Close
Szukaj
Close this search box.

Jak naliczać wynagrodzenie za nadgodziny?

jak naliczać wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

Nadgodziny są często nieuniknione w wielu dziedzinach pracy. A wraz z dodatkowymi godzinami pracy, pojawiają się pytania dotyczące wynagrodzenia pracownika wynikające z dodatkowej pracy. Jak obliczyć dodatek stanowiący wynagrodzenie pracownika wynikające z nadgodzin? Każdy pracodawca musi przestrzegać uregulowanego prawnie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, a każdy pracownik ma prawo do odpowiedniego wynagrodzenia.

Niemniej jednak, sposób naliczania nadgodzin może różnić się w zależności od umowy zawartej między pracodawcą i pracownikiem. Obaj muszą ustalić wynagrodzenie za nadgodziny oraz ich limit. Istotne jest również prawidłowe rozliczenie podatkowe i ubezpieczeniowe w związku z pracą wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy. W tym artykule przedstawimy sposoby naliczania wynagrodzenia za nadgodziny oraz przedstawimy niezbędne informacje, które pomogą w prawidłowym wyliczeniu wynagrodzenia. 


1. Nadgodziny a wynagrodzenie – co na to Kodeks Pracy?

Nadgodziny to praca wykonywana poza standardowym czasem pracy przewidzianym w regulaminie lub umowie o pracę. Kodeks pracy stanowi, że godziny nadliczbowe pracownik otrzymuje tylko za zgodą pracodawcy i tylko w określonych sytuacjach, takich jak konieczność wykonania pilnych prac lub potrzeba nadrobienia zaległości. Wynagrodzenie za nadgodziny powinno być wyższe niż wynagrodzenie za standardową pracę, co określa Kodeks pracy.

Pracownik może otrzymać za godzinę nadliczbową wynagrodzenie wynoszące nie mniej niż 150% podstawowej stawki wynagrodzenia za pracę. Jeśli jednak umowa zbiorowa pracy lub regulamin pracy przewiduje wyższą stawkę za godzinę nadliczbową, to przysługuje pracownikowi ta wyższa stawka. Istnieją również ograniczenia, ile godzin nadliczbowych pracownik może wykonywać w ciągu tygodnia. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracownika, w tym dbałość o właściwy czas odpoczynku, co jest szczególnie ważne w przypadku wykonywania nadgodzin. 


2. Ograniczenia w nadgodzinach i ich wpływ na wynagrodzenie pracownika

W Polsce istnieją ograniczenia w ilości nadgodzin, które pracownik może odpracować w ciągu tygodnia. Kodeks pracy określa maksymalny tygodniowy wymiar czasu pracy na 48 godzin, nawet w sytuacji, gdy jest to wymagane do przeprowadzenia działań ratunkowych. Dodatkowo, prawo wyznacza, że ilość godzin nadliczbowych wynikających z wyjątkowych wymagań ze strony pracodawcy nie powinna przekraczać 150 godzin w roku kalendarzowym.

Pomimo to, prawodawca przewidział możliwość ustalenia innego limitu godzin nadliczbowych w ciągu roku kalendarzowego, niż ten standardowy, poprzez regulamin pracy lub umowę o pracę. Ograniczenia te zostały wprowadzone w celu ochrony zdrowia pracowników i zapobieżenia przemęczeniu. Wpływają one także na wynagrodzenie miesięczne pracownika, gdyż nadgodziny są wypłacane z wyższą stawką niż godziny zwykłe

Pracownik, który jest zatrudniony na stałe i odpracowuje wiele godzin nadliczbowych, może liczyć na znacznie wyższe wynagrodzenie niż jego współpracownicy, którzy nie wykonują tego typu pracy. Jednak nie należy zapominać, że nadgodziny mogą wpływać negatywnie na zdrowie i życie prywatne pracownika, dlatego  pracodawcy muszą pamiętać, że podczas pracy w godzinach nadliczbowych należy dbać o bezpieczeństwo swoich pracowników.


3. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe – jakie warunki musi spełnić pracodawca?

Wynagrodzenie za nadgodziny jest jednym z najbardziej kontrowersyjnych tematów w polskiej branży zatrudnienia. W kontekście nadgodzin, obowiązki pracodawcy są jasno zdefiniowane przez Kodeks Pracy. Przede wszystkim, pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem wszelkie kwestie dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i zapewnić, że wynagrodzenie za taką pracę jest wyższe niż za standardowe godziny pracy.

Kolejnym istotnym aspektem jest ograniczenie liczby godzin nadliczbowych, które pracownik może wykonywać w ciągu tygodnia. Pracodawca ma obowiązek monitorowania i przestrzegania tych limitów. Nadgodziny nie mogą przeciążać pracownika, który powinien mieć czas na odpoczynek i regenerację sił.

Ponadto, pracodawca musi prawidłowo rozliczać godziny nadliczbowe i uwzględniać je w dokumentach płacowych pracownika. Wynagrodzenie za nadgodziny powinno być wypłacone wraz z wynagrodzeniem za podstawowe godziny pracy lub w innym terminie określonym w umowie o pracę. 


4. Zasady naliczania wysokości dodatku za pracę w nadgodzinach

Wysokość wynagrodzenia za nadgodziny zależy od wielu czynników określonych w ustawie o czasie pracy. Podstawowe stawki godzinowe w tym przypadku są ustalone według minimalnej krajowej płacy za pracę. W przypadku nadgodzin pracownik ma prawo do otrzymania wynagrodzenia za godzinę pracy zwykłej powiększonej o określony procent. Wysokość tego procentu ustala się na poziomie co najmniej 50% stawki godzinowej wynikającej z umowy o pracę.

Z kolei, w przypadku wykonywania pracy w godzinach nocnych, świątecznych lub w niedziele pracownik ma prawo do bardziej atrakcyjnej stawki godzinowej. Dodatkowo, jeśli nadgodziny wykonuje się w ramach tzw. dyżuru, to obowiązuje dodatek w wysokości 100 procent. Pracodawca ma obowiązek przestrzegania przepisów i naliczania wynagrodzenia za nadgodziny zgodnie z ustawą o czasie pracy. 


5. Jakie składniki wpływają na ostateczne dodatek za nadgodziny?

Ostateczne dodatek za nadgodziny zależy od kilku składników wynagrodzenia za czas pracy. Pierwszym z nich jest stawka godzinowa pracownika. Im wyższa, tym większe będzie ostateczne wynagrodzenie. Kolejnym elementem jest czas pracy. Zazwyczaj stosuje się różną stawkę za nadgodziny w zależności od czasu pracy, np. po 8 godzinach praca jest opłacana z dodatkiem, po kolejnych 4 godzinach z wyższą stawką. Liczba godzin przepracowanych przez pracownika również wpływa na ostateczne wynagrodzenie. Im więcej nadgodzin, tym wyższe wynagrodzenie.

Ważnym aspektem jest także dzień tygodnia i godzina wykonywanej pracy. Praca w weekend czy nocą jest zazwyczaj lepiej płatna niż w ciągu dnia w tygodniu. Na wysokość stawki mają również wpływ dodatki finansowe wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika. Ostateczne wynagrodzenie za dodatkową pracę uzależnione jest również od umowy pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, a także od krajowych przepisów prawa pracy. 


6. Sposoby obliczania wynagrodzenia za nadgodziny w praktyce

W praktyce istnieje kilka sposobów obliczenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Najbardziej powszechna metoda, aby wyliczyć stawkę za godziny nadliczbowe wygląda następująco:

Najpierw liczymy normalne wynagrodzenie, które definiowane jest jako płaca, którą pracownik regularnie i ciągle otrzymuje. Składa się ona z następujących elementów:

  • zasadniczego wynagrodzenia, czyli osobistej stawki zaszeregowania;
  • innych stałych elementów wynagrodzenia, które mogą obejmować dodatek za staż pracy, dodatek funkcyjny, stałą premię, oraz inne ustalone dodatki.

Następnie obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny, konieczne jest:

  • zsumowanie stałych elementów wynagrodzenia;
  • podzielenie wynikowej sumy przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu, co daje stawkę za jedną godzinę;
  • pomnożenie otrzymanej stawki za godzinę przez liczbę godzin nadliczbowych, które pracownik przepracował.

Następnie mnożymy otrzymaną kwotę przez procent dodatku za nadgodziny (najczęściej 50% lub 100%). I dodajemy do normalnego wynagrodzenia za nadgodziny.

Przeanalizujmy te kroki na konkretnym przykładzie.

Załóżmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł. Dodatkowo otrzymuje dodatek stażowy w wysokości 200 zł oraz dodatek funkcyjny 300 zł. W danym miesiącu do przepracowania było 160 godzin, ale w przepracował dodatkowo 10 godzin nadliczbowych. Dodatek za nadgodziny wynosi 50%.

Najpierw obliczamy całkowite wynagrodzenie, czyli sumę wynagrodzenia zasadniczego i stałych dodatków: 4000 zł + 200 zł + 300 zł = 4500 zł.

Następnie obliczamy stawkę za jedną godzinę pracy, dzieląc całkowite wynagrodzenie przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu: 4500 zł / 160 godz. = 28,125 zł za godzinę.

Teraz obliczamy normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, mnożąc stawkę za godzinę przez liczbę godzin nadliczbowych: 28,125 zł/godz. * 10 godz. = 281,25 zł.

Na koniec obliczamy dodatek za nadgodziny. Biorąc pod uwagę, że dodatek wynosi 50%, obliczamy 50% z normalnego wynagrodzenia za nadgodziny: 0,5 * 281,25 zł = 140,625 zł.

Dodajemy tę kwotę do normalnego wynagrodzenia za nadgodziny, aby uzyskać łączne wynagrodzenie za nadgodziny: 281,25 zł + 140,625 zł = 421,875 zł.

Zatem pracownik, który przepracował 10 godzin nadliczbowych, otrzyma dodatkowo 421,88 zł (zaokrąglając do dwóch miejsc po przecinku).


7. Zasady naliczania wynagrodzenia za przepracowanie godzin nadliczbowych w różnych branżach

W różnych branżach istnieją zróżnicowane zasady naliczania wynagrodzenia za nadgodziny. W sektorze budowlanym nadgodziny są rozliczane według minimalnych stawek ustalonych w przepisach, natomiast w sektorze IT wynagrodzenie dodatkowe za godziny ponadwymiarowe może być ustalane indywidualnie. Dla pracowników sektora usługowego zmiany są często niestandardowe, co wymaga elastycznego podejścia do naliczania wynagrodzenia za nadgodziny. Wielu pracowników jest zatrudnianych na podstawie umów o dzieło lub kontraktów, co dodatkowo utrudnia ustalenie stawek.

W każdej branży istnieją jednak przepisy prawne, które określają minimalne stawki godzinowe i zasady naliczania wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy. Pracodawcy powinni pamiętać o przestrzeganiu tych przepisów, aby zapewnić sprawiedliwe wynagrodzenie swoim pracownikom. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z ekspertami. 


8. Odbiór wolnego za nadgodziny

W niektórych sytuacjach, zamiast dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, pracownik może zdecydować się na odbiór wolnego czasu. Ta opcja jest często atrakcyjna dla osób, które cenią sobie równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Czas wolny może być udzielony pracownikowi na jego żądanie lub z inicjatywy pracodawcy. Gdy pracownik złoży wniosek o czas wolny, który chciałby wykorzystać w wybranym przez siebie momencie, pracodawca musi mu to umożliwić, stosując proporcję 1:1. Innymi słowy, dwie godziny nadgodzin przekładają się na dwie godziny czasu wolnego.

Z drugiej strony, jeżeli to pracodawca decyduje o wyznaczeniu czasu wolnego za nadgodziny, stosowana jest inna proporcja – 1:1,5. W praktyce oznacza to, że za każde dwie godziny nadliczbowe pracodawca jest zobligowany udzielić pracownikowi trzy godziny wolnego czasu do końca okresu rozliczeniowego.

Pamiętaj, że odbiór wolnego za nadgodziny musi być prawidłowo zarejestrowany i udokumentowany, aby zapewnić przejrzystość i zgodność z prawem. Opcja ta może być korzystna dla pracowników, którzy cenią sobie elastyczność i możliwość balansowania między obowiązkami zawodowymi a prywatnymi.


9. Jakie dokumenty powinny potwierdzać czas pracy w godzinach nadliczbowych? 

Jakiekolwiek nadgodziny są wykonywane, powinny być poprzedzone uzgodnieniem warunków z pracodawcą i odpowiednio potwierdzone dokumentem umownym. Pracownik powinien potwierdzić wykonywanie nadgodzin podpisanym przez pracodawcę meldunkiem czasowym lub innym analogicznym dokumentem. Można tego dokonać również poprzez system do rejestracji czasu pracy HRnest. Rozliczenie nadgodzin również powinno być potwierdzone stosownymi dokumentami, takimi jak lista płac czy polecenia przelewów. 

W przypadku sytuacji, gdy pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za wykonanie nadgodzin, może złożyć skargę na swojego pracodawcę wraz z dokumentacją potwierdzającą ich wykonywanie. Bez udokumentowania wykonanych nadgodzin, pracownik może mieć trudność w uzyskaniu należnego mu wynagrodzenia. Dlatego ważne jest ich dokumentowanie od samego początku, aby uniknąć nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem. 

Sprawdź jak skutecznie prowadzić ewidencję czasu pracy w swojej firmie.

10. Co zrobić, gdy pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za wykonane nadgodziny? 

Jeśli pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za nadgodziny, powinien jak najszybciej skontaktować się z działem kadr lub pracodawcą. Najpierw należy sprawdzić, czy nie ma jakiegoś błędu w systemie płatności lub czy czas pracy został poprawnie odebrany. Jeśli to nie pomaga, można napisać oficjalne pismo do pracodawcy, w którym zostanie przedstawiona sytuacja oraz żądanie wypłaty uzależnione od czasu trwania nadgodzin.

Warto również pamiętać, że nadgodziny mają określone limity w ciągu tygodnia lub miesiąca, zależnie od umowy o pracę, i ich przekroczenie wymaga specjalnych uzgodnień pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeśli wszystkie próby negocjacji zakończą się niepowodzeniem, pracownik może skorzystać z pomocy związków zawodowych lub złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzoru. Ważne jest, aby każdy pracownik otrzymał wynagrodzenie za swoją pracę, w tym także za nadgodziny, które wykonywał. 

Najczęściej zadawane pytania

Praca w godzinach nadliczbowych to praca wykonywana poza regularnym czasem pracy określonym przez rozkład czasu pracy, który został ustalony, zgodnie z kodeksem pracy. Wynagrodzenie za nadgodziny powinno być wyższe niż wynagrodzenie za normalne godziny pracy. 

Dodatek za nadgodziny to dodatkowe wynagrodzenie w wysokości co najmniej 50% stawki podstawowej, jakie przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych. Aby obliczyć dodatek za nadgodziny należy podstawić do wzoru stawkę godzinową oraz mnożyć ją przez ustawowy współczynnik.

Stawka za nadgodziny powinna być co najmniej wyższa o dodatek w wysokości co najmniej 50% stawki wynagrodzenia za godzinę normalnej pracy. Aby obliczyć stawkę za nadgodziny należy podzielić wynagrodzenie zasadnicze (wynagrodzenie za godziny) z innymi stałymi dodatkami do wynagrodzenia przez ilość godzin w danym miesiącu, a następnie dodać do niej dodatek za nadgodziny.

Normalne wynagrodzenie za pracę to wynagrodzenie, jakie przysługuje pracownikowi za pracę wykonywaną w godzinach normalnych, zgodnie z obowiązującym pracownika podstawowym systemem czasu pracy. Wynagrodzenie to składa się ze stawki podstawowej oraz dodatków wynikających z pracownika zaszeregowania.

Tak, wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania również wpływa na wynagrodzenie za nadgodziny. Do tego wynagrodzenia również powinien zostać dodany dodatek za nadgodziny.

Jeśli pracownik został poinformowany o tym, że za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających, otrzyma wolne, musi otrzymać za to czas wolny, który powinien wynosić co najmniej tyle, ile wynosi czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Sprawdź jak obliczać nadgodziny w delegacji.