Wielu właścicieli małych firm zapomina o 1 z najważniejszych aspektów prawidłowego funkcjonowania ich przedsiębiorstwa. Mowa oczywiście o działaniach HR. Prowadzenie dokumentacji, pilnowanie budżetu firmy, czy efektywnego onboardingu – to tylko niektóre z aspektów, których zarządzaniem zajmuje się dział HR.
W małej firmie posiadanie osobnego działu HR wydawać się może zbędne, ale czy na pewno tak jest?
Przeczytaj artykuł i dowiedz się:
- Jakie są główne zadania HR?
- W jaki sposób dział kadr może przyczynić się do rozwoju firmy?
- Czy warto zdecydować się na outsourcing procesów HR?
- Jakie są najlepsze systemy HR na rynku dla małych firm?
Dlaczego warto zainwestować w HR
Usprawnienie procesów HR, ściąga z barków szefa problemy formalne dotyczące umów czy terminów. Jako szef znajdziesz dzięki temu więcej czasu oraz energii na rozwój i skalowanie swojego biznesu.
To, jak powinien wyglądać Twój dział HR, zależy od wielu czynników takich jak struktura czy wielkość firmy. W małych firmach wiele zadań HR często spada na pojedyncze osoby, np. kierowników poszczególnych działów. W takiej sytuacji warto zadbać o jednolitość przebiegu tych procesów. Buduje to poczucie równości, transparentności oraz zapewnia stabilność i spokój wszystkim pracownikom. Przyśpiesza podejmowanie działań, obieg dokumentów, a także usprawnia komunikację.
Jako szef, znasz się na usługach czy produkcie, który oferujesz. Zadania HR, poza tym, że często nie były zawarte w Twoim życiowym doświadczeniu, wcale nie są przyjemną i prostą sprawą. Warto pamiętać, że każde z tych zadań to poświęcony czas, pieniądze, ale jest to przede wszystkim także jakość, która tworzy wizerunek i opinię na temat Twojej marki. Jest to bardzo ważne, ponieważ jej jakość i odbiór to przyszłość Twojej firmy na rynku.
Zewnętrzne systemy czy profesjonaliści są tanim rozwiązaniem, które zapewnią Ci mniejszą ilość niezbędnych osób zajmującymi się procesami HR, a także pozwolą Ci na utrzymanie własnej kultury i struktury organizacji. Zautomatyzują i zadbają o poprawność procesów, pozbywając się wielu zbędnych czynności, które oszczędzą czas Twój oraz Twoich pracowników.
Zadania działu HR
Zgodność z prawem i pilnowanie dokumentacji
Prawo stale ulega zmianom. Bycie na bieżąco z prawami i obowiązkami dotyczącymi zatrudniania pracowników jest ważnym, ale również bardzo czasochłonnym zadaniem. Posiadanie osoby będącej na bieżąco z regulacjami dotyczącymi miejsca pracy, zawartych umów czy przechowywania dokumentów może zabezpieczyć Cię przed błędami, których skutkiem mogą być nałożone kary, np. duże kary finansowe. Warto posiadać w swojej firmie profesjonalistę, wyposażonego w odpowiednią wiedzę i doświadczenie, który zabezpieczy Cię przed grożącymi, często nawet nieuświadomionymi, niebezpieczeństwami.
Pilnowanie czasu i jakości pracy
Do zadań HR należy pilnowanie abstynencji, urlopów, harmonogramów, czyli płynności pracy, ponieważ to ona zapewnia funkcjonalność i rozwój. Usprawnienie tych procesów pozwoli Ci skupić się na efektywności Twojej firmy, którą badać można np. za pomocą przelicznika KPI – kluczowych wskaźników efektywności. Przedstawiają one, za pomocą konkretnych danych, jak skutecznie osoby zaangażowane w biznes osiągają, najważniejsze dla nich, założone cele. Zebrane dane skutecznie informują o realizacji etapów wspólnej misji czy jakości pracy na konkretnych stanowiskach. Pomaga to podejmować odpowiednie decyzje w szybszym czasie, opierając się na rzetelnych dowodach, a także zaplanować całą przyszłą strategię, dopasowaną do aktualnej sytuacji.
Prawidłowy budżet
Zadaniem, należącym do obowiązków HR, jest także pilnowanie odpowiedniego wynagrodzenia, które powinno być różne zależnie od pełnionej funkcji, stażu pracy czy sytuacji gospodarczej. Dbanie o budżet to nie tylko pilnowanie wypłat, ale także zapewnianie dodatkowych świadczeń, dobrej jakości miejsca i narzędzi pracy, odszkodowań czy wydatków na dodatkowe benefity.
Prawidłowe rekrutowanie pracowników
Tworzenie nowego stanowiska pracy jest tak naprawdę rezultatem potrzeby wypełnienia luki w nieprawidłowym, na tym etapie, przepływie pracy. W małym przedsiębiorstwie szefostwo zazwyczaj jest świadome, które działy dają sobie radę z powierzonymi obowiązkami, a które nie. Posiadanie jednak osoby, która przygotuje kuszące ogłoszenie o pracę, stworzy klucz wymagań wobec nowego pracownika, zapozna się z wszystkimi CV, przeprowadzi rozmowy, a także podejmie finalną decyzję, uwarunkowaną znajomością potrzeb i sprawną komunikacją z innymi pracownikami, może być ogromną oszczędnością czasu.
Onboarding
Dbanie o onboarding może przynieść duże korzyści biznesowe – zmniejszy rotacje pracowników, a także zwiększy ich zaangażowanie w wykonywanie pracy. Dział HR powinien kompleksowo zająć się tym procesem, poświęcając czas nowemu pracownikowi, jego samopoczuciu, świadomości działań i celu, a także wpasowaniu się do drużyny. Warto skupić się na modelu 4C przygotowanym przez T.N. Bauer, który zawiera:
- Culture – wdrożenie do kultury organizacji, zaznajomienie z wizją i misją firmy, powtarzające się rytuały i nieformalne zasady
- Clarification – klarowne przekazanie roli, zadań i oczekiwań wobec nowego pracownika
- Connection – budowanie relacji, wprowadzenie do zespołu, zaznajomienie z kluczowymi rolami współpracowników
- Compliance – uzupełnienie kwestii formalno-prawnych, które są niezbędne do legalnego wprowadzenia pracownika
Jest to holistyczny model przeprowadzania onboardingu. Wymaga on jednak czasu, a także zaangażowania osoby odpowiedzialnej za wdrożenia.
Employee Experience (EX)
Employee Experience to dbanie o odczucia pracowników na każdym etapie pracy. Jest to m.in. dbanie o ich rozwój, klarowne zarządzanie pracą, dodatkowe benefity, komunikacja wewnętrzna, poczucie zadbania o DEI (równość, różnorodność, integracja) w miejscu pracy, a także zbieranie feedbacku czy nawet przyjazny offboarding. Dlaczego warto zadbać o każdy z tych aspektów? Badania Gallupa pokazują, że pracownicy, którzy są zadowoleni z pracy są również bardziej produktywni.
Struktura i kultura przedsiębiorstwa
Dział HR odpowiedzialny jest także za świadomość pracowników oraz osób z zewnątrz – jakie wartości prezentuje Twoja firma. Pokazuje również jaki jest jej cel, za co jest odpowiedzialna, w jaki sposób działa oraz jak to wprowadza. Każdy pracownik powinien znać swoje obowiązki oraz wkład, którym przyczynia się do rozwoju firmy. Dobrym sposobem jest opracowanie przewodnika czy podręcznika zawierającego formalne, ale także mniej formalne informacje dotyczące przestrzeganej kultury czy wewnętrznej komunikacji. Dbanie o opinię na temat małego przedsiębiorstwa są bardzo istotne, ponieważ mogą łatwo wpłynąć na decyzję kontrahentów czy nowych pracowników w kwestii podjęcia współpracy.
Outsourcing HR
Jedną z możliwości małych firm, aby sprostać wszystkim tym zadaniom, jest podjęcie współpracy z zewnętrznymi organizacjami ds. zatrudnienia profesjonalnego (PEO). Firmy te posiadają profesjonalistów, którzy za opłatą zajmą się m.in. listą płac, świadczeniami, sprawami prawnymi/kadrowymi czy dodatkowymi benefitami.
Przed podjęciem takiej współpracy warto jednak przeliczyć związane z tym zyski i straty. Ważne jest, aby zapoznać się z zagrożeniami, np. związanymi z bezpieczeństwem danych swoich pracowników, ale z drugiej strony, atrakcyjnością oddania dużej części obowiązków w inne, bardziej doświadczone ręce.
Warto pamiętać również, że przenosi to część kultury Twojej firmy do korporacji zewnętrznej. Może to być istotne w momencie dbania o zmianę wizerunku firmy, a także możliwości łatwiejszego wprowadzania zmian, w momencie, gdy firma będzie się rozrastać. Dlatego korzystanie z pomocy zewnętrznej powinno być zawsze Twoją kontrolą.
Najlepsze systemy HR
W zarządzaniu procesami HR nie tylko istotna jest ilość zadań, ale także ich waga. Pilnowanie każdego z tych aspektów, wiąże się z budowaniem wizerunku Twojej marki, satysfakcją pracowników, a także działaniem zgodnym z prawem. Na naszym blogu przygotowaliśmy spis aplikacji, które usprawnią Twoją pracę i pomogą Ci sukcesywnie prowadzić Twoją firmę.
M.in. znajdziesz tam systemy takie jak:
- Expensify – pomoże Ci zarządzać wydatkami Twojej firmy
- Infakt – usprawni procesy rejestrowania kosztów firmy
- Slack – ułatwi wewnętrzną komunikację
Poza aplikacjami, które zajmują się konkretnym działem, warto przyjrzeć się narzędziom holistycznym, dzięki którym zadania należące do działu HR, wykonasz w jednym miejscu.
HRnest – zaopiekuje się urlopami, czasem pracy, dokumentacją, a nawet delegacjami
Dzięki temu systemowi możesz zindywidualizować procesy według własnych potrzeb, np. samemu określić przebieg dokumentów, stworzyć własne urlopy i ograniczyć złożenie wniosku do 3 kliknięć w aplikacji. Możesz również ustawić przypomnienia do istotnych świadczeń (np. BHP), dzięki którym dopilnujesz prawnych obligacji dotyczących pracownika.
Taki zewnętrzny system jest tanim rozwiązaniem, który zapewni Ci mniejszą ilość niezbędnych osób w dziale HR, a także pozwoli Ci na utrzymanie własnej kultury i struktury organizacji.
Najlepsze rozwiązania HR dla małych firm
Dbanie o firmę, jakość pracy, zadowolenie pracowników czy jej wizerunek, wymaga dużej dokładności i poświęcenia ogromnej ilości czasu. Zadbanie o sprawny przebieg procesów HR na dłuższą metę oznacza integralność i bezpieczeństwo i związany z tym wszystkim rozwój. Dla Ciebie, ale przede wszystkim dla firmy, sprawny HR to długofalowe zyski – warto poświęcić mu czas i zainwestować w swoją przyszłość.
