Co powinna zawierać karta obiegowa?
Karta obiegowa powinna być prosta, czytelna i umożliwiać sprawne przeprowadzenie procesu rozliczeń wewnętrznych. Dokument ten najczęściej krąży pomiędzy działami, dlatego kluczowa jest jego przejrzystość.
W karcie obiegowej zazwyczaj znajdują się:
- dane identyfikacyjne pracownika (imię i nazwisko, stanowisko),
- informacja o rodzaju karty (np. przyjęcie do pracy, zakończenie współpracy),
- lista działów lub osób odpowiedzialnych za rozliczenie (np. IT, HR, księgowość, administracja),
- zakres przekazywanego lub zwracanego mienia (np. sprzęt, klucze, karty dostępu),
- potwierdzenie odebrania lub rozliczenia dostępu do systemów,
- miejsce na podpisy osób zatwierdzających poszczególne etapy,
- data zakończenia procesu.
Zakres karty obiegowej może być dostosowany do struktury i potrzeb organizacji.
Czy karta obiegowa jest obowiązkowa?
Nie. Przepisy prawa pracy nie nakładają obowiązku stosowania karty obiegowej. Jest to jednak powszechnie stosowane narzędzie organizacyjne, które pomaga pracodawcom zabezpieczyć interesy firmy oraz uporządkować procesy kadrowe.
Dlaczego firmy korzystają z kart obiegowych?
- minimalizują ryzyko nierozliczonego sprzętu lub dostępu do systemów,
- porządkują proces onboardingowy i offboardingowy,
- ułatwiają współpracę pomiędzy działami,
- stanowią potwierdzenie dopełnienia formalności przy rozwiązaniu umowy.
Karta obiegowa w procesie onboardingu i offboardingu
W HRnest proces wdrożenia nowego pracownika oraz zakończenia współpracy może zostać zrealizowany bez konieczności tworzenia odrębnej karty obiegowej. Wszystkie sprzęty i inne zasoby firmowe mogą być ewidencjonowane bezpośrednio w systemie, a następnie przypisywane do konkretnych pracowników.
Podczas onboardingu pracownik otrzymuje przypisane zasoby, takie jak laptop, telefon czy klucze, a informacje o ich wydaniu są zapisywane w jednym miejscu. W trakcie offboardingu system pozwala w prosty sposób sprawdzić, jakie zasoby wymagają zwrotu, co znacząco upraszcza proces rozliczenia i eliminuje potrzebę ręcznego uzupełniania dokumentów.
Dodatkowo HRnest umożliwia ustawienie powiadomień, które przypominają o zwrocie sprzętu lub zakończeniu dostępu do zasobów. Dzięki temu procesy wejścia i wyjścia pracownika z organizacji są bardziej przejrzyste, spójne i odporne na pominięcie istotnych elementów.
FAQ
Nie. Prawo nie nakłada takiego obowiązku, jednak w praktyce karta obiegowa znacząco ułatwia rozliczenie pracownika z firmą.
Tak. Karty obiegowe są często wykorzystywane zarówno przy zatrudnianiu, jak i przy zakończeniu współpracy.
Tak. Pracodawca ma pełną swobodę w ustaleniu formy oraz zakresu karty obiegowej, dostosowując ją do struktury organizacji i wewnętrznych procedur.
