Lepszy obieg informacji w ExpertSender dzięki HRnest
Opis firmy
ExpertSender to polska firma, która powstała w 2009 roku, wywodząca się od dostarczania narzędzi do e-mail marketingu, zapewniająca jedną z najwyższych dostarczalności na rynku oraz personalizację wiadomości. Obecnie tworzy rozwiązania dla firm z całego świata, które pozwalają spersonalizować każdy etap komunikacji z klientem: od pozyskania, poprzez aktywizację i zakup, aż po retencję.
Nowe narzędzie, które zespół opracował na rzecz klientów e-commercowych, sięga znacznie szerzej niż dotychczasowe rozwiązania. Jest to dedykowane narzędzie dla właścicieli i managerów sklepów internetowych, z gatunku marketing automation. Pozwala ono planować zintegrowaną komunikację marketingową, wykorzystując dane o zakupie w czasie rzeczywistym. Planowanie nie jest już tylko predykcją, a oparte jest o realnie działania internautów na stronie klienta.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Zanim w firmie pojawił się HRnest, obieg informacji był oparty na papierowych formularzach. Pracownicy składali wnioski, przełożeni je podpisywali, a następnie przekazywali do księgowości, która je rozliczała za pomocą Excela. Sam obieg dokumentów był długi i nieefektywny. Generował on także więcej pracy dla całego działu księgowości.
Wraz z rozwojem firmy i zwiększającym się zatrudnieniem, przepływ informacji stawał się coraz bardziej utrudniony, a sama ręczna praca, z coraz większą ilością papierowych dokumentów – zbyt czasochłonna.
Joanna Gładkowska
Administration & Finance Specialist
Wprowadzone rozwiązania
Bezproblemowe przeniesienie danych
Zaczęto więc szukać oprogramowania, które najlepiej zaspokoi potrzeby i usprawni komunikację w firmie.
System HRnest polecano nam jeszcze w fazie jego tworzenia i już wtedy bardzo nas zainteresował. Dla pewności wypróbowaliśmy kilka usług, jednak to właśnie HRnest wydał nam się najbardziej odpowiedni.
Joanna Gładkowska
Administration & Finance Specialist
Po zadowalających wynikach testów rozpoczęto proces wdrożenia. Wszystko jednak odbyło się bez komplikacji. Zarówno dział księgowości, jak i pozostali pracownicy bardzo szybko zaznajomili się z systemem, co pozwoliło całej organizacji rozpoczęcie pracy z HRnest bez problemów.
Szybszy przepływ informacji
Im większa organizacja tym trudniej o sprawną i szybką komunikację. Wzrost firmy to także więcej dokumentów i więcej formalności związanych z procesami HR. Tradycyjny obieg informacji, nie dość, że jest długotrwały, to niesie też ze sobą duże ryzyko popełnienia błędów, które mogą być poważne w skutkach dla firmy. Nie wspominając już, że generuje to zużycie ogromnej ilości papieru.
Wdrożenie systemu HRnest bardzo usprawniło pracę w naszej firmie. Mamy większą jasność przepływu informacji, jesteśmy odciążeni ze żmudnych działań, które obecnie są w dużym stopniu zautomatyzowane. Przy okazji dzięki oszczędzonym tonom papieru staliśmy się bardziej przyjaźni dla środowiska.
Joanna Gładkowska
Administration & Finance Specialist
W HRnest większość działań z zakresu HR można szybko zrealizować z poziomu jednego panelu, bez marnowania czasu i energii. Dzięki temu, że każdy użytkownik ma własny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami, aplikacja pomaga managerom, działom HR i wszystkim pracownikom.
Łatwiejsze kontrolowanie urlopów
Większa liczba pracowników to też większa liczba planów urlopowych. To także konieczność pamiętania o przepisach kodeksu pracy nakazujących wykorzystanie zaległego urlopu w ściśle określonym terminie. Dzięki czytelnemu kalendarzowi, który jest jednocześnie planerem urlopowym, przełożeni mają szybki i łatwy dostęp do informacji, kiedy, kto i na jak długo planuje nieobecność. Jednocześnie dział księgowy otrzymuje informację z systemu, któremu z pracowników koniecznie należy się urlop.
System HRnest sprawdził się także dzięki podglądowi urlopów dla wszystkich pracowników firmy. Poszczególne działy mogą sprawniej ustalać, kto i kiedy bierze wolne, a my mamy większą kontrolę nad wykonaniem planów urlopowych, dzięki czemu unikamy sytuacji, w której pracownik ma kilkadziesiąt dni niewykorzystanego urlopu.
Joanna Gładkowska
Administration & Finance Specialist
Moduł Urlopowy HRnest to sposób na ułatwienie komunikacji dla wszystkich członków zespołu. Pracownicy przy pomocy kilku kliknięć mogą sprawdzić aktualną liczbę dni wolnych do wykorzystania i wystawić wniosek. Przełożeni po otrzymaniu powiadomienia mailowego w ciągu chwili mogą go zaakceptować lub odrzucić. Działy kadr i płac nie muszą już pilnować tych procesów, a dodatkowo z łatwością eksportują dane urlopowe do programów kadrowych.
Automatyczne rozliczanie delegacji
Wraz z rozwojem firmy wzrosła liczba podróży służbowych. Wiązało się to z kolejnymi formalnościami jak wystawienie polecenia wyjazdu służbowego, czy też rozliczenie delegacji. Dotychczas obowiązek ten spoczywał na dziale księgowym. Wraz z pojawieniem się HRnest, znaczna część formalności została zautomatyzowana.
Kolejnym świetnym udogodnieniem jest moduł Delegacje. Dzięki temu, że pracownicy mogą samodzielnie wykonać część formalności związanych z podróżami służbowymi, nie odczuliśmy dodatkowego obciążenia pracą.
Joanna Gładkowska
Administration & Finance Specialist
W HRnest elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego jest podstawą do wygenerowania rozliczenia delegacji. Wystarczy, że pracownik wprowadzi informacje o podróży, dacie i środkach transportu, a po powrocie dołączy skany rachunków i faktur. System sam przelicza wartości diet i ryczałtów należnych pracownikowi, a w przypadku delegacji zagranicznej rozliczanej w obcej walucie sam pobiera aktualny kurs walut NBP i mierzy czas podróży od i do granicy.
Można powiedzieć, że system HRnest rozwijał się razem z nami. Gorąco polecamy innym firmom!
Joanna Gładkowska
Administration & Finance Specialist
Podsumowanie efektów
ExpertSender potrzebował narzędzia, które uporządkuje kwestie związane z planowaniem pracy i zarządzaniem nieobecnościami, a jednocześnie będzie wygodne i intuicyjne dla pracowników. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
zyskała czytelny, przejrzysty system do zgłaszania i akceptowania urlopów,
ułatwiła planowanie pracy zespołu i zarządzanie obecnością pracowników,
umożliwiła pracownikom szybki dostęp do informacji o przysługującym urlopie,
odciążyła dział HR z obowiązku ręcznego przeliczania i weryfikowania wniosków,
wprowadziła narzędzie, które zostało szybko zaakceptowane i dobrze przyjęte przez zespół.
March 28, 2025
