Przejrzystość i czytelność na pierwszym miejscu
Opis firmy
Student Depot Sp. z o.o. to największa i pierwsza na polskim rynku sieć prywatnych akademików o podwyższonym standardzie. Domy studenckie firmy dostępne są dla wszystkich studentów, niezależnie od narodowości, uczelni czy wieku studenckiego.
Organizacja nieustannie się rozwija, a jej 9 istniejących akademików znajduje się w siedmiu akademickich miastach w Polsce: Łodzi, Poznaniu, Lublinie, Wrocławiu, Warszawie, Gdańsku i Krakowie. Dwa nowe akademiki powstaną w najbliższych latach w Poznaniu i Gdańsku.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Student Depot rozumie potrzebę ciągłego usprawniania i rozwoju swoich działań, dlatego dąży do profesjonalizacji procesów HR.
Sylwia Rogalska, Sales and Marketing Director, zajmuje się obsługą systemu w firmie i intensywnie szukała rozwiązania, które umożliwi automatyzację zadań związanych z zarządzaniem HR. Wcześniej organizacja używała głównie Excela, co pochłaniało dużo czasu. Wymagało to stałej współpracy z zewnętrznymi kadrami i utrudniało komunikację wewnętrzną między pracownikami.
Excele okazały się dla nas zbyt nieefektywne. Teraz mamy stały dostęp do wszystkich informacji. HRnest jest zaprojektowany tak przejrzyście i intuicyjnie, że jego obsługa była bezproblemowa od pierwszego dnia użytkowania.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
Wprowadzone rozwiązania
Prosty i intuicyjny system do procesów HR
Student Depot zleca procesy związane z twardym HR zewnętrznej firmie kadrowej. Dlatego organizacja potrzebowała systemu, który byłby przejrzysty i czytelny zarówno dla pracowników, jak i zewnętrznych partnerów. W HRnest wszystkie informacje są dostępne z jednego panelu, umożliwiając łatwe składanie wniosków urlopowych, rejestrowanie czasu pracy czy eksportowanie gotowych raportów.
Z HRnest mamy pewność, że dane są poprawne i prawidłowo eksportowane z systemu. Nie wymaga to żadnych dodatkowych akcji z mojej strony, ponieważ zewnętrzne kadry mają bezpośredni dostęp do narzędzia.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
Przed wdrożeniem HRnest, Student Depot korzystało z ręcznie wypełnianych Exceli. Było to nie tylko czasochłonne, ale także angażowało wiele osób w sam proces uzyskania informacji. Obecnie pani Sylwia ma dostęp do danych w kilka kliknięć. Nie musi przeszukiwać skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ system jest czytelnie opisany i przyjazny dla użytkownika.
Dzięki HRnest nie muszę już przeszukiwać nieczytelnych arkuszy. Wystarczy kilka szybkich kliknięć i mam wszystkie dane, których na dany moment potrzebuję.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
Kontrola nad nieobecnościami i pracą zdalną
Student Depot to organizacja, która potrzebowała narzędzia umożliwiającego monitorowanie bieżącej sytuacji w firmie. W HRnest pracownik składa wniosek za pomocą 3 kliknięć i przesyła go bezpośrednio do osoby akceptującej. Aby mieć dostęp do informacji urlopowych wszystkich pracowników, wystarczy skorzystać z kalendarza planów urlopowych. Kalendarz ten zawiera nie tylko zatwierdzone wnioski, ale także plany urlopowe, co umożliwia odpowiednie zaplanowanie pracy całej organizacji.
HRnest pomaga nam uporządkować kwestie urlopów i nieobecności. Dzięki kalendarzowi możemy zobaczyć, kiedy pracownicy planują nieobecność, co pozwala na odpowiednie rozplanowanie pracy w naszych jednostkach. Wszystko z poziomu jednego panelu.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
HRnest ułatwia także rejestrację i ewidencję czasu pracy w przedsiębiorstwach. W Student Depot szczególnie przydatną funkcją jest możliwość rejestracji pracy zdalnej, co jest bardzo pomocne dla firm działających w wielu miastach. W HRnest dodatkowo można wskazać dokładny adres miejsca wykonywania pracy.
Jesteśmy rozsiani po całej Polsce i część z nas pracuje okazjonalnie zdalnie. Dlatego poszukiwaliśmy rozwiązania, które umożliwi nam prostą i przejrzystą ewidencję czasu pracy – zarówno dla pracowników w centrali, jak i poza nią. Z HRnest jesteśmy ze wszystkim na bieżąco.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
Poprawa komunikacji wewnątrz organizacji
Firmy koordynujące działania wielu podmiotów szczególnie dbają o szybką i bezproblemową komunikację wewnętrzną. Tak było również w przypadku Student Depot. Dzięki HRnest organizacja nie musi już martwić się o przekazywanie informacji między pracownikami. Wszyscy zatrudnieni mają dostęp do panelu, gdzie widzą, kto i kiedy jest dostępny.
Korzystając z HRnest nasi pracownicy są dużo bardziej zadowoleni. Nie ma zbędnych pytań, ponieważ wszyscy wiedzą, jak sprawnie i szybko szukać odpowiednich informacji w systemie.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
Łatwiejsza współpraca z zewnętrznym działem kadr
Współpracując z zewnętrznym biurem kadrowym, Student Depot często potrzebowało bezpośredniego kontaktu, aby uzyskać podstawowe informacje. Teraz wszystko odbywa się przez HRnest. Pani Sylwia nie musi już konsultować się z kadrami w sprawie każdego drobnego szczegółu. Zarówno ona, jak i partnerzy współpracujący mają dostęp do systemu, co pozwala obu stronom na samodzielne pozyskiwanie potrzebnych danych.
Nie muszę już pisać maili do biura kadrowego, aby zapytać o limit urlopowy pracownika. HRnest przyspiesza moje działania i oszczędza czas obu stronom. Nie muszę również przekazywać raportów do zewnętrznych kadr, ponieważ one także mają dostęp do systemu i mogą poruszać się w nim samodzielnie.
Sylwia Rogalska
Sales and Marketing Director
Podsumowanie efektów
Student Depot jest organizacją skoncentrowaną na rozwoju. Dlatego poszukiwała rozwiązania, które umożliwiłoby jej łatwe i intuicyjne uporządkowanie procesów HR. Dzięki wdrożeniu HRnest, które od podjęcia decyzji do wdrożenia systemu trwało zaledwie 2 tygodnie, firma:
usprawniła zarządzanie urlopami,
zyskuje kontrolę nad ewidencją czasu pracy – w tym pracy zdalnej,
korzysta z jednego źródła informacji,
bez problemu outsourcuje zadania do zewnętrznego biura kadrowego,
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco,
wprowadziła wygodny system, dostępny z dowolnego miejsca,
eliminuje komunikacyjny chaos,
eliminuje zbędne pytania dotyczące limitów urlopowych,
pożegnała się z nieczytelnymi Excelami.
April 16, 2025
