Automatyzacja procesów HR staje się coraz bardziej popularna w dzisiejszych firmach, przynosząc wiele korzyści związanych z efektywnością i usprawnieniem działań zespołu HR. Jednym z przykładów automatyzacji w HR jest elektroniczny wniosek urlopowy, który może znacznie uprościć zarządzanie urlopami w firmie.
Elektroniczny wniosek urlopowy to narzędzie, które pozwala pracownikom składanie wniosków urlopowych online, zamiast tradycyjnie na papierze. Dzięki temu, cały proces związany z wnioskami urlopowymi może zostać zautomatyzowany.
Czym jest system HR online? W czym może on pomóc? Jak go wprowadzić?
Przeczytaj artykuł i dowiedz się dlaczego warto postawić na automatyzację.
Co musi zawierać wniosek urlopowy?
Najważniejsze elementy, które powinniśmy zawrzeć na podaniu o urlop wypoczynkowy, to:
- dane firmy
- osobę do której kierujemy prośbę
- datę sporządzenia wniosku,
- swoje dane: imię, nazwisko,
- zajmowane stanowisko
Najlepiej, aby informacje podane we wniosku były konkretne i rzetelne, a dane zostały wpisane bezbłędnie. Należy umieścić w nim także:
- prośbę o udzielenie urlopu (należy pamiętać o zaznaczeniu typu wniosku o jaki wnioskujemy)
- termin, w jakim chcielibyśmy skorzystać z urlopu;
- wskazanie, za jaki rok kalendarzowy chcemy wybrać urlop (istnieje możliwość wykorzystywania urlopu zaległego za zeszły rok)
Zgodnie z polskimi przepisami większość wniosków urlopowych nie musi być składana w formie papierowej. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się jak najlepiej zautomatyzować ten proces i zmniejszyć ilość wyzwań z jakimi mierzą się menedżerowie i osoby z działu HR w Twoim przedsiębiorstwie.
Jak kontrolujesz urlopy w Twojej firmie?
Bycie na bieżąco z planami urlopowymi oraz sprawne zarządzanie procesami HR wymaga odpowiednich narzędzi. Wiele firm korzysta z:
- wysyłania maili do przełożonych
- planowania urlopów w arkuszu kalkulacyjnym dostępnym dla pracowników
- wpisywanie się na papierowe plany urlopowe
Jednak nawet te mniej tradycyjne metody mają swoje wady. Maile nie zawsze odczytywane są na czas – zdarza się również, że zostaną przez przypadek przeniesione do Spamu, usunięte bądź pominięte poprzez natłok wiadomości. W tym wypadku ryzykujemy, że przełożony nie zdąży zapoznać się z wnioskiem, a plany urlopowe nie dojdą do skutku.
Wspólny arkusz kalkulacyjny to też nie najlepsze rozwiązanie. Nietrudno w nim o popełnienie błędu przez nieuważne wypełnienie, nadpisanie formuły, etc. Utrzymywanie takiego arkusza w porządku jest bardzo czasochłonnym zadaniem. Dodatkowo każdy kto miał z nim styczność, wie jak nieprzejrzyste oraz nieefektywne one są w procesie zmiany planów pracowników czy całego działu.
Papierowe plany urlopowe także stwarzają idealną okazję do popełniania błędów. Pracownikom oraz kierownikom ciężko jest wprowadzać zmiany oraz być z nimi na bieżąco. Papierowa dokumentacja jest także łatwa do zniszczenia czy zawieruszenia w stosie innych papierów i segregatorów. Wydłuża to także proces obiegu dokumentu.
Dlatego coraz większą popularnością elektroniczne narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi – systemy HR online. Aplikacja HR może przynieść wiele korzyści każdemu pracowników, niezależnie od stanowiska.
Korzyści automatyzacji w hr – efektywność wniosków urlopowych online
Automatyzacja procesów HR, takich jak elektroniczny wniosek urlopowy, może przynieść wiele korzyści całej organizacji. Dzięki niej można zoptymalizować zarządzanie zasobami ludzkimi, zwiększyć efektywność i poprawić doświadczenie swoich pracowników.
Jakie jeszcze są korzyści z automatyzacji?
- Zwiększenie wydajności działu HR
- Śledzenie i monitorowanie danych
- Automatyzacja pracy na każdym stanowisku
- Redukcja ludzkich błędów
- Oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów
- Automatyczne komunikaty i powiadomienia
- Szybsze i bardziej przejrzyste planowanie urlopów
- Wszystko w jednym miejscu
- Dostęp z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu
Przepływ informacji między działem hr a pracownikami
Ewidencja elektroniczna wniosków to narzędzie, które usprawnia wewnętrzną komunikację w firmie. Dzięki tej platformie pracownicy mają możliwość składania wniosków online, co znacząco ułatwia proces ich rozpatrywania. Kontakt między pracownikami, kierownikami, działami HR i zarządem zostaje zredukowany do minimum, a procedury stają się bardziej bezpośrednie i sprawiedliwe.
System umożliwia również dołączanie komentarzy do wniosków i ich przesyłanie bezpośrednio między pracownikami za pomocą tej samej platformy. To eliminuje zbędny stres i napięcia między różnymi działami, oszczędzając nerwy i czas, które często są związane z tak delikatnym zagadnieniem jak urlopy.
Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy mogą szybko i wygodnie zgłaszać swoje potrzeby, a dział kadr jest w stanie bardziej efektywnie przetwarzać wnioski. Poprawa komunikacji wewnętrznej w firmie ma korzystny wpływ na atmosferę pracy, zadowolenie pracowników oraz integrację zespołu.
Cyfrowe rozwiązania a bezpieczeństwo danych
Automatyzacja HR umożliwia skuteczne zarządzanie danymi pracowników poprzez gromadzenie, przetwarzanie i dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, co pozwala na efektywne monitorowanie i optymalizację procesów HR. Poza dbaniem o efektywność pracy należy skupić się także na bezpieczeństwie danych Twoich pracowników.
Aplikacja HR musi spełniać surowe standardy zabezpieczeń technologicznych, takie jak odpowiednie serwery, regularne kopie zapasowe, środki ochrony zewnętrznej, procedury usuwania danych, monitorowanie danych, wykorzystanie silnych haseł i szyfrów. Dostęp do danych powinien być ograniczony tylko do upoważnionych pracowników, aby zapobiec potencjalnym wyciekom informacji.
Niezmiennie ważne jest, aby system działał zgodnie z przepisami RODO i przestrzegał wszystkich procedur dotyczących danych osobowych oraz stosował odpowiednie środki bezpieczeństwa. Pracownicy mający kontakt z danymi osobowymi powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony danych osobowych. Dla bezpieczeństwa firm i ich pracowników istotne jest, aby posiadali oni odpowiednią wiedzę i umiejętności w zarządzaniu poufnymi danymi.
Firmy, które gromadzą i przetwarzają dane, powinny dążyć do utrzymania najwyższych standardów bezpieczeństwa. HRnest spełnia najwyższe założone standardy. Przejdź na stronę bezpieczeństwa, aby dowiedzieć się więcej.
Wdrożenie elektronicznego wniosku urlopowego
Cyfrowy obieg dokumentu wiąże się z automatyzacją i digitalizacją całego procesu. Proces wdrażania jest jednak ekstremalnie prosty. Nie ma potrzeby przeprowadzania szkoleń wśród pracowników, ani rozpisywania poszczególnych procesów na etapy. Najlepsze praktyki opisane są w pomocach, przewodnikach, a także w onboardingu wewnątrz systemu.
Przeniesienie wszystkich potrzebnych informacji odbywa się za pomocą znanego większości klientów programu Excel. Dzięki temu wprowadzenie automatyzacji nie zajmuje firmom więcej niż 1 dzień.
W ramach wsparcia stworzyliśmy także dla Was Akademię HRnest, gdzie za pomocą przechodzenia po systemie dowiesz się podstawowych funkcji aplikacji. Posiadamy także szeroką bazę pomocową, onboarding krok po kroku wewnątrz systemu, a także wyspecjalizowaną kadrę Customer Success, która pomoże Ci z każdą napotkaną wątpliwością.
Co się dzieje z wnioskiem złożonym w HRnest?
Dzięki automatyzacji procesów w firmie wszystkie powtarzalne zadania zostały uproszczone:
- Składanie wniosku: Pracownik po kliknięciu w dodaj wniosek otrzymuje już w połowie uzupełniony formularz. Jego dane zaciągają się automatycznie. Wystarczy, że wybierze datę i kliknie utwórz wniosek.
- Rozpatrzenie wniosku: Gdy wniosek zostanie wysłany osoby odpowiedzialne za jego rozpatrzenie otrzymują automatyczne powiadomienie. Wystarczy jeden przycisk, aby zatwierdzić dotyczącą go decyzję.
- Automatyzowanie danych: W panelu każdego zaangażowanego wniosek informacje są aktualizowane na bieżąco. Każdy z elementów procesu, takie jak kalendarze urlopów, limity urlopowe czy raporty również.
- Archiwizacja wniosku: Każdy wniosek posiada również przejrzystą historię jego rozpatrzenia. Po jego zatwierdzeniu dane są zapisywane elektronicznie, co eliminuje potrzebę przechowywania papierowych wersji.
- Raportowanie: Automatyzacja umożliwia pobieranie najnowszych danych za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki temu część pracy działu hr zostaje zupełnie wyeliminowana. Dane możesz również z łatwością wyszukiwać dzięki prostym w obsłudze filtrom.
- Eksport do K-P: Żmudny proces przenoszenia danych do systemów kadrowo-płacowych również zostaje skrócony do jednego kliknięcia.
Automatyzacja procesów hr to efektywne zarządzanie całą firmą
Automatyzacja procesów HR przyczynia się do efektywności całej organizacji poprzez przyspieszenie procesów biznesowych, usprawnienie codziennej pracy pracowników HR, udział w procesie rekrutacji i wdrażania nowych pracowników, a także optymalizację typowych procesów HR.
HRnest to kompleksowe narzędzie do automatyzacji procesów HR, dzięki którym usprawnisz pracę w zakresie urlopów, delegacji, czasu pracy, a także przechowywania i udostępniania kartotek pracowniczych.
