- Elektroniczny obieg dokumentów
- Sprawna komunikacja
Dokumenty, które
trafiają tam, gdzie trzeba.
Z HRnest przypisujesz pliki do działów, kierowników
i pracowników. System pilnuje dostępu, potwierdzeń
i kolejnych kroków – jak dobrze poukładany segregator,
tylko cyfrowy.
Bez HRnest
Dokumenty giną w e-mailach, papierach i dziwnych folderach. Brak potwierdzeń, trudności z kontrolą – klasyka chaosu.
Z HRnest
Dokumenty przypisane, dostępy ustawione, powiadomienia wysłane. System pamięta, kto co widział i kto jeszcze musi kliknąć „zapoznałem się”.
Od lat pomagamy firmom usprawniać procesy HR.
- Organizacja
Struktura firmy
Odwzoruj strukturę swojej firmy tak, jak działa na co dzień – z działami, przełożonymi i zespołami. Przypisz pracowników do odpowiednich działów i zyskaj pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, dostępami i komunikacją w systemie. Wszystko trafia do właściwych osób, a Ty nie musisz niczego pilnować ręcznie.
- Porządek w dokumentacji
Przypisanie dokumentów
Dokumenty możesz przypisywać indywidualnie – do konkretnego pracownika, grupowo – do całego działu, albo globalnie – dla całej organizacji. Ty decydujesz, kto ma do nich dostęp i kto musi się z nimi zapoznać.
- Przejrzystość
Widoczność i dostęp
Każdy dokument trafia tam, gdzie trzeba. Możesz dać dostęp tylko do odczytu albo pozwolić na edycję. I co ważne – zawsze masz kontrolę. W każdej chwili możesz zmienić uprawnienia albo cofnąć dostęp. Widzi tylko ten, kto powinien.
- Ścieżka dokumentu
Elektroniczny obieg dokumentów
Choć HRnest nie posiada klasycznego workflow, możesz ustawić ścieżkę obiegu dokumentów tak, by pasowała do struktury Twojej firmy – na przykład: pracownik → kierownik → dział kadr. Każdy etap to osobne przypisanie i kontrolowana widoczność.
- Onboarding
Potwierdzenia
Funkcja „wymaga zapoznania się” umożliwia zbieranie potwierdzeń od użytkowników. Historia kliknięć jest dostępna dla działu kadr. Ułatwia to zapoznanie się z nowymi dokumentami - przede wszystkim w trakcie onboardingu nowego pracownika.
- Automatyczne raporty
Ewidencja i raporty
Wszystkie dokumenty masz w jednym miejscu – czytelnie uporządkowane i zawsze pod ręką. Możesz je podejrzeć, eksportować, udostępniać wybranym osobom albo bezpiecznie przechowywać na potrzeby archiwizacji.
- Organizacja
Struktura firmy
Odwzoruj strukturę swojej firmy tak, jak działa na co dzień – z działami, przełożonymi i zespołami. Przypisz pracowników do odpowiednich działów i zyskaj pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, dostępami i komunikacją w systemie. Wszystko trafia do właściwych osób, a Ty nie musisz niczego pilnować ręcznie.
- Przypisanie
Przypisanie dokumentów
Dokumenty możesz przypisywać indywidualnie – do konkretnego pracownika, grupowo – do całego działu, albo globalnie – dla całej organizacji. Ty decydujesz, kto ma do nich dostęp i kto musi się z nimi zapoznać.
- Widoczność
Widoczność i dostęp
Każdy dokument trafia tam, gdzie trzeba – do konkretnego pracownika, przełożonego albo całego działu. Możesz dać dostęp tylko do odczytu albo pozwolić na edycję. I co ważne – zawsze masz kontrolę. W każdej chwili możesz zmienić uprawnienia albo cofnąć dostęp. Widzi tylko ten, kto powinien.
- Etapy
Etapowy obieg
Choć HRnest nie posiada klasycznego workflow, możesz łatwo zorganizować ścieżkę dokumentów: najpierw dokument trafia do przełożonego, po jego zapoznaniu — do pracowników działu. Każdy „etap” to osobne przypisanie i widoczność.
- Ewidencja i raporty
Potwierdzenia
Funkcja „wymaga zapoznania się” umożliwia zbieranie potwierdzeń od użytkowników. Historia kliknięć „Zapoznałem się” to dowód realizacji procedury — dostępny dla działu kadr.
- Ścieżki
Rozszerzenia
Potrzebujesz więcej kontroli? Twórz etapy obiegu dokumentów i oznaczaj je własnymi etykietami. HRnest pomoże Ci uporządkować proces – bez zbędnych narzędzi i kosztów.
Jak wdrożyć HRnest?
Szybko, prosto i bez stresu.
Więcej możliwości, więcej czasu.
Od początku korzystamy z konfiguracji obiegu dokumentów. Przed wprowadzeniem aktualnego systemu korzystaliśmy z dwustopniowej akceptacji, ale aktualnie nie ma takiej konieczności. Dopasowaliśmy program do naszych potrzeb i wniosek po zatwierdzeniu przełożonego trafia natychmiast do działu HR.
Wcześniej musiałem odszukiwać wnioski na mailach lub stawiać się w biurze osobiście, aby podpisać dokument, który później jeszcze miał zostać wysłany do pracownika. Teraz robię to za pomocą jednego panelu, co oszczędza mi nie tylko czas, ale także pieniądze.
Bardzo użyteczne jest również to, że HRnest umożliwia stworzenie systemu aprobaty poprzez zdefiniowanie ścieżki obiegu dokumentów i że jest elastyczny - można, ale nie ma obowiązku, wystawienia polecenia wyjazdu służbowego, system tego nie narzuca.
Szybkie i łatwe zarządzanie czasem pracy.
Pomocne funkcje HRnest
- Konsultacja
- Doradztwo
- 15 min
Masz dość chaosu w HR? Porozmawiajmy, jak to ogarnąć.
Umów się na krótką rozmowę – bez slajdów, bez sprzedaży na siłę. Po prostu sprawdzimy, czy HRnest pasuje do Twojej firmy.
FAQ
Jak przypisać dokument do działu?
Przypisujesz dokument do działu, zaznaczasz „wymaga zapoznania się” – i gotowe. HRnest dopilnuje, kto przeczytał, a kto jeszcze nie.
Czy mogę kontrolować dostęp do dokumentów?
Tak. Możesz ustawić widoczność dla konkretnej osoby, działu lub całej organizacji – i zmienić ją w dowolnym momencie.
Czy użytkownik musi potwierdzić zapoznanie się z dokumentem?
Tylko jeśli włączysz tę opcję. Wtedy system zapamięta kliknięcie i zapisze historię.
Jak ustawić etapowy obieg dokumentów?
Dodajesz dokument dla kierownika. Po jego zapoznaniu – wrzucasz nową wersję dla pracowników. Widoczność i etapy ustawiasz ręcznie.
Czy system wysyła powiadomienia?
Tak. E-mail i wewnętrzne przypomnienie. Nikt nie powie „nie widziałem”.
