Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Kiedy pracownicy zgłaszają prośbę o udzielenie im urlopu na żądanie, pracodawcy mają prawo odmówić udzielenia tego urlopu, ale tylko w pewnych okolicznościach. To ważna kwestia, która dotyczy zarówno pracowników, jak i pracodawców. Dlatego warto rozważyć, kiedy taka odmowa jest uzasadniona i jak można ją zastosować w praktyce. 

Zanim pracodawca podejmie decyzję o odmowie urlopu na żądanie pracownikowi, musi ocenić, czy prośba pracownika jest zgodna z prawem i polityką firmy dotyczącą urlopów. Istnieją pewne okoliczności, w których pracownik może zostać pozbawiony prawa do wolnego na żądanie. Niemniej jednak, pracodawca musi wykazać, że jego decyzja jest uzasadniona i oparta na konkretnej sytuacji, a nie na prywatnych preferencjach. 

W artykule omówimy, kiedy można odmówić udzielenia urlopu na żądanie oraz jakie są okoliczności, w których ta decyzja jest uzasadniona.

 1. Czym jest urlop na żądanie?

Jest to forma urlopu wypoczynkowego, która przysługuje pracownikowi, który jest zatrudniony na stałe w firmie. W przeciwieństwie do standardowego urlopu, nie wymaga on uprzedniego zgłoszenia. Pracownik ma prawo ubiegać się o niego w ciągu całego roku pracy. 

Pracownik, który chce wykorzystać tego typu urlop zgodnie z prawem, nie musi go uzasadniać oraz nie jest zobligowany do ujawniania konkretnych przyczyn swojego wniosku. Pracownik posiada prawo do wykorzystania maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku. Te dni wliczają się do pełnej puli dni urlopowych, czyli w sytuacji pełnego etatu do 20 lub 26 dni.

2. Kiedy pracownik ma prawo do urlopu na żądanie?

Podstawą prawną określającą możliwość urlopu na żądanie jest Kodeks pracy, a dokładniej zawarty w nim przepis art. 167(2). „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.”

Zgodnie z nim, pracownik powinien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Powinien również zgłosić swoją chęć skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Sama długość takiego urlopu jest określona na maksymalnie 4 dni w ciągu roku, ale w praktyce urlop na żądanie najczęściej trwa od jednego do dwóch dni. Pracownik musi pamiętać, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, jeśli jest to konieczne dla prawidłowego funkcjonowania firmy.

3. Jakie dokumenty musi przedłożyć pracownik przy składaniu wniosku o urlop na żądanie?

Jak powinien wyglądać wniosek urlopowy w przypadku urlopu na żądanie? Aby skorzystać z urlopu na żądanie, pracownik musi zawiadomić pracodawcę o swoim zamiarze wykorzystania takiego urlopu. Chociaż prawo nie określa konkretnie, jak powinno to zostać zrealizowane, zazwyczaj komunikacja ta odbywa się telefonicznie lub przez e-mail. Niemniej jednak, zawsze zaleca się, aby pracownik złożył formalny wniosek o urlop na żądanie. Można tego dokonać poprzez aplikację HR.

Zminimalizuj papierkową robotę z HRnest – inteligentnym narzędziem do efektywnego zarządzania wnioskami urlopowymi. Wybieraj szybkość i prostotę, zapewniając pracownikom łatwe i natychmiastowe wystawianie wniosków urlopowych.

4. Czy pracownik musi przedłożyć uzasadnienie dla żądania urlopu na żądanie?

Nie, pracownik nie musi przedkładać uzasadniania urlopu na żądanie. Pracownik musi pamiętać, aby chęć wzięcia urlopu na żądanie zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed godziną rozpoczęcia pracy. Jest to ważne zarówno dla pracodawcy, jak i samego pracownika. By rozpocząć taki urlop, konieczna jest zgoda pracodawcy. Pracodawcy chcą mieć pewność, że żądanie urlopu jest uzasadnione i zgodne z polityką firmy, a także to, że brak danego pracownika nie spowoduje poważnych problemów w funkcjonowaniu firmy.

Urlop na żądanie może zostać uznany za bezpodstawny jeśli pracownik mógł przewidzieć potrzebę tego urlopu z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli pracownik dostał już odmowę urlopu na dany dzień i później wystawił na ten sam dzień urlop na żądanie – może zostać to uznane za bezpodstawne skorzystanie z tego prawa.

5. Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlopu na żądanie?

Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika o udzielenie urlopu, jeżeli zachodzi kilka okoliczności. Przede wszystkim pracodawca może odmówić w przypadku, gdy w czasie żądania trwa ważna produkcja lub występują duże potrzeby firmy – kluczowe dla jej funkcjonowania. Istotnym powodem odmowy urlopu jest sytuacja, w której nieobecność w pracy pracownika miałaby negatywne skutki dla innych pracowników lub całej organizacji.

Artykuł 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy umożliwia pracodawcy odrzucenie wniosku pracownika o urlop na żądanie, jeżeli ma to na celu ochronę dobra firmy. W sytuacji braku wyjątkowych okoliczności, takich jak potencjalne zagrożenie dla interesów lub działalności firmy, a pracownik zgodnie z regulacjami pragnie wykorzystać urlop na żądanie, pracodawca nie ma prawa odmówić jego przyznania.

Innym przypadkiem, kiedy może dojść do odmowy udzielenia urlopu jest sytuacja, w której pracownik wykorzystał już pulę dni urlopu wypoczynkowego na żądanie (u tego lub poprzedniego pracodawcy w danym roku kalendarzowym). 

6. Czy pracodawca może narzucić termin urlopu na żądanie?

Urlop na żądanie wlicza się do puli urlopu wypoczynkowego. Pracodawca posiada prawo do decydowania o przyznawaniu urlopów, jednak nie może narzucać pracownikom określonych terminów urlopu na żądanie, gdyż zgodnie z jego definicją, jest on spontaniczny i nie wymaga uprzedniego planowania.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik ma prawo do wyboru terminu urlopu wypoczynkowego, który najbardziej mu odpowiada. Jednakże, przedstawienie określonego terminu w związku z zaplanowanymi urlopami może być korzystne dla pracownika oraz przedsiębiorstwa.

Przed pracodawcą stoi jednak wyzwanie dopasowania terminów urlopowych do potrzeb firmy, nie wpływając negatywnie na życie prywatne i osobiste preferencje pracowników. W celu uniknięcia nieporozumień, warto ustalić zasady przydzielania terminów urlopowych w przedsiębiorstwie oraz umożliwić pracownikom zgłaszanie swoich preferencji co do daty urlopu. To pozwoli na harmonijny rozwój firmy i zadowolenie pracowników.

Zaplanuj swój urlop bez stresu dzięki HRnest – rozwiązaniu dla małych i średnich firm do zarządzania nieobecnościami. Ciesz się łatwością planowania, widząc w jednym miejscu dostępność wszystkich członków zespołu, i unikaj konfliktów terminów.

7. Czy pracownik może zmienić termin urlopu na żądanie i czy wymagana jest zgoda pracodawcy? 

Urlop na żądanie z samej definicji jest sytuacją nieprzewidywalną i wyjątkową. Zgłasza się go najczęściej w dniu nieobecności przed rozpoczęciem dnia pracy. W przeciwieństwie do pozostałej puli dni urlopu wypoczynkowego nie możemy go zaplanować, także nie funkcjonuje sytuacja zmiany jego terminu.

Pracownik może natomiast zmienić termin urlopu wypoczynkowego, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. Każda prośba pracownika o zmianę terminu urlopu powinna być skonsultowana z pracodawcą, który może zdecydować o przychyleniu się do żądania, ale także o jego odrzuceniu. Owszem, pracodawca może być bardziej lub mniej skłonny do udzielenia zgody na zmianę terminu urlopu, ale mimo wszystko decyduje o tym w zależności od potrzeb pracownika oraz wymagań pracodawcy.

Warto dodać, że pracownik może starać się o zmianę terminu urlopu z różnych powodów (np. ciężka sytuacja rodzinna, nieprzewidziane zobowiązania), ale najważniejsze jest to, aby taka prośba była podana w odpowiednim czasie (czyli na kilka tygodni przed urlopem) i poważnie uzasadniona. 

8. Czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za urlop na żądanie? 

Tak, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za urlop na żądanie, tak samo jak przy urlopie wypoczynkowym do którego urlop na żądanie się wlicza.

Wynagrodzenie za urlop na żądanie jest takie samo jak za normalnie przepracowany dzień i zależy od wysokości wynagrodzenia pracownika.

FAQ – Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Sprawdź jak elektronicznie zarządzać wnioskami urlopowymi w Twojej firmie.