Office Manager to osoba nie tylko do zamawiania artykułów biurowych czy kawy do firmowego ekspresu. Przede wszystkim, od takiej osoby wymaga się, by wiedziała jak, m.in. organizować spotkania, dbać o przebieg dokumentów i sprawność komunikacji czy rozliczać delegacje. Zostając Office Managerem_ką stajesz się prawą ręką biura. Pokażemy Ci też kilka tricków, dzięki którym z łatwością poszerzysz zawodowe umiejętności i… zaimponujesz przełożonym!
1. Poznaj tajniki pakietu MS Office
W ofertach pracy elementem, który pojawia się najczęściej jest znajomość pakietu Microsoft Office.
Prawdopodobnie szukając takiej pracy, masz już chociaż minimalną wiedzę w tym zakresie, zdobytą albo na wcześniejszych stanowiskach, albo w trakcie edukacji.
Jeżeli rozpoczynasz pracę na stanowisku Office Managera, warto przypomnieć sobie (a może poznać?) najważniejsze funkcje pakietu Office. Na całe szczęście, o czym wiele osób nie wie, że na stronie Microsoftu znaleźć można szczegółowe szkolenia wideo wraz ze slajdami i opisami. Praktycznie każde działanie, które możemy wykonać dzięki narzędziom Microsoft, jest tam dokładnie opisane.
2. Opanuj zaawansowany kalendarz
Najczęściej powtarzające się wymagane umiejętności na stanowisko Office Managera to:
- samodzielność
- systematyczność
- dobra organizacja pracy
Dopilnowanie ogromnej ilości terminów, planowanie i kontrola postępu prac – to główne zadania każdego Office Managera. Każde z nich wymaga ponadprzeciętnej pamięci i elastyczności. W pracy Kierownika Biura nie ma zbyt wiele przestrzeni na błędy. Możesz męczyć się z kartkami, papierowymi kalendarzami i irytującym zapisywaniem każdego terminu na żółtych karteczkach. Chyba że… ułatwisz sobie pracę, oszczędzisz czas i raz, a porządnie, opanujesz zaawansowaną konfiguracje kalendarza! Dzięki niej możesz:
- korzystać z niego na różnych urządzeniach i wprowadzać zmiany na bieżąco
- założyć osobny kalendarz dla każdego pracownika
- planować spotkania, na które zapraszać będziesz tylko wybrane osoby
- ustawiać odgórne powiadomienia dla uczestników
- dzielić wydarzenia na kategorię i segregować je za pomocą kolorów
Kalendarz wydawać się może bardzo prostym narzędziem, ale skrywa w sobie ogromny potencjał trzymania w ryzach całego biurowego życia.
3. Wykaż inicjatywę!
Firmy są różne. Rozwijają się i zmieniają, także w zakresie ilości obowiązków poszczególnych pracowników. Rozpoczynając pracę na tym stanowisku, musisz nie tylko zapoznać się blisko nie tylko ze specyfiką pracy na stanowisku office managera, ale też ze specyfiką przedsiębiorstwa, w jakim się znajdujesz. Bycie Kierownikiem Biura, który koordynuje działanie całej firmy, wymaga wiedzy, zaangażowania i inicjatywy. Twoi przełożeni na pewno docenią to, że myślisz o korzyściach firmy i proponujesz nowe rozwiązania, usprawniające działanie biznesu. Może być to nowa forma spotkań, znalezienie bardziej opłacalnych dostawców czy wdrożenie nowych narzędzi.
Jeśli uważasz, że Tobie łatwiej będzie pracować na konkretnej aplikacji, oszczędzi ona Twój czas, a przy okazji obniży koszty firmy – nie bój się i zaproponuj to rozwiązanie! Pamiętaj jednak, aby pokazać jakie benefity zyska na tym całe miejsce pracy.
4. Rozwiń umiejętności miękkie
Stanowisko Office Managera stawia Cię w centrum uwagi całego biura.
Wpływa to na kontakt z pracownikami na każdym szczeblu. Wbrew pozorom, praca na tym stanowisku stawia przed Tobą wiele komunikacyjnych wyzwań. Nie raz konieczne będzie negocjowanie w trakcie sporu pomiędzy pracownikami czy w sprawach tak istotnych jak kryzysowe zarządzanie budżetem biura. Przyda Ci się tutaj umiejętność negocjacji i sprawnego argumentowania swoich racji. Jednocześnie musisz wykazać się cierpliwością i otwartością do dyskusji. Pozwoli to zachować dobre relacje z Waszymi kontrahentami na długo.
Na szczęście dobrej komunikacji można się nauczyć! Poza ogromną ilością kursów zawsze warto sięgnąć po wartościową książkę i zaskoczyć swojego szefa zdobytą wiedzą w praktyce. Warto zastanowić się także, czy w firmie, w której rozpoczynasz pracę, niezbędny jest język angielski. Jeśli uważasz, że jest duża szansa współpracy z ludźmi zza granicy, ważne jest, aby przejrzeć słownictwo biznesowe, które ułatwi wam komunikację i będzie podstawą do budowania dobrej relacji.
5. Zaskocz znajomością prawa i ekonomii
Warto także pamiętać, że przez Twoje ręce przechodzić będzie ogromna ilość danych, umów, faktur i rachunków. Odpowiedzialność prawna wiąże Cię nie tylko w momencie, w którym składasz podpisy na tych dokumentach, (co najpewniej będzie też elementem codziennym Twojej pracy). Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to także bardzo ważna część Twoich obowiązków.
Nie jest więc dziwne, że z perspektywy pracodawcy, warto zatrudnić osobę mającą podstawy prawa i ekonomii. Ważne jest więc, abyś wykazał zainteresowanie tym tematem. Niekoniecznie oznacza to czytanie do snu kodeksów prawnych – możesz zdobyć swoją wiedzę za pomocą magazynów prawnych, filmików na yt znanych wykładowców czy kontach prawników w social mediach.
Pamiętaj, że zadania office managera_ki opierają się na Twoim zaangażowaniu i elastyczności. Każde wykazanie inicjatywy i chęci usprawnienia pracy w biurze udowodni Twojemu szefowi, że podjął dobrą i owocną decyzję. Zaufanie i zadowolenie przełożonego na pewno przełoży się na sprawniejsze działanie całej firmy, większe zadowolenie wszystkich pracowników, a w konsekwencji – więcej benefitów dla Ciebie.
