W dobie postępującej digitalizacja, korzystanie z komputerowych systemów w biznesie staje się coraz bardziej popularne. Elektroniczna kartoteka to narzędzie, które może zrewolucjonizować zarządzanie dokumentacją i procesami w Twojej organizacji. Przejście z tradycyjnego obiegu dokumentów do elektronicznego niesie ze sobą szereg korzyści, które warto znać i wykorzystać.
W tym artykule przedstawimy najważniejsze zalety wprowadzenia elektronicznej kartoteki do Twojej firmy. Dowiesz się, jak można zwiększyć efektywność procesów wewnętrznych, poprawić bezpieczeństwo dokumentów i przyspieszyć dostęp do informacji. Zobaczysz, jak zaawansowane funkcjonalności elektronicznej kartoteki mogą przynieść oszczędność czasu, niezawodność i wygodę pracy. Przekonaj się, że cyfryzacja to nie tylko trend, ale także kierunek, w którym powinny podążać nowoczesne biznesy!
W tekście:
- Dlaczego warto zamienić tradycyjny obieg dokumentów na elektroniczną kartotekę?
- Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.
- Jak elektroniczna kartoteka pomaga w zwiększeniu efektywności pracy w firmie?
- Elektroniczna kartoteka w firmie a ochrona danych osobowych – jak się bronić?
- Skrócenie czasu poszukiwania dokumentów firmowych dzięki elektronicznej kartotece.
- Ile kosztuje platforma HR dla MŚP?
- Najczęściej zadawane pytania
1. Dlaczego warto zamienić tradycyjny obieg dokumentów na elektroniczną kartotekę?
Elektroniczna kartoteka staje się kluczowym elementem funkcjonowania nowoczesnej firmy, oferując szereg korzyści. Przede wszystkim, zastępuje ona tradycyjne, papierowe dokumenty, co nie tylko eliminuje chaos związany z ich przechowywaniem, ale także znacząco upraszcza proces wyszukiwania konkretnych informacji.
Drugim istotnym atutem jest możliwość natychmiastowej i łatwej wymiany informacji między pracownikami. Niezależnie od miejsca i czasu, dostęp do niezbędnych dokumentów jest zawsze na wyciągnięcie ręki, co przyspiesza i usprawnia komunikację w firmie.
Warto również zwrócić uwagę na aspekt ekologiczny i ekonomiczny. Elektroniczna kartoteka to sposób na redukcję zużycia papieru, co przekłada się na mniejsze obciążenie środowiska. Ponadto, pozwala optymalizować koszty w firmie, eliminując wydatki na druk i fizyczne przechowywanie dokumentów.
Kolejnym argumentem przemawiającym za elektroniczną kartoteką jest bezpieczeństwo danych. Kontrola dostępu i zintegrowane systemy zabezpieczeń minimalizują ryzyko kradzieży czy utraty kluczowych informacji.
Inwestycja w elektroniczną kartotekę to więc strategia, która przynosi konkretne korzyści – zwiększa efektywność pracy, oszczędza czas i pieniądze oraz przyczynia się do ochrony środowiska.
2. Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.
Elektroniczna kartoteka to niezastąpione narzędzie do zarządzania dokumentami w firmie. Dzięki temu systemowi, dokumenty są łatwo dostępne, bezpieczne i chronione przed utratą. Umożliwia on szybkie przeszukiwanie i sortowanie dokumentów, a także kontrolowanie dostępu do nich.
Automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem dokumentami przyspiesza pracę i pozwala oszczędzić czas oraz zasoby. Przypisanie dokumentów do poszczególnych pracowników, działów czy całej firmy oraz oznaczenie wymaganego potwierdzenia zapoznania się z nimi, ułatwia zarządzanie i przyspiesza proces onboardingu nowych pracowników.
Składanie wniosków do działu HR jest możliwe za pomocą panelu pracowniczego, co znacznie przyspiesza komunikację i przepływ informacji. Automatyczne powiadomienia gwarantują, że nie ominą Cię ważne terminy, takie jak daty ważności umów czy terminy szkoleń BHP.
W rezultacie, elektroniczna kartoteka poprawia organizację i efektywność pracy, przyczyniając się do osiągania lepszych wyników biznesowych.
3. Jak elektroniczna kartoteka pomaga w zwiększeniu efektywności pracy w firmie?
Kartoteka taka umożliwia łatwe przypisywanie dokumentów do konkretnych pracowników oraz szybki dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Pozwala to na wydajne zarządzanie dokumentami pracowniczymi oraz szybkie weryfikowanie, czy pracownicy się z nimi zapoznali. Ponadto, za pomocą systemów elektronicznego obiegu dokumentów łatwiej można zapanować nad ważnymi terminami i rozliczeniami, co zwiększa kontrolę nad procesami w firmie.
W połączeniu z innymi modułami systemów HR ułatwia ona również rejestrowanie obecności pracowników, czasu pracy, monitorowanie ich postępów oraz planowanie zadań, co zwiększa efektywność pracowników i pozytywnie wpływa na rozwój firmy. To wszystko składa się na zwiększenie efektywności pracy, która przekłada się na osiąganie lepszych wyników biznesowych.
4. Elektroniczna kartoteka w firmie a ochrona danych osobowych – jak się bronić?
W dzisiejszych czasach, gdy wiele firm przechowuje swoje dane elektronicznie, ochrona danych osobowych jest niezwykle ważna. Kartoteki elektroniczne, zawierające informacje o klientach czy pracownikach, są szczególnie podatne na cyberataki i kradzież lub zniszczenie danych. Aby bronić się przed takimi incydentami, firmy powinny stosować rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo, takie jak np. szyfrowanie danych, regularne aktualizowanie oprogramowania lub aplikacji, dokładne logowanie informacji oraz ograniczanie dostępu do kartotek.
Warto również szkolić pracowników, aby byli świadomi zagrożeń związanych z przechowywaniem informacji, a także informować klientów o polityce ochrony prywatności. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, firma powinna szybko reagować i poinformować o tym organy odpowiedzialne za ochronę danych, a także osoby, których dane zostały naruszone. Odpowiednie środki ostrożności mogą pomóc zminimalizować ryzyko utraty danych osobowych i zwiększyć zaufanie kontrahentów.
Sprawdź jak HRnest podchodzi do tematu bezpieczeństwa.
5. Skrócenie czasu poszukiwania dokumentów firmowych dzięki elektronicznej kartotece.
Dzięki elektronicznej kartotece znacznie skrócono czas poszukiwania dokumentów. Kiedy jeszcze wszystkie dokumenty były trzymane w papierowej formie, praca biurowa była bardzo męcząca i czasochłonna. Konieczne było przeszukiwanie półek, kuferków i archiwów w poszukiwaniu niezbędnych materiałów, co zwykle wiązało się z niepotrzebnymi stratami czasu.
Teraz, dzięki elektronicznemu systemowi pozyskiwania dokumentów, wyszukiwanie potrzebnych informacji zajmuje zaledwie kilka minut. Wszystkie materiały są poukładane w wygodny i łatwy do przeszukiwania sposób, dzięki czemu pracownicy firmy zyskują na czasie i mogą lepiej skupić się na wykonywaniu obowiązków zawodowych. Elektroniczna kartoteka to nie tylko oszczędność czasu, ale również lepsza organizacja pracy oraz likwidacja zbędnych dokumentów, co wpływa korzystnie na ogólny stan firmy.
6. Ile kosztuje platforma HR dla MŚP?
Ceny platform HE zależą od liczby pracowników oraz wybranych modułów (funkcjonalności). Wybierając rozwiązanie HRnest płaci się tylko za aktywnych pracowników oraz wybrane moduły. Cennik jest elastyczny i zbudowany dla małych i średnich firm. Naszymi klientami są firmy od 10 do 1000 osób.
Wybierając moduł Urlopy oraz Kartoteka będziemy płacić 8 złotych za pracownika miesięcznie, wybierając rozliczenie rocznie. Dla 50 osobowej firmy jest to miesięczny koszt 400 złotych. Podane cenny są netto, bez uwzględnienia podatku VAT.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, elektroniczna kartoteka jest bezpieczna. Wszelkie dokumenty są zabezpieczane przed utratą lub usunięciem, a dostęp do nich zależy od uprawnień pracowniczych.
System elektronicznej kartoteki pozwala na szybszy dostęp do dokumentów poprzez wyszukiwanie i przechowywanie ich w jednym miejscu. Wszelkie procesy decyzyjne są o wiele szybsze i bardziej efektywne, co zwiększa wydajność pracowników.
Elektroniczna kartoteka to narzędzie umożliwiające przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej, co usprawnia działanie przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do ręcznego obiegu na papierze, elektroniczny obieg dokumentów księgowych i nie tylko, pozwala zaoszczędzić czas i ryzyko utraty dokumentów.
W elektronicznej kartotece można przechowywać różnego rodzaju umowy, faktury, dokumenty księgowe, urlopy oraz inną dokumentację firmową.
Zalety elektronicznej kartoteki przeważają nad kosztami systemu. Elektroniczna dokumentacja pozwala na oszczędność papieru i przestrzeni pozwalającej na przechowywanie dokumentów w formie papierowej, co jest szczególnie ważne dla posiadaczy dużych archiwów. Ponadto elektroniczna platforma pozwala na zwiększenie wydajności pracowników i optymalizację procesów.
