Zgodnie z art. 161 Kodeksu Pracy, dni wolne, które zostały przypisane pracownikowi, powinny zostać zrealizowane do 31 grudnia roku, w którym przysługują. Urlop powinien zostać przydzielony zgodnie z planem urlopów. Jeżeli pracodawca nie sporządza takowego planu – ustalają oni pomiędzy sobą wykorzystanie dni urlopowych.
Ilość dni wolnych, które przypadają pracownikowi zależy od jego stażu pracy. Gdy wynosi on:
- Ponad 10 lat – jest to 26 dni
- Mniej niż 10 lat – jest to 20 dni
To w jaki sposób wyliczyć staż oraz jakie urlopy przysługują konkretnym pracownikom – zależnie od okresu pracy, rodzaju umowy czy etatu, znajdziecie tutaj.
Wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego
Nierzadko jednak pracownicy nie wykorzystują przypadającym im dni wolnych zgodnie z zasadą wyrażoną w kodeksie pracy. Niewykorzystany w danym roku urlop pracownika zmienia się w urlop zaległy.
Zgodnie z przepisami zaległe dni powinny zostać wykorzystane do 30 września następnego roku. Jest to ostateczny termin udzielenia urlopu, który jednak nie dotyczy tzw. urlopu na żądanie.
Pracodawca ma również obowiązek chronologicznego udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy udzielić urlopu zaległego, a następnie aktualnego.
W przypadku zaległego urlopu, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu jego wykorzystania, lecz musi udzielić mu należących do niego dni wolnych. Dla zachowania wymagań wynikających z tego przepisu, wystarczy że nadany urlop rozpocznie się najpóźniej dnia 30 września.
Konsekwencje niewykorzystania zaległego urlopu
Pracownik z kolei, po upływie z góry nałożonego terminu – 30 września danego roku kalendarzowego, może sądownie dochodzić udzielenia urlopu do czasu przedawnienia roszczenia o ten urlop. Według Kodeksu Pracy zaległy urlop ulega przedawnieniu po 3 latach.
Zdarza się to jednak rzadko, ponieważ niewykonanie tego obowiązku przez pracodawcę, stanowi w świetle przepisów wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone jest karą grzywny. Kara ta wynosić może od 1 000 do 30 000zł
Dla przykładu: zaległy urlop z 2020 roku rozpoczyna swój trzyletni okres przedawniania z dniem 30 września 2021 roku, jeżeli został przesunięty na ten rok. Po upływie trzech lat, czyli 30 września 2024 roku prawo pracownika do tego urlopu ulegnie przedawnieniu.
Czy konieczne jest wystawienie wniosku za urlop zaległy?
Warto również podkreślić, że pracownik nie może samodzielnie udzielić sobie zaległego urlopu wypoczynkowego, nawet we wskazanym powyżej terminie. Nawet zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy.
Pracownik zatem, powinien uzyskać zgodę pracodawcy na wykorzystanie zaległego odpoczynku za pomocą wystawionego wniosku.
Czy pracodawca może sam wyegzekwować urlop wypoczynkowy?
Odwrotna sytuacja, tzn. wysłanie pracownika na zaległy urlop przez pracodawcę, jest możliwa i dopuszczalna. Wynika to z faktu, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami bezwzględnie obowiązującymi.
Na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia pracownikowi odpoczynku w odpowiednim rozmiarze i terminie, według ustalonych zasad. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Ekwiwalent pieniężny
Jeśli pracownik odchodzi z firmy, a nie wykorzystał należnego mu urlopu, możliwością jest również wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego należnego za nieodebrane dni urlopowe. Podparte jest to art. 171 Kodeksu Pracy “W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.“
Jak HRnest pomoże Ci nad tym zapanować?
Nasze narzędzie na co dzień zajmuje się usprawnianiem procesów HR. 4 moduły: czas pracy, delegacje, kartoteka, a przede wszystkim właśnie urlopy, stworzone zostały po to, by zarządzanie firmą stałą się znacznie prostsze.
Dzięki naszemu systemowi:
- Ułatwisz sobie oraz pracownikom proces wystawienia oraz akceptacji wniosków urlopowych
- Dzięki panelom pracowniczym usprawnisz komunikację między pracownikami, kierownikiem i działem kadr
- Dasz pracownikom przejrzysty wgląd w kalendarz urlopów
- Jako kierownik również będziesz mógł dopilnować ilość dni wolnych swojego zespołu
- Zaplanujesz w przód plan urlopów, dzięki czemu łatwiej będzie planować pracę
- Ustawisz najważniejsze powiadomienia, które przypomną Ci o niezbędnych terminach
