Offboarding – czyli proces rozstawania się pracownika z firmą. Nierzadko trudny czas dla obu stron, w trakcie którego powstaje całkiem nowa lista obowiązków do wykonania.
Aby ułatwić Ci sprawne przeprowadzenie procesu rozstawania się pracownika z Twoją firmą, przygotowaliśmy dla Ciebie krótką ściągawkę. Podzieliliśmy ją na kilka kategorii, aby uporządkować wszystkie czynności.
TL;DR: Skuteczny offboarding pracownika opiera się na sześciu kluczowych krokach: zabezpieczeniu danych firmy, uporządkowanym przekazaniu wiedzy, przeprowadzeniu exit interview, poinformowaniu zespołu o zmianach, rozliczeniu i wypłacie należności oraz okazaniu pracownikowi podziękowania za współpracę.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych firmy
- Istotnym elementem jest zablokowanie dostępów pracownikowi do danych firmowych. Zwróć uwagę na takie kwestie jak: e-mail firmowy, panel administracyjny strony internetowej, dostęp do CRM, bazy treści marketingowych, etc.
- Przed odejściem pracownika, odbierz od niego sprzęt firmowy, z którego korzystał. Pracownicy najczęściej korzystają z komputera, telefonu, firmowych kart kredytowych, samochodu służbowego czy uniformu służbowego, itp.
- Poproś pracownika o przekazanie kluczy do pokoju biurowego, karty dostępowej i/lub identyfikatora.
Odejście pracownika a przekazanie jego wiedzy
Nawet jeżeli nie masz jeszcze zastępcy na miejsce odchodzącego pracownika, musisz się upewnić, że firma będzie działała płynnie, nawet pomimo braku pary rąk do pracy – wykonany offboarding nie powinien zaburzać jej działania.
Zadbaj więc o to, żeby odchodzący pracownik przekazał Tobie bądź osobie przejmującej jego zadania najważniejsze kwestie:
- Jakie zadania odchodzący pracownik wykonywał:
- Codziennie
- Co tydzień
- Co miesiąc
- Które zadania mają aktualnie najwyższy priorytet?
- Jak uzyskać dostęp do plików, danych czy programów, które pracownik wykorzystywał dotychczas w swojej pracy?
- Czy jest potrzeba przeszkolenia innego pracownika w zakresie narzędzi używanych przez pracownika odchodzącego?
Dobrą praktyką jest także poproszenie pracownika o przygotowanie krótkiej instrukcji – w formie wideo czy pliku tekstowego – w której przekaże on najważniejsze wskazówki dla osoby przejmującej jej obowiązki zanim proces offboardingu pracownika zostanie zakończony.
Pozostając w dobrych stosunkach z odchodzącym pracownikiem zwiększasz także prawdopodobieństwo, że w razie gdyby brak know-how spowodował kłopoty w Twojej firmie – były pracownik z większą chęcią poradzi Ci, co możesz zrobić.
Exit interview – rozmowa przed odejściem pracownika
Odejście pracownika nie musi być kojarzone tylko z samymi negatywnymi odczuciami, a potwierdzić to może przeprowadzenie exit interview. To coraz częściej stosowana praktyka organizowania spotkania z odchodzącym pracownikiem. Nic w tym dziwnego – dobrze przeprowadzony exit interview to kopalnia wiedzy i inspiracji dla firmy do usprawniania funkcjonowania. Rozmowę podsumowującą przebieg zatrudnienia dobrze jest wykonać w momencie, gdy offboarding dochodzi do końca.
Na temat exit interview napisaliśmy osobny artykuł, tutaj skupimy się na najważniejszych kwestiach:
- Czasem zdarza się, że pracownik opuszcza firmę ze względu na swojego współpracownika czy managera. Pamiętaj więc, aby zorganizować exit interview z neutralną osobą, np. z działu HR.
- Pamiętaj, że exit interview to niezwykle ważny moment – właśnie w jego trakcie możesz pozostawić po sobie bardzo dobre (lub bardzo złe) wrażenie w oczach pracownika, którego dotyczy offboarding.
Stwórz odpowiednią listę pytań, które rzeczywiście dostarczą Ci informacji o możliwych rzeczach do poprawy. Przykładowe pytania to:
- Co sprawiało Ci dyskomfort pracy w naszej firmie?
- Która osoba z zespołu Twoim zdaniem świetnie sobie radzi?
- Czy jest coś, co powinniśmy robić, a tego nie robimy?
- Czy relacje z Twoim przełożonym były na dobrym poziomie?
- Czy czujesz, że opis Twojego stanowiska zmienił się odkąd rozpocząłeś pracę w naszej firmie?
Więcej pytań znajdziesz w naszym tekście o exit interview. Pamiętaj, żeby koniecznie znaleźć czas na rozmowę ze swoim pracownikiem, który przechodzi przez offboarding.
Poinformuj resztę zespołu
Dość oczywista sprawa, która bardzo często umyka pracodawcom: daj znać swojej załodze o zbliżających się zmianach. Jako osoba zarządzająca zespołem, to na Twoich barkach spoczywa odpowiedzialność przekazania tej informacji szerszemu gronu osób.
Kiedy pracownik samodzielnie musi poinformować swoich współpracowników o swoim odejściu, narażony jest na wiele pytań i może czuć dodatkową, zupełnie niepotrzebną presję. Biorąc zadanie przekazania zespołowi tej informacji na siebie, eliminujesz to ryzyko.
Ponadto, nie zapomnij odpowiedzieć pracownikom na pytanie: „co teraz będzie?”. Poinformuj o Twoich planach na kontynuację pracy i daj znać, że masz sytuację pod kontrolą. Pozwoli to zapobiec spadkom morale w zespole i przygotuje wszystkich na czas poszukiwania zastępcy dla osoby odchodzącej.
Nie zapomnij o wypłacie!
Ta rada może wydać Ci się dziwna – ale nie napisaliśmy jej tutaj bez powodu. Czasami kiedy usuwamy dane pracownika z naszych systemów i nie widzimy jego nazwiska na co dzień, jego wypłata może nam zwyczajnie… umknąć!
Co prawda błędy ludzkie się zdarzają, jednak w tej materii lepiej pozostać skrupulatnym. Dlatego na wszelki wypadek – ustaw sobie przypomnienie o wypłaceniu pracownikowi należnej mu pensji.
Podziękuj i pogratuluj pracownikowi!
Na koniec – sprawa całkiem oczywista… a przynajmniej powinna taka być!
Rozstając się z pracownikiem – koniecznie podziękuj mu za włożoną pracę, czas i energię w rozwój Twojej firmy.
Jeżeli odchodzi do innej firmy na inne stanowisko – nie wahaj się mu również pogratulować i życzyć powodzenia w dalszym rozwoju.
Mamy nadzieję, że nie musimy tłumaczyć, dlaczego jest to dobry pomysł ?
