Polecenie wyjazdu służbowego w wielu organizacjach stanowi nieodłączny element procedury delegowania pracownika poza miejsce stałej pracy. Jak wskazuje jego nazwa, wystawia się go przed odbyciem delegacji przez pracownika.
Choć poinformowanie go o zbliżającej się podróży służbowej może wydawać się jedynie prostą formalnością, jest kluczowe zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika podczas realizacji obowiązków tego drugiego na delegacji.
W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest polecenie delegacji, kiedy wypełnia się polecenie wyjazdu służbowego oraz z czego składa się polecenie podróży służbowej, by było skuteczne i zgodne z prawem.
Czym jest polecenie wyjazdu służbowego?
Polecenie wyjazdu służbowego, często nazywane także poleceniem delegacji, to nic innego jak dokument, mający na celu przekazanie informacji o zbliżającej się podróży służbowej. Powinien zawierać on informacje takie jak termin wyjazdu, środek transportu, otrzymana kwota tytułem zaliczki na poczet delegacji czy cel wyjazdu.
Z punktu widzenia prawnego, polecenia wyjazdu służbowego nie są obowiązkową procedurą, do której pracodawca musi się stosować. Jest ono jednak istotnym usprawnieniem w procesie komunikacji w całej firmie, rozliczania kosztów podróży i samej w sobie delegacji.
Jak powinno wyglądać polecenie wyjazdu służbowego?
Polecenie wyjazdu służbowego powinno być przygotowane w staranny i przejrzysty sposób. Wypełniony formularz powinien być przekazany do kadr w przeddzień wyjazdu pracownika na delegację. Dokument ten powinien zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące podróży pracownika oraz warunki, na jakich odbywa się wyjazd.
Najpóźniej w dniu poprzedzającym wyjazd, PWS powinno być zaakceptowane przez osoby do tego uprawnione. Akceptacja ta zazwyczaj wymaga potwierdzenia działu HR lub przełożonego.
Wśród kluczowych elementów poprawnie stworzonego polecenia wyjazdu służbowego powinny znajdować się następujące informacje.
Dane pracownika – Imię, nazwisko czy piastowane stanowisko, czyli podstawowe informacje związane z osobą, która wyjeżdża w delegację.
Daty wyjazdu – Informuje, kiedy delegowany pracownik rozpoczyna wyjazd służbowy oraz kiedy dochodzi do zakończenia podróży.
Kwotę zaliczki – Istotny element, który już na początku pozwala kontrolować koszty związane z wyjazdem. Dzięki niemu dział kadrowy ma potwierdzenie, ile pieniędzy przed wyjazdem otrzymał pracownik na pokrycie kosztów podróży.
Cel podróży – Opis celu podróży służbowej, czyli dlaczego pracownik udaje się w daną lokalizację. Może to być uczestnictwo w konferencji, spotkanie z klientem lub przeprowadzenie szkolenia.
Miejsce docelowe – Nazwa miejsca czy miejscowości gdzie odbywa się delegacja.
Zdefiniowany środek transportu – Informacja o tym, czy podróż będzie odbywała się samochodem prywatnym, czy służbowym, pociągiem, samolotem bądź innym środkiem transportu.
Przy stale odbywających się delegacjach, warto posiadać odpowiednio przygotowaną strukturę do sprawnego wystawiania polecenia wyjazdu służbowego oraz jego rozliczania delegacji. Systemy takie jak HRnest pozwalają w kilka chwil wykonać niezbędne delegacyjne formalności.
Wystarczy, na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu, zalogować się do systemu i stworzyć elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego. Następnie należy przypisać do niego odpowiedniego pracownika, wypełnić listę informacji oraz wysłać wszystko jednym przyciskiem. Ten dociera błyskawicznie drogą elektroniczną do pracownika, który potwierdza jego przyjęcie i zapoznanie się z dokumentem. Cały proces trwa mniej niż kilka minut i zawiera minimum wymaganych formalności.
Zwrot kosztów za odbycie podróży służbowej
Gdy pracownik potwierdza odbycie podróży służbowej, przysługuje mu prawo do rozliczenia się z wyjazdu. Stwierdzenie pobytu służbowego oznacza, że delegowany pracownik może ubiegać się o dietę oraz rekompensatę poniesionych przez pracownika określonych kosztów, wygenerowanych podczas delegacji.
Dieta – omówienie
Pracownikowi przysługuje dieta z tytułu delegacji, której wysokość jest określana przez rozporządzenie ministra pracy. W różnych krajach pracownikowi zatrudnionemu u polskiego pracodawcy będzie przysługiwała różny ekwiwalent diety dziennej. Warto na bieżąco sprawdzać wysokość diety lub korzystać z systemu, który pomoże w wyliczeniach stawek oraz przewalutowań po odpowiednim kursie NBP.
Koszty przejazdu oraz komunikacji podczas delegacji
Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów związanych z przemieszczaniem się na miejscu podróży służbowej lub dojazdem do miejsca docelowego. Są to między innymi koszty ryczałtowe takie jak bilety komunikacyjne czy taksówka, koszt wynajmu samochodu służbowego lub rozliczenie kilometrówki, gdy oddelegowany pracownik korzysta z auta prywatnego.
Noclegi w delegacji
Jeśli podróż służbowa wymaga noclegu, pracownikowi może przysługiwać za niego zwrot kosztów. Aby rozliczyć się za nocleg z pracodawcą, pracownik powinien przedstawić potwierdzenie pobytu w hotelu w formie faktury lub rachunku.
Warto poinstruować pracownika, by ten kolekcjonował wszystkie swoje wydatki podczas podróży służbowej. Po zakończeniu delegacji uzbieraną dokumentację kosztów powinien on przekazać pracodawcy, aby ten mógł ją rozliczyć. Może też zeskanować zebrane faktury i rozliczyć podróż służbową samodzielnie w systemie HR.
Wygeneruj elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego za darmo
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby spróbować zlecić, a następnie rozliczyć podróż służbową metodą elektroniczną. Jest to prosta i niesamowicie efektywna metoda zarządzania delegacjami!
Cyfrowe dokumenty w systemie HRnest, takie jak polecenie wyjazdu służbowego, nie tylko usprawniają cały proces delegacji, ale także przydają się do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. Zapoznaj się z możliwościami wystawiania PWS i rozliczeń delegacji testując system HRnest.
