Oto jest – Kartoteka. Po wprowadzeniu kilku udoskonaleń oficjalnie udostępniamy nowy moduł, który umożliwia pełną kontrolę nad dokumentami, zasobami firmy i kompetencjami pracowników. Kartoteka gromadzi dane o umowach, badaniach lekarskich, szkoleniach BHP, a także o zasobach firmy i umiejętnościach poszczególnych osób. Dzięki temu modułowi zdecydujesz, kiedy chcesz otrzymywać powiadomienia o nadchodzącym końcu ważności dokumentów – już nigdy nie przegapisz terminu ich odnowienia! Jakie funkcjonalności przewidzieliśmy?
Umowy, badania lekarskie, szkolenia BHP
Podstawową funkcją modułu jest zbieranie informacji na temat dokumentów wystawianych dla poszczególnych pracowników. W menu bocznym dzielą się one na trzy kategorie: Umowy, Badania lekarskie i Szkolenia BHP, ale można także przeglądać dokumenty wystawione dla poszczególnych pracowników na ich profilach. Moduł Kartoteka obsługuje wszystkie rodzaje umów (o pracę na czas nieokreślony, o pracę na czas określony, na zastępstwo, na okres próbny, zlecenie, o dzieło, kontrakty), badań lekarskich (wstępne, okresowe, kontrolne, końcowe) i szkoleń BHP (wstępne, okresowe). Do każdej pozycji w systemie można dodać załącznik, co pozwala na przechowywanie skanów dokumentów. Od Działu kadr zależy, czy dokumenty będą udostępniane także pracownikom, a powiadomienia o nachodzącym końcu ich ważności – przełożonym.
Kalendarz
Dzięki niemu Dział kadr będzie miał możliwość kompleksowego przeglądania wpisów dotyczących umów, szkoleń BHP i badań lekarskich. Ponieważ niedopatrzenia w aktach pracowniczych mogą skutkować wysokimi karami Państwowej Inspekcji Pracy – wysokość grzywny za nieważne umowy, badania i szkolenia sięga nawet 30 000 zł – Kartoteka oszczędza nie tylko czas, ale także pieniądze. Pamiętaj, że w razie wypadku pracownika bez aktualnych badań i szkoleń to pracodawca ponosi winę za wypadek, a często jest także zobowiązany do wypłacania renty pracownikowi, który stracił zdrowie w wyniku wypadku w miejscu pracy.
Kompetencje
Następną funkcją modułu jest sekcja Kompetencje, która pozwala na dodawanie do profilów pracowników różnego rodzaju umiejętności, dzięki czemu pomaga wykorzystywać zdolności każdej zatrudnionej osoby. Funkcja została dodana z myślą o przełożonych, którzy delegując zadania, biorą pod uwagę np. biegłą znajomość języka obcego, uprawienia do prowadzenia pojazdów, czy certyfikaty zawodowe – dzięki Kompetencjom łatwiej będzie im przydzielać obowiązki dostosowane do indywidualnych możliwości i preferencji. Tak naprawdę od kreatywności Działu kadr i przełożonych zależy, w jaki sposób będą korzystać z tej sekcji.
Zasoby
Kolejna funkcja to sekcja Zasoby, która pozwoli stworzyć zestawienie narzędzi, sprzętu komputerowego, ubrań roboczych, czy dostępów do aplikacji komputerowych, które są w zasobach firmy, a które przydzielono pracownikom. Dzięki tej funkcji przełożony będzie znał aktualny stan i zapotrzebowanie na nowe stroje robocze czy stanowiska komputerowe, ale także rozwiąże się problem nerwowego poszukiwania roll-upa na konferencję, czy rzutnika przed prezentacją. Z pomocą przyjdzie też opcja, która pomoże określić, kiedy dany zasób został pobrany z firmy, kiedy powinien zostać zwrócony i czy faktycznie został zwrócony w terminie.
Wnioski
Dzięki sekcji Wnioski przyspieszysz ścieżkę składania przez pracowników wniosków dotyczących spraw pracowniczych. Chodzi o wnioski dotyczące wydania określonej dokumentacji jak np. zaświadczenie o zarobkach lub zatrudnieniu, ale tak naprawdę to tylko od Ciebie zależy, jakie typy wniosków stworzysz, nie masz tu żadnych ograniczeń. Po tym, jak pracownik taki wniosek złoży, powiadomienie o rozpatrzeniu przyjdzie do niego drogą mailową. Koniec ze żmudnym pisaniem wniosków, teraz wystarczy kilka kliknięć i gotowe!
Powiadomienia
Nie musisz już pamiętać o nadchodzących terminach końca umów, badań i szkoleń, bo Kartoteka może wysyłać Ci powiadomienia. Przy dodawaniu nowego dokumentu możesz określić, czy chcesz takie powiadomienie dostać, a także na ile przed datą jego wygaśnięcia informacja powinna do Ciebie dotrzeć. Powiadomienia przychodzą zarówno na adres mailowy, jak i na konto Działu kadr w systemie. Może je dostawać także pracownik, którego dotyczą i jego przełożony.
Dzięki Kartotece masz pewność, że wszystko jest na swoim miejscu i zgodnie z terminem, a w razie wątpliwości – możesz szybko przyjrzeć się wszystkich dokumentom, zasobom, czy kompetencjom pracownika bez konieczności wyciągania umów i zaświadczeń.
