Instrukcja wdrożenia HRnest
Odpowiadasz za wdrożenie systemu HR w firmie i zastanawiasz się, jak się do tego przygotować? Jeśli właśnie to pytanie Cię nurtuje, to jesteś we właściwym miejscu.
Wiemy, ile wysiłku wymaga cały ten proces. Dlatego we współpracy z Anitą Turek-Lizakowską, Kierownikiem Działu Administracji i Kadr w Cyfrowe.pl, stworzyliśmy instrukcję wdrożenia systemu HR. Znajdziesz tu nie tylko historię Pani Anity, ale również narzędzia i checklisty, które ułatwią i przyspieszą Ci pracę.
Dlaczego Pani Anita szukała nowego rozwiązania?
Anita Turek-Lizakowska poszukiwała rozwiązania umożliwiającego zarządzanie trzema spółkami z jednego panelu. Dotychczas firma używała narzędzi, które były nie tylko mało elastyczne, ale także nieintuicyjne dla użytkowników. Pani Anita chciała znaleźć system, który spełni wszystkie ich wymagania, w tym te związane z łatwością użytkowania. Dlaczego Ty szukasz innego rozwiązania?
Nie chcieliśmy, aby przełożeni musieli posiadać kilka różnych loginów i haseł, aby zaakceptować wniosek. W HRnest wszystko jest dostępne z jednego panelu. Dzięki temu sprawnie zarządzamy urlopami, ewidencjonujemy czas pracy i jesteśmy pewni, że nie przeoczymy żadnej istotnej informacji.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Etapy wdrożenia
Analiza potrzeb i research rynku
Pani Anita skrupulatnie przygotowała się do znalezienia rozwiązania, które ułatwiłoby pracę zarówno jej, jak i innym pracownikom. Na początku spisała wszystkie potrzeby, które firma chciała zaspokoić korzystaniem z narzędzia do procesów HR. Następnie przeprowadziła rozmowy z pracownikami, aby poznać ich oczekiwania. Zebrane informacje zgromadziła w jednym miejscu i poddała analizie. Ty również pamiętaj o zaangażowaniu swoich współpracowników w ten proces.
Po zebraniu wszystkich potrzeb firmy i pracowników, skupiłam się na wymaganiach technicznych, jakie system powinien spełniać. Szczególnie zależało mi na integracji z Kalendarzem Google, ponieważ w pracy wykorzystujemy także Google Workspace.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Po przygotowaniu zestawienia potrzeb i oczekiwań, Pani Anita rozpoczęła badania rynku. Szukała opinii na temat różnych rozwiązań, używając fraz takich jak “praktyczne narzędzie do ewidencji czasu pracy” czy “dobre narzędzie do ewidencji urlopów”. Główne źródło informacji stanowiły dla niej dyskusje na grupach dotyczących HR oraz kadr i płac na Facebooku. W ten sposób trafiła na system HRnest, który polecali inni użytkownicy.
Oprócz spełnienia potrzeb, istotny był dla mnie też budżet. Chciałam uniknąć wydawania pieniędzy na nietrafione narzędzie, dlatego starałam się dowiedzieć jak najwięcej przed rozmową z przełożonym.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
TIP: Grupy na Facebooku, które polecają nasi klienci, to:
- Kadry i Płace – grupa wsparcia specjalistów i managerów
- Kadry i Płace – SOS dla początkujących i specjalistów
Wybór narzędzia do testów
Po wybraniu dwóch systemów, Pani Anita przystąpiła do testów obu narzędzi. Zaczęła od szczegółowego przeglądu strony internetowej HRnest, aby dokładnie zrozumieć jego funkcje. Zapoznawała się z materiałami Pomocy, czytała instrukcje, a także korzystała ze wsparcia Działu Supportu.
Najpierw samodzielnie eksplorowałam narzędzie, a następnie skorzystałam
z bezpośredniego kontaktu z Działem Supportu. Odpowiadał na wszelkie pytania dotyczące funkcji systemu oraz przyszłych możliwości jego modyfikacji.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Po wstępnym zapoznaniu się z systemem za pomocą dostępnych materiałów, Pani Anita utworzyła konto testowe. Od samego początku HRnest okazał się być przejrzysty i przyjazny dla użytkownika. Wszystkie instrukcje były klarowne i łatwe do zrozumienia, co pozwoliło Pani Anicie swobodnie nawigować po narzędziu i sprawdzać, które z potrzeb firmy Cyfrowe.pl zaspokoi.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji przetestowałam wiele funkcji. Jeśli czegoś mi brakowało, zawsze mogłam skontaktować się z obsługą klienta, co ułatwiało mi wybór. Moje pytania nigdy nie pozostawały bez odpowiedzi.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Po rejestracji w HRnest i zalogowaniu się do systemu, pojawi się Samouczek, który przeprowadzi Cię przez podstawowe funkcje systemu. Oprócz tego, do Twojej dyspozycji mamy Akademię HRnest oraz Pomoc.
Przedstawienie rozwiązania osobom decyzyjnym
Przed rozmową z przełożonymi, Pani Anita przygotowała szczegółowy wykaz wszystkich potrzeb oraz cech interesujących ją narzędzi. Przedstawiła wszystkie zalety i wady oraz zaprezentowała, w jakim stopniu HRnest odpowiada na wymagania firmy. Postaraj się przygotować jak najbardziej konkretne informacje.
Dokumentowałam cały proces wdrożenia, dzięki czemu spotkanie z przełożonymi poszło bardzo sprawnie. Po prostu wykorzystałam wcześniej przygotowane zestawienia i dodałam swoje rekomendacje oraz uwagi.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Pani Anita uwzględniła także kwestie budżetowe oraz rozliczeniowe – w związku z działalnością trzech spółek. Dzięki rzetelnemu przygotowaniu i zebraniu najistotniejszych informacji mogła od razu przystąpić do działania po zatwierdzeniu pomysłu przez szefostwo. Ty także zadbaj o odpowiednią prezentację swojego pomysłu. Pomoże Ci to zbliżyć się do osiągnięcia celu.
Po analizie wszystkich cech, zarekomendowałam wybór HRnest. Prezes Zarządu potwierdził moją decyzję, co pozwoliło mi natychmiast rozpocząć działania z narzędziem.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Zaangażowanie pracowników
Wprowadzając system HR do firmy, Pani Anita zwróciła szczególną uwagę na komfort pracowników. Jej celem było zaangażowanie zatrudnionych w korzystanie z HRnest od samego początku. Dlatego przygotowała wewnętrzną instrukcję, wyjaśniającą najczęściej wykorzystywane funkcje narzędzia w firmie.
Kładłam duży nacisk na otwartą komunikację przez cały proces. Chciałam, aby pracownicy czuli, że ich opinie są istotne i mają realny wpływ na narzędzie, z którego korzystają.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Wyznacz osobę, która będzie koordynować działaniami systemu. Pracownicy będą wiedzieli, do kogo się zgłaszać w razie pytań, co ułatwi im współpracę z narzędziem.
Pani Anita regularnie informowała pracowników o postępach w całym procesie, była zawsze dostępna na wypadek pytań i uwzględniała każdą uwagę. Zależało jej, aby każda zatrudniona osoba wiedziała, że ich opinie są ważne i firma stara się dostosować narzędzie do ich potrzeb.
HRnest jest narzędziem, z którego przede wszystkim korzystają nasi pracownicy. Chciałam, aby dzielili się swoimi opiniami, co pozwalało na wprowadzenie potrzebnych zmian i dostosowanie HRnest do naszych potrzeb.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Przygotowanie danych do importu i wdrożenie systemu
Po podjęciu decyzji o wdrożeniu systemu, Pani Anita potrzebowała tylko sześciu godzin na przeniesienie wszystkich niezbędnych danych. Skorzystała z gotowych szablonów Excel dostępnych w systemie. Instrukcje były na tyle jasne, że nie wymagała dodatkowej pomocy. Jeśli jednak pojawią się pytania, nie wahaj się ich zadawać.
Wdrożenie systemu w firmie zajęło mi jedynie 6 godzin. Wszystkie instrukcje w HRnest są bardzo zrozumiałe. Dzięki temu już po kilku godzinach mogłam wysyłać zaproszenia do pracowników.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Skorzystaj z gotowych szablonów Excel, które są dostępne w HRnest. Znajdziesz w nich przejrzyste i zrozumiałe instrukcje, jak wypełniać plik. Tym samym przyspieszysz sobie pracę. Przykładowy szablon dodawania wielu pracowników: HRnest-szablon-dodawanie-pracownikow.xls
Ocena realizacji potrzeb i satysfakcji pracowników
Główną metryką sukcesu wdrożenia systemu do firmy była dla Pani Anity satysfakcja pracowników i pokrycie spełnienia potrzeb firmy na poziomie ponad 90%. HRnest zdał ten egzamin i usprawnił oraz ujednolicił procesy HR w Cyfrowe.pl. Dla firmy liczącej do 150 pracowników, cały projekt od pomysłu do wdrożenia został zrealizowany w ciągu 2 miesięcy.
Na bieżąco weryfikowałam kwestie zadowolenia pracowników oraz funkcji systemu. Dzięki temu wiedziałam, w których aspektach potrzebujemy konsultacji, a które są w pełni zrealizowane. Wystarczył mi miesiąc, aby zrealizować projekt, który zdecydowanie usprawnił moją pracę.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Rozmawiaj z pracownikami o ich potrzebach i odczuciach wobec systemu. Dzięki temu dowiesz się, z których funkcji najczęściej korzystają, co sprawia im problem, czy jak oceniają system.
Podsumowanie - najważniejsze informacje
Jak widać, odpowiednie rozplanowanie działań jest kluczem do sukcesu. Mamy nadzieję, że nasze materiały odejmą Ci stresu związanego z przygotowaniem wdrożenia systemu HR w Twojej firmie. Poniżej znajdziesz podsumowanie materiałów, które pomogą Ci podczas całego procesu.
Grupy na Facebooku do researchu: Kadry i Płace - grupa wsparcia specjalistów i managerów; Kadry i Płace - SOS dla początkujących i specjalistów.
Konsultacja z Zuzą lub Krzyśkiem.
Akademia HRnest oraz Pomoc.
Przykładowy szablon z systemu HRnest: HRnest-szablon-dodawanie-pracownikow.xls.
April 28, 2025