Na przestrzeni lat przepisy prawa są aktualizowane. Coraz więcej formalnych obowiązków wykonywać można w przestrzeni internetowej. Każdy pracownik powinien mieć do swoich danych bezpośredni dostęp oraz stałe poczucie bezpieczeństwa, zapewniane przez firmę. Zebraliśmy najważniejsze kwestie związane z dokumentacją pracowniczą i odpowiedzieliśmy na często zadawane pytania:
- Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
- Które wnioski o nieobecność muszą być drukowane?
- Jak powinien wyglądać obieg dokumentów w firmie?
- Jak dbać o transparentność danych?
- Jak dbać o bezpieczeństwo danych?
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty pracownicze?
Prawo bezpośrednio określa okres przechowywania dokumentów, które wynosi między 10, a 50 lat. Jest to zależne od rozpoczęcia okresu zatrudnienia oraz spełnionych warunków (przekazanie do ZUS oświadczenia oraz Raportu informacyjnego).
Polskie prawo pozwala na elektroniczną oraz papierową wersję prowadzenia dokumentacji. W naszym systemie znajdują się wzory dokumentów, których wypełnienie zajmuje chwilę. Wszystkie są bezpiecznie przetrzymywane w pełni uprawnionym do tego systemie, który dodatkowo sam przygotuje dla Ciebie gotowe raporty.
Na wypadek kontroli HRnest zapewnia możliwość szybkiego wyfiltrowania danych, zależnie od Twoich potrzeb. Możesz pobrać samą listę wniosków, zebrać dane odnośnie jednego pracownika bądź całego zespołu czy sprawdzić wnioski według czasu trwania, by zapewnić o egzekwowaniu minimalnie 14-dniowego urlopu swoich pracowników posiadających umowę o pracę.
Które wnioski o nieobecność muszą być wydrukowane?
Pomimo możliwość prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, niektóre wnioski trzeba składać także w wersji papierowej. Do podstawowych, dostępnych w systemie wniosków, które trzeba wydrukować należą:
- urlop macierzyński
- urlop ojcowski
- urlop rodzicielski
- urlop na poszukiwanie pracy
- urlop bezpłatny
System HRnest informuje Cię, gdy wystawiany wniosek wymaga wydrukowania.
Jest to zależne od Kodeksu Pracy, w którym określone jest to bezpośrednio przy wybranych wnioskach (na przykład: art. 174, art. 179, art. 182 KP).
Jak powinien wyglądać obieg dokumentów w firmie?
Instrukcja przebiegu dokumentów nie jest opisana w prawie. Skonstruowanie drogi obiegu dokumentu powinno nastąpić według wewnętrznych ustaleń firmy i uwzględniać osoby wyznaczone na każdym ich etapie:
- rejestrowania dokumentów,
- porządkowania dokumentów,
- klasyfikacji dokumentów,
- archiwizacji dokumentów.
Wszystkie te aspekty można zoptymalizować w naszym systemie. W HRnest możesz także zindywidualizować ścieżkę zatwierdzania pod strukturę swojej firmy.
Jak dbać o transparentność danych?
Przede wszystkim stała transparentność buduje zaufanie wobec innych pracowników, a także przełożonych. Tworzy zdrowe i zaangażowane środowisko pracy, w którym rozwój firmy jest głównym celem, a popełnienie błędu czynnością ludzką. Warto więc dbać o bezpośredni dostęp pracownika do niezbędnych dla niego informacji, ale również o zabezpieczanie danych, których widzieć nie powinien.
W HRnest możesz ustawić dostęp danych – dla pracownika, działu czy kierownika. Kontrolowany przez przełożonych podgląd grafików, wniosków, dokumentacji stanowi podstawę do poczucia równości i bezpieczeństwa wśród pracowników.
Jak dbać o bezpieczeństwo danych?
Niedbanie o legalne pobieranie oraz przetwarzanie danych, może skutkować ogromnymi karami pieniężnymi. Warto przede wszystkim dbać o szyfrowanie danych, bezpieczne lokowanie ich w dobrze strzeżonym miejscu bądź systemie, a także o tworzenie zapasowych kopii baz danych. Wszystkie z tych wymogów spełniane są w naszej aplikacji. Dodatkowo dla naszych klientów posiadamy przejrzysty zbiór informacji o polityce prywatności oraz oferujemy stały kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych.
Dbaj o bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej. Zapewnij pracownikom transparentność oraz spokój. Twórz i przechowuj dane zgodnie z prawem.
