Praca zdalna stała się powszechną praktyką na całym świecie, w tym również w Polsce. Od kwietnia 2023 roku została ona sformalizowana i uwzględniona w polskim prawie nadając nowe obowiązki pracodawcom oraz nowe możliwości pracownikom.
Jakie są aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej?
Jakie są normy bezpieczeństwa i higieny miejsca pracy zdalnej?
Czy pracodawca ma prawo do niezapowiedzianej kontroli pracownika?
Co musi się znaleźć w poleceniu wykonywania pracy zdalnej?
Przeczytaj ten artykuł i poznaj nowe zasady wykonywania pracy zdalnej.
Wykonywanie pracy zdalnej
Praca zdalna, zgodnie z wieloma przeprowadzonymi badaniami, udowadnia pozytywne skutki dla pracowników jak i pracodawców.
Z dniem 7 kwietnia 2023 r., możliwość pracy zdalnej może zostać uwzględniona już w trakcie zawierania nowej umowy bądź dodana do umów już istniejących.
Pracownicy, którzy są w stanie wykonywać swoje obowiązki nie przebywając w biurze, niezależnie od wymiaru czasu pracy (etatu) ani rozkładu godzin pracy na dni, mają do wykorzystania 24 dni w roku pracy zdalnej.
Podstawą prawną do uzyskania takiej możliwości jest wystawienie przez pracownika wniosku o okazjonalną pracę zdalną.
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną
Wniosek nie musi zawierać uzasadnienia ani żadnych innych dodatkowych informacji. Musi się tam znaleźć:
- imię oraz nazwisko pracownika
- daty
- adres miejsca wykonywania pracy zdalnej
Wniosek zainteresowanego pracownika nie musi zawierać adresu zamieszkania pracownika. Miejscem pracy zdalnej może być również miejsce publiczne, np. kawiarenka. Przestrzeń ta musi jednak spełniać warunki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz możliwość przestrzegania procedur ochrony danych osobowych.
Obowiązkiem jest więc wcześniejsze uzgodnienie z pracodawcą czy wybór spełnia niezbędne wymogi do wykonywania zawodu. Praca zdalna odbywać się może częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.
Istotną informacja jest także to, że pracownik nie musi podawać powodu wykonywania pracy zdalnej.
Wniosek ten można składać mailowo bądź poprzez system informatyczny, jakim dysponuje firma. System HRnest przygotował już możliwość wystawiania takiego wniosku, która uruchomiona zostanie wraz z dniem wejścia przepisów w życie.
W systemie znajduje się przygotowany wzór, który automatycznie wypełnia wszystkie niezbędne dane, w tym adres pracy zdalnej, przez co jego wystawienie zajmuje dosłownie chwilę. HRnest daje także możliwość ustawienia własnej ścieżki dokumentu, dzięki czemu to Ty kontrolujesz kto musi go zatwierdzić.
Przygotuj swoją firmę na zmiany dotyczące pracy zdalnej!
Uwzględnianie wniosku o pracę zdalną
Pracodawca nie ma obowiązku pozytywnego rozpatrzenia wniosku. Nie działa on na wyjątkowych zasadach, jak np. urlop na żądanie, lecz jak zwykły wystawiony wniosek, tak jak wniosek o urlop wypoczynkowy czy wniosek o urlop bezpłatny.
Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej tylko w wyjątkowych sytuacjach. Należy do nich złożenie wniosku poprzez:
- pracownicę w ciąży
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych
Również wyżej wymienieni pracownicy zobowiązani są do przestrzegania tych samych zasad wykonywania pracy zdalnej, m.in przestrzegania ochrony informacji czy zasad bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej.
Polecenie wykonywania pracy zdalnej
Istnieje także możliwość podjęcia pracy zdalnej z polecenia pracodawcy. Nie musi być ona uwarunkowana, jak dotychczas, okresem stanu nadzwyczajnego czy epidemii, ale także:
- w okresie, w którym siła wyższa spowodowała brak zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej
Kwestia spełniania przez pracodawcę warunków jest bardzo istotnym elementem wyrażenia zgody na pracę zdalną. Pracodawca niezależnie od miejsca pracy bierze odpowiedzialność za jakość otoczenia, w jakim wykonywane są obowiązki pracownika.
Kontrola miejsca pracy zdalnej
Pracodawca ma prawo skontrolować miejsce podanej we wniosku pracy zdalnej ze względu na przestrzeganie zasad w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych, a także zasad BHP.
Kontrola musi zostać przeprowadzona z uprzedzonym wcześniej pracownikiem. Zasady jej przeprowadzenia powinny zostać zawarte w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawieranym między pracownikiem, a pracodawcą. Pracownik musi być świadomy, w jaki dzień oraz w jakich godzinach będzie ona miała miejsce.
Czynności kontrolnie przeprowadzone w mieszkaniu prywatnym nie mogą naruszać prywatności domownika, który podejmuje się pracy zdalnej ani utrudniać korzystanie z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jeśli kontrola ma miejsce w innym miejscu, np. miejscu publicznym, pracodawca zobowiązany jest do poszanowania miejsca pracy oraz osób tam przebywających.
Jeśli pracodawca znajdzie uchybienia od przestrzeganych założeń, może wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika w danym miejscu. Pracownik w określonym przez pracodawcę terminie musi wrócić do przeprowadzania obowiązków w zakładzie pracy. Pracodawca ma obowiązek uprzedzić pracownika o powrocie do miejsca pracy minimum dwa dni wcześniej
Praca zdalna – koszty pracodawcy
Zgodnie z nowym prawem pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi sprzęt do wykonywania zadań oraz pokryć koszty energii elektrycznej wytworzonej przez pełnienie obowiązków.
Ryczałt, ustalony w trakcie zawarcia porozumienia, powinien odpowiadać prognozowanym kosztom, które pracownik poniesie w miejscu wykonywania pracy zdalnejDo kosztów nie dolicza się opłat za przestrzeń roboczą czy wykorzystaną wodę zużytą w miejscu wykonywania pracy.
Dokładne uwzględnienie kosztów powinno zawierać:
- Instalację, serwis i konserwację materiałów i narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych niezbędnych podczas pracy lub pokrycia kosztów związanych z tymi czynnościami
- Pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub zastąpienia ich ryczałtem czy też ekwiwalentem określanym potocznie jako dodatek za pracę zdalną
- Pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu
- Szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy
Praca zdalna w HRnest!
System HRnest przygotowany jest pod zbliżające się zmiany prawne. Przy danych pracownika możesz uwzględnić adres pracy pracownika, a także znajdziesz tam informację w jakie dni wykonywać on będzie swoje obowiązki w tej lokalizacji.
HRnest ułatwi firmową dokumentację oraz komunikację poprzez wprowadzenie składania wniosków online. Pracodawca oraz pracownik będą mieli przejrzystą sytuację odnośnie do pozostałych dni do wykorzystania na pracę zdalną poprzez ograniczenie ustawione w systemie.
W module Kartoteka znajdziesz także możliwość wprowadzenia zasobów, jakie są do niego przypisane oraz wprowadzenia notatek dotyczącej powiązanych z nimi kosztami.
