Prosty HR w dużej organizacji – jak Morele rosło z HRnest
Opis firmy
Firma Morele powstała w 2005 r. i jest obecnie drugą największą multiwertykalną platformą e-commerce w Polsce działającą w modelu hybrydowym (1P oraz marketplace). Spółka posiada rozbudowaną infrastrukturę techniczną i logistyczną, dzięki czemu dostarcza znakomitą wartość dla klientów oraz sprzedawców. Eksperci oraz społeczność Morele wspierają klientów w wyborze produktów precyzyjnie spełniających ich potrzeby, dzięki czemu spółka osiąga bardzo dobre wyniki w obszarze customer experience.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Firma zaczynała swoją działalność od kilkunastu pracowników i wówczas, jak większość firm w tamtych czasach, korzystała z papierowych wniosków urlopowych. I jak to bywa w przypadku tradycyjnej formy obiegu dokumentów, angażowała ona pracowników, kadry i przełożonych. Pracownicy najczęściej najpierw dzwonili do kadr, żeby dowiedzieć się, ile mają jeszcze dni wolnych, następnie wypełniali i składali wniosek, po czym był on przekazywany do przełożonego.
Druga dekada XXI wieku to dynamiczny rozwój branży e-commerce, który nie pozostał bez wpływu na Morele. Sytuacja zaczęła się komplikować, kiedy nastąpił szybki wzrost firmy, a liczba pracowników przekroczyła setkę. Szczególnie bywało to odczuwalne w okresach okołourlopowych, kiedy dział kadr musiał obsłużyć dziennie czasem kilkudziesięciu pracowników z różnych działów, mających różnych przełożonych.
W celu ograniczenia papierologii, firma zdecydowała się na wdrożenie HRnest. Wdrożenie okazało się proste, m.in. dzięki intuicyjnemu panelowi głównemu.
Zakładki w platformie są opisane w zrozumiały sposób, dzięki czemu łatwo jest się w nich odnaleźć. Intuicyjne dla naszego działu jest m.in. wyszukiwanie urlopów, zestawień pracowników w organizacji, czy przypisanie nowych osób do platformy. Korzyści z niej czerpią także pozostali pracownicy naszej firmy, bo dzięki platformie mogą m.in. w prosty sposób złożyć wniosek urlopowy lub sprawdzić, ile pozostało im jeszcze niewykorzystanych dni urlopu.
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
Wprowadzone rozwiązania
Pełna kontrola nad rozbudowaną strukturą organizacji
Kolejne lata to dalszy dynamiczny wzrost firmy i coraz większa liczba pracowników. Tu bardzo pomocna okazała się zakładka Organizacja, która pomogła odnaleźć się w coraz bardziej skomplikowanej strukturze firmy.
W zakładce Organizacja podoba mi się szczególnie to, że można hurtem zmienić przełożonego i nie trzeba tego robić pojedynczo. Na przykład, kiedy potrzebuję zmienić team leadera albo kierownika danego działu, nie muszę wchodzić w szczegóły profilu danej osoby, po prostu zaznaczam i wybieram akcję “zmień przełożonego” co jest bardzo wygodne.
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
HRnest umożliwia szereg zbiorczych działań jak zmiana przełożonego lub działu, czy też grupowa akceptacja lub odrzucenie wniosków urlopowych. Funkcje te okazują się też bardzo przydatne podczas wdrażania systemu – pozwalają na zbiorcze dodanie pracowników, limitów urlopowych, a także można dodać w ten sposób stare wnioski urlopowe, wystawione przed rozpoczęciem korzystania z HRnest. Jest to ogromne uproszczenie, które spokojnie umożliwi wprowadzenie HRnest w jeden dzień do nawet 100-osobowej organizacji.
Uproszczenie procesu składania wniosków urlopowych
Nie tylko kadry odczuły znaczną korzyść wynikającą z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów. W tak dużej i rozproszonej organizacji skuteczne złożenie wniosku urlopowego bywało skomplikowaną procedurą, angażującą kilka dodatkowych osób, sporo czasu i kartek papieru. Wraz ze zniknięciem wniosków papierowych procedura ta znacznie się uprościła, a zaoszczędzony czas i energię pracownicy mogą przeznaczyć na właściwą pracę.
Dla pracowników dostęp do HRnest to duży atut, bo w każdej chwili mogą się zalogować do platformy na dowolnym urządzeniu i w szybki sposób złożyć wniosek urlopowy bez konieczności wypełniania dokumentów w wersji papierowej.
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
HRnest umożliwia korzystanie z systemu w dowolnym miejscu – wystarczy przeglądarka i dostęp do Internetu w telefonie, niczego nie trzeba instalować. Posiada też wersję mobilną ze wszystkimi dostępnymi funkcjami.
Jednym z założeń systemu HRnest jest prostota i intuicyjność, tak żeby każdy, bez pomocy z zewnątrz, czy instrukcji potrafił wykonać podstawowe czynności przypisane do danego konta. Wszystkie zakładki i funkcje są jasno opisane, a nawet jeśli pojawiają się jakiekolwiek pytania, czy wątpliwości, do dyspozycji jest szeroko rozbudowana strona pomocy, przewodniki dla użytkownika, a także zespół obsługi klienta dostępny telefonicznie, mailowo i poprzez czat.
Łatwiejsza obsługa dużej organizacji
Obsługa tak dużej organizacji to nie lada wyzwanie. Mowa tu o ponad 500 pracownikach, z których każdy, przynajmniej kilka razy w roku składa wniosek urlopowy, idzie na zwolnienie lekarskie lub wybiera z dostępnej puli inny rodzaj urlopu. Do tego dochodzi jeszcze planowanie urlopów i rozliczanie ich. W odnalezieniu się w tak rozbudowanej strukturze pomaga opcja filtrowania.
My jako administratorzy mamy sporo pracy, ale dość dobrze się w tym odnajdujemy. Dużo dają filtry, przede wszystkim możliwość filtrowania rodzajów wniosków. To nam się bardzo przydaje, bo mamy podział na pracowników, na działy, statusy…
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
HRnest posiada rozbudowaną funkcję filtrowania, w zależności od wybranej sekcji. W sekcji Organizacja możliwe jest filtrowanie użytkowników po rodzaju umowy, organizacji, dziale, przełożonym i dziennej ilości godzin. Natomiast w module urlopowym na liście wniosków dostępne są takie filtry jak data, rodzaj wniosku, status, rodzaj umowy, organizacja, dział i osoba.
Integracja z programem Comarch ERP Optima
Jak każda organizacja, również Morele korzysta z programu kadrowo-płacowego. Dzięki dostępnej w HRnest integracji z najpopularniejszymi programami K-P wygenerowany plik można zapisać jako skoroszyt w Excelu, a następnie zaimportować go do programu, w tym wypadku Comarch ERP Optima.
Dzięki temu, że mamy kompatybilne systemy, do naszego kadrowego systemu operacyjnego zaczytujemy urlopy z HRnest. To rozwiązanie w znacznym stopniu ułatwia naszą pracę, bo nie musimy wypełniać dokumentów samodzielnie.
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
W HRnest działy kadr i płac z łatwością wyeksportują dane urlopowe do programów kadrowych, m.in. Symfonia Kadry i Płace, Comarch ERP Optima, Enova, WF-Gang, SAP. A to nie wszystkie dostępne integracje, jakie system oferuje!
Wyeliminowanie błędów we wnioskach urlopowych
Błędy ludzkie się zdarzają, a elektroniczne wnioski urlopowe nie są tu wyjątkiem. Zły zakres dat, brak wyznaczonego zastępstwa, błędny typ wniosku urlopowego – to może się zdarzyć każdemu. System jednak jest przygotowany na takie sytuacje. W HRnest nie trzeba anulować wniosku i cofać go do pracownika, można go poprawić z poziomu kadr, co spotkało się z uznaniem Anny Szwagrzyk-Jakackiej:
Wiadomo, że pomyłki mogą się zdarzyć lub czasem po prostu z różnych przyczyn zachodzi konieczność wprowadzenia zmian we wniosku. Dzięki funkcji edycji, w przypadku tego typu sytuacji, nie musimy usuwać danego wniosku i tworzyć go na nowo, aby wszystko było tak jak powinno. Wystarczy, że w stworzonym już wniosku wprowadzimy zmiany, na których nam zależy
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
Oczywiście w HRnest możliwe jest również anulowanie wniosku i cofnięcie go w celu poprawy do pracownika. Wszystko zależy od preferencji danej firmy i konfiguracji systemu.
Firma Morele korzysta z usług HRnest od 8 lat, czyli praktycznie od początku istnienia systemu. Przez ten czas Morele rozrastało się i zmieniało razem z HRnest. Jako klient byli świadkiem, a także uczestnikiem wielu zmian i usprawnień. Jak podsumowuje te lata współpracy Anna Szwagrzyk-Jakacka?
Łatwość obsługi, intuicyjność, dobra komunikacja z usługodawcą, spełnianie różnych potrzeb klienta.
Anna Szwagrzyk-Jakacka
Specjalista ds. Kadr i Płac
To właśnie te cechy sprawiły, że morele.net jest z HRnest do dzisiaj i to jest najlepsza rekomendacja.
Podsumowanie efektów
Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
uporządkowała i zautomatyzowała procesy urlopowe,
zredukowała czas poświęcany na obsługę wniosków,
ułatwiła raportowanie i wgląd w dane kadrowe,
odciążyła dział HR z powtarzalnych zadań
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco.
April 28, 2025
