Close

Polecenie wyjazdu służbowego – jak powinno wyglądać?

Polecenie wyjazdu służbowego - czy jest wymagane i co powinno zawierać?

W świetle obowiązujących przepisów polecenie wyjazdu służbowego nie musi być wydawane w formie pisemnej. Ściślej rzecz biorąc – w ogóle nie musi być wydawane, warto jednak uwzględnić taką konieczność w wewnątrzzakładowych przepisach.

Po co nam polecenie wyjazdu służbowego?

Ten dokument jest przydatny przy ewidencjonowaniu czasu pracy – jako dowód odbytej delegacji. Może także być podstawą do wyciągnięcia konsekwencji wobec pracownika, który odmawia obowiązku odbycia podróży. Najbardziej przydaje się jednak podczas rozliczania delegacji – zwłaszcza w aplikacji HRnest do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, w której elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego jest bazą, na której tworzy się nowy dokument rozliczenia.

Jak powinno wyglądać polecenie wyjazdu służbowego?

Ponieważ nie ma regulacji dotyczących zawartości polecenia wyjazdu służbowego, większość firm decyduje się na tworzenie własnego ujednoliconego wzoru tego dokumentu. Taki dokument powinien zawierać podstawowe dane pracownika, daty wyjazdu i powrotu z delegacji, cel podróży (np. konferencja, targi czy spotkanie z klientem) oraz środek transportu, jakim pracownik powinien się przemieszczać. Na wnioskach generowanych w systemie HRnest znajdują się także dane dotyczące zaliczek pobranych przez pracownika – informacje te będą odgrywały istotną rolę przy rozliczaniu podróży. Warto także w wewnętrznych przepisach firmy ustalić termin, w jakim musi zostać wystawione polecenie wyjazdu służbowego – na przykład najpóźniej dzień przed planowaną podróżą. Dokument powinien zostać potwierdzony przez przełożonego i trafić do działu kadr.

Wypróbuj elektroniczne polecenia wyjazdu służbowego

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby cała procedura odbywała się drogą elektroniczną. Dokumenty wystawione w systemie HRnest nie tylko ułatwiają rozliczenie delegacji, ale także usprawniają obieg poleceń w firmie. Mailowe powiadomienia o nowych poleceniach, możliwość zatwierdzania dokumentów w systemie i stały dostęp do archiwum delegacji to tylko niektóre z zalet naszej aplikacji. Wypróbuj przez 30 dni za darmo!

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.