczęścia, większej motywacji czy spokoju psychicznego. Każdy pracodawca wie, jak istotny jest stan psychiczny i fizyczny jego pracowników.
Jednak dla wielu pracowników proszenie o należny urlop bywa stresujące lub co najmniej kłopotliwe. Nie każdy czuje się na tyle pewnie, by otwarcie prosić bądź negocjować urlop np. w sezonie letnim. Inni zaś nie mają z tym najmniejszego problemu – zwłaszcza jeśli mają dobre relacje z przełożonym.
Brak dobrej komunikacji może doprowadzić do pogorszenia atmosfery panującej na linii pracownik-przełożony oraz pomiędzy samymi pracownikami. Ze względu na to jak ważny jest work-life balance, źle zarządzany konflikt interesów dotyczący planowania urlopu może szybko popsuć atmosferę, nawet w najlepiej zarządzanej firmie.
3. Nieprzestrzeganie przepisów prawa
Firmy nieznające prawa dotyczącego tworzenia i wykorzystywania planu urlopowego mogą narażać się na kary finansowe. Warto być na bieżąco i znać obowiązki pracodawcy dotyczące planowanie urlopów.
Jak wiesz, limit dni urlopowych, ich dostępność i prawidłowe wykorzystanie są regulowane przez odpowiednie przepisy. Istotne jest nie tylko dobre rozłożenie dni wolnych, ale także pamiętanie o podstawowych zasadach, np.
- Wniosek urlopowy musi zostać złożony przez pracownika
- Raz na rok musi wystąpić min. 14 dniowy urlop
- Urlop na żądanie niezależnie od etatu pracy wynosi 4 dni
Firmy mają obowiązek się ich trzymać, jednak w sytuacji, gdy brakuje przejrzystego systemu zarządzania dniami wolnymi, upilnowanie wszystkiego może się okazać bardzo trudne. Zwłaszcza jeśli wymaga ciągłego przekopywania się przez papierowe wnioski albo przenoszenie i aktualizowanie danych między tradycyjnymi wydrukami, e-mailem oraz plikiem Excel. W razie kontroli odpowiedniego urzędu firma może mieć kłopoty.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Opisane powyżej sytuacje są nam dobrze znane, dlatego postanowiliśmy je rozwiązać tworząc nasze narzędzie dla wygodnego planowania urlopów. Przyjęło ono postać prostej w obsłudze platformy internetowej do zarządzania nieobecnościami w firmie i nie tylko.
1. Przejrzystość i kompletność grafiku
System urlopowy online zapewnia przejrzysty ogląd sytuacji w skali całego przedsiębiorstwa oraz jasny dla wszystkich obieg informacji. Dzięki czytelnemu grafikowi urlopów, który obejmuje wszystkie działy Twojej firmy, masz bieżący podgląd kalendarza pracy i wykorzystania dni wolnych.
Możesz udostępnić podgląd tego kalendarza całym działom i ich przełożonym, by mogli sprawniej rozeznać się w zaplanowanych nieobecnościach i lepiej skoordynować urlopowe plany.
2. Wygoda, szybkość i transparentność
Elektroniczne wnioski urlopowe ułatwiają proces uzyskiwania zgody na dni wolne. Już nie trzeba iść do szefa i negocjować, nie trzeba też drukować i wypisywać ręcznie formularza, który zawsze może się gdzieś zawieruszyć. Do złożenia wniosku wystarczy raptem kilka kliknięć, podobnie jak do jego akceptacji bądź odrzucenia przez przełożonego.
Dostęp do platformy jest możliwy z dowolnego miejsca na ziemi, co jest bezcenne zwłaszcza dla pracowników będących w ruchu – ale także podczas coraz bardziej popularnej pracy zdalnej. Do tego o każdej zmianie statusu wniosku w systemie osoby zainteresowane powiadamiane są e-mailem! Żegnajcie niekomfortowe rozmowy i niedopowiedzenia, witajcie przejrzystość i partnerstwo we wzajemnym pilnowaniu interesów obu grup – pracowników i pracodawcy.
3. Zgodność z przepisami i spokojny sen
Korzystanie systemu urlopowego online daje Ci pełny, bieżący obraz wykorzystania nieobecności w firmie, przez co nie przegapisz niczego i nie złamiesz przepisów. System obsługuje wszystkie rodzaje wniosków o nieobecność, dla wszystkich typów umów. HRnest również przypomina Ci o kończących się terminach i nakazie wykorzystania urlopu.
Rozbudowane opcje filtrowania danych dają Ci błyskawiczny dostęp do poszukiwanych informacji. W razie potrzeby możesz z łatwością wygenerować potrzebne zestawienia i analizy, wymieniać dane z własnym systemem kadrowo-płacowym oraz – a jakże! – wyeksportować dowolne dane do Excela.
Planowanie urlopów z HRnest jest proste
Jak więc widzisz, wprowadzenie systemu do elektronicznych wniosków urlopowych oszczędzi czas, zredukuje wysiłek i stres Twoich pracowników, oraz Twój własny. Do tego zaoszczędzisz wiele ryz papieru. 🙂
Nie zastanawiaj się więc i przetestuj bezpłatnie HRnest – bezpieczne i zgodne z RODO narzędzie do zarządzania nieobecnościami.