Najważniejsze procesy HR w jednym miejscu
Opis firmy
Firma POLTEKNIK Ltd. Sp. z o.o. powstała w 1990 roku i specjalizuje się w sprzedaży oraz serwisowaniu maszyn do obróbki plastycznej, termicznej i powierzchniowej dla przemysłu metalowego. W ofercie znajdują się również roboty oraz linie technologiczne, wyposażone w szereg rozwiązań z zakresu automatyzacji produkcji.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Polteknik znajduje się na rynku od ponad 30 lat. Przez ten czas firma miała tradycyjne podejście do zarządzania sprawami personalnymi i związaną z nimi dokumentacją pracowniczą. Zarówno wnioski urlopowe, jak i rozliczenia delegacji miały swoje papierowe wersje, w postaci drukowanych bloczków. Druki te często były niezrozumiałe dla pracowników, w efekcie czego zdekompletowaną dokumentację uzupełniała osoba odpowiedzialna za księgowość. Problematyczny był również dostęp do informacji w temacie dni urlopu do wykorzystania. Ciągłe pytania, słaby przepływ informacji, błędy w dokumentacji, niedopilnowanie formalności – nad tym wszystkim starał się zapanować jeden pracownik.
2021 rok był początkiem dużych zmian w firmie. W planach była automatyzacja procesów kadrowych oraz wdro.enie systemu ERP.
Procesy kadrowo-płacowe to był obszar, za który zabraliśmy się w pierwszej kolejności, ponieważ było tam dużo do zrobienia, a jednocześnie był to temat dość prosty do usprawnienia.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
Wprowadzone rozwiązania
System zaprojektowany z myślą o pracowniku
Zdarza się, że w tradycyjnych organizacjach wdrażanie nowych procesów czy technologii spotyka się początkowo z oporem ze strony pracowników, szczególnie tych, którzy w danej firmie są od kilkunastu, czy nawet kilkudziesięciu lat. Trudno im się dziwić, mają swoje przyzwyczajenia, swoją rutynę i metodologię pracy.
Po pierwszej prezentacji, którą dostarczyła Pani Marta [Customer Success Specialist w HRnest], wiedziałam, że jest to system, którego szukam. Intuicyjny, nie przeładowany, zrozumiały bez długich szkoleń a zarazem zawierający wszystko czego potrzebowaliśmy.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
System HRnest jest nieustannie rozwijany, zarówno pod kątem funkcjonalności, jak i czytelności interfejsu. Wszystko po to, żeby był jak najbardziej zrozumiały i jednocześnie jak najprostszy w użytkowaniu. Jeśli jednak pojawiają się wątpliwości, zawsze można je rozwiązać przy pomocy przewodników po modułach, rozbudowanej zakładki pomocy na stronie, czy wreszcie przy wsparciu opiekuna klienta.
Łatwy eksport danych do programów kadrowych
Okazało się też, że biuro rachunkowe LemonTax, z którym rozpoczęliśmy współpracę, używa HRnest do obsługi swoich klientów. To był dodatkowy atut, ponieważ zyskaliśmy platformę wymiany danych z Biurem w zakresie urlopów, czasu pracy i tak zwanych „pasków wynagrodzeń”.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
Wśród klientów HRnest jest wiele biur rachunkowych, które korzystają z systemu do obsługi kadrowo-płacowej firm. Dzięki HRnest można z łatwością wyeksportować dane do programów kadrowych (m.in. Symfonia Kadry i Płace, Comarch ERP Optima, Enova, WF-Gang, SAP), odchodzi ręczne przepisywanie danych, a ryzyko popełnienia błędu maleje praktycznie do zera.
Koniec z papierową dokumentacją
Samo wdrażanie przebiegało etapami, moduł po module. Pozwoliło to systematycznie wprowadzać porządki, a także bezboleśnie przejść przez ciąg zmian, które czekały firmę i jej pracowników.
Zaczęliśmy od modułu urlopowego, który był najprostszy do wprowadzenia. Pracownicy przyjęli go z radością, bo pozbyliśmy się papierowych bloczków i skończyło się ręczne wypisywanie wniosków urlopowych. Stworzyliśmy również dwa typy wniosków we własnym zakresie: do rejestracji i wykorzystania nadgodzin oraz wniosek o tak zwany „home office”, który przysługuje pracownikom w określonym wymiarze. Dzięki temu w Kalendarzu widzimy dostępność wszystkich pracowników – kto jest na urlopie, kto pracuje z domu itd.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
HRnest dopasowuje się do waszych potrzeb
W Delegacjach wszystko działa świetnie. Pracownicy również nie zgłaszają żadnych problemów. Diety wyliczają się automatycznie, a HRnest dba o aktualizację stawek. Bardzo użyteczne jest również to, że HRnest umożliwia stworzenie systemu aprobaty poprzez zdefiniowanie ścieżki obiegu dokumentów i że jest elastyczny – można, ale nie ma obowiązku, wystawienia polecenia wyjazdu służbowego, system tego nie narzuca. W naszym przypadku system Poleceń Wyjazdu Służbowego sprawdza się doskonale, ponieważ wykorzystywany jest do planowania pracy Działu Serwisu. Funkcjonalnością, którą również wykorzystujemy jest podłączanie skanów rachunków i faktur do poszczególnych rozliczeń delegacji.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
Następnym krokiem było wdrożenie Delegacji. Przy wprowadzeniu tego modułu firma korzystała z pomocy supportu, dlatego cały proces również odbył się bezproblemowo. Za sugestią Polteknik wprowadziliśmy dodatkowe usprawnienie polegające na zmodyfikowaniu raportu “Zestawienie kosztów delegacji”, w którym wypłacone diety rozbito na poszczególnych pracowników z podziałem na stawki diet – funkcjonalność ta została wprowadzona globalnie i mogą z niej korzystać wszyscy użytkownicy HRnest.
Wygodna rejestracja czasu pracy
Następnie wdrożono Czas pracy. Z tego modułu korzysta w firmie dział, który działa w systemie projektowym, dlatego z powodzeniem wykorzystuje funkcjonalność Projektów w module Czas Pracy.
Pracownicy w module Czasu Pracy rejestrują, ile przepracowali godzin na dany projekt. Jest to bardzo wygodne, bo do tej pory robili to w Excelu. Z tego modułu mamy również informację na temat ewentualnych nadgodzin.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
W HRnest moduł Czasu pracy nie musi być przypisany do każdego pracownika. W konfiguracji modułu istnieje możliwość wybrania, którzy z nich mają mieć do niego dostęp.
Istotne powiadomienia i przejrzystość poprzez dodatkowe konto administracyjne
Ostatnim wdrożonym w firmie modułem była Kartoteka.
W module Kartoteka bardzo użyteczne są powiadomienia. System przypomina nam, kiedy pracownikowi kończy się umowa, badania lekarskie itd. ale największa automatyzacja związana z tym modułem to przesyłanie danych wprost z Biura LemonTax do Kartotek pracowników oraz zahasłowane paski wynagrodzeń. W module Kartoteka wykorzystujemy również zakładkę Zasoby. Rejestrujemy tam przypisane do pracownika narzędzia pracy: auto służbowe, laptop, telefon itd.
Daria Pawlikowska
Dyrektor Finansowy
Polteknik, podobnie jak część firm korzystających z HRnest, udostępnił dodatkowe konto administracyjne swojemu biuru rachunkowemu. Dzięki niemu biuro może w każdej chwili zalogować się w systemie i pobrać potrzebne dane, a dział kadr i płac nie musi już pilnować tych procesów.
W systemie HRnest konta administratora (konto Działu kadr) są nielimitowane i nie wliczają się do puli aktywnych pracowników. Dzięki temu obowiązki administratora można podzielić między współpracowników, a także przekazać ich część zewnętrznym partnerom, na przykład biurom księgowym. Pozwala to zaoszczędzić czas i znacznie zmniejsza ilość zadań związanych z zarządzaniem procesami HR w firmie.
System HRnest tworzą cztery moduły: Urlopy, Czas pracy, Delegacje i Kartoteka, które można dowolnie dostosować do potrzeb swojej firmy. Dzięki dostępnemu na stronie cennikowi, od razu można sprawdzić cenę na podstawie liczby zgłoszonych pracowników.
Podsumowanie efektów
Zespół Polteknik potrzebował narzędzia, które zintegruje najważniejsze procesy HR w jednym miejscu i usprawni codzienną pracę działu personalnego. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
zautomatyzowała obieg wniosków urlopowych,
uprościła planowanie i ewidencjonowanie czasu pracy,
ograniczyła wykorzystanie arkuszy Excel i pracy manualnej,
zapewniła przejrzystość procesów kadrowych dla pracowników i menedżerów,
zyskała jedno, spójne narzędzie do zarządzania kluczowymi obszarami HR.
March 28, 2025
