1. Aplikacja – aplikacja mobilna Usługodawcy w ramach której Usługodawca świadczy Usługobiorcy Usługi.
2. Market – sklep internetowy, z którego Usługobiorca może pobrać Aplikację.
3. Regulamin – niniejszy regulamin stanowiący jednocześnie regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, dostępny w Aplikacji oraz w Serwisie.
4. Usługi – usługi świadczone przez Usługodawcę drogą elektroniczną za pośrednictwem Aplikacji na rzecz Usługobiorcy, takie jak: rejestracja czasu pracy Pracowników z wykorzystaniem kodów QR, a także opcjonalne – robienie i przechowywanie zdjęć Pracowników.
5. Usługodawca – HRnest Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, nr KRS: 0000723806, NIP: 5833293000, REGON: 369734182, o kapitale zakładowym wynoszącym: 40.000 zł.
6. Usługobiorca – podmiot nie będący konsumentem (w rozumieniu Kodeksu cywilnego) zawierający z Usługodawcą umowę o świadczenie Usług, posiadający Konto.
7. Użytkownik zależny – osoba należąca do organizacji Usługobiorcy korzystająca z Aplikacji i jej funkcji w imieniu i na rzecz Usługobiorcy, w szczególności będąca przedstawicielem działu kadr lub przełożonym.
8. Pracownik – osoba współpracująca z Usługobiorcą, w szczególności pracownik, na temat, której Aplikacja zbiera informacje dla Usługobiorcy.
9. Konto – przestrzeń w systemie teleinformatycznym Usługodawcy – Serwisie, oznaczona indywidualną nazwą (loginem) oraz hasłem dedykowana Usługobiorcy, Użytkownikowi zależnemu lub Pracownikowi, uregulowana odrębnym regulaminem, umożliwiająca dostęp do danych zgromadzonych za pośrednictwem Aplikacji.
10. Serwis – serwis internetowy Usługodawcy dostępny pod adresem: https://hrnest.pl.
§ 2 Dane kontaktowe Usługodawcy
1. Adres: al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
2. E-mail: kontakt@hrnest.pl
3. Numer telefonu: +48 572 581 991 or +48 514 521 492
§ 3 Informacje ogólne
1. Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę.
2. Aplikacja jest oprogramowaniem rozszerzającym funkcje Serwisu, przeznaczonym wyłącznie dla Usługobiorców posiadających Konto w Serwisie.
3. Szczegółowe informacje o Aplikacji znajdują się w Markecie, Serwisie oraz w Aplikacji.
4. Usługobiorca (w tym Użytkownicy zależni) powinni korzystać z Aplikacji z poszanowaniem zasad współżycia społecznego oraz zgodnie z prawem. Zakazane jest dostarczanie przez użytkowników Aplikacji treści o charakterze bezprawnym.
5. Usługobiorca jest obowiązany poinformować Użytkowników zależnych o zasadach korzystania z Aplikacji, mających zastosowanie do działań podejmowanych przez nich w ramach Aplikacji. Zwłaszcza w zakresie zakazu dostarczania treści o charakterze bezprawnym.
6. Administratorem danych osobowych Użytkowników zależnych oraz Pracowników przetwarzanych w ramach Aplikacji jest wyłącznie Usługobiorca. Usługodawca jest dostawcą Aplikacji i podmiotem przetwarzającym dane osobowe Użytkowników zależnych oraz Pracowników na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącej załącznik do regulaminu Serwisu.
7. Uzyskanie dostępu do Aplikacji (a w szczególności jej pobranie) następuje za pośrednictwem Marketu. W takim przypadku pobranie Aplikacji przez Usługobiorcę odbywa się na zasadach właściwych dla danego Marketu, zaś świadczenie Usług za pośrednictwem Aplikacji realizowane jest na zasadach określonych niniejszym Regulaminem.
8. Pracownicy mają dostęp do danych na swój temat wytworzonych z wykorzystaniem Aplikacji za pośrednictwem swojego Konta w Serwisie.
Zdjęcia Pracowników wykonywane za pośrednictwem Aplikacji są przechowywane w Aplikacji i Serwisie nie dłużej niż przez 3 miesiące. Usługobiorca może samodzielnie usunąć zdjęcia za pośrednictwem swojego Konta (posiadającego uprawnienia administracyjne).
§ 4 Wymogi techniczne
1. Aplikacja jest przeznaczona dla urządzeń mobilnych z systemem:
- a. Android w wersji 6.1.2 i nowszymi,
- b. IOS w wersji 13 i nowszymi.
2. Aplikację można pobrać wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich Marketów tj.:
- a. Google Play dla systemu Android,
- b. App Store dla systemu IOS..
3. Aby zainstalować Aplikację oraz skorzystać z jej wszystkich funkcji Usługobiorca powinien:
- – posiadać Konto,
- – posiadać urządzenie mobilne (np. smartfon, tablet) wyposażone w sprawny aparat (aparat jest niezbędny dla wykonywania zdjęć za pośrednictwem Aplikacji),
- – posiadać właściwą, wskazaną w Markecie, ilość wolnego miejsca na urządzeniu, na którym zamierza zainstalować Aplikację,
- – pobrać Aplikację z właściwego, dla swojego urządzenia, Marketu,
- – uruchomić zainstalowaną Aplikację.
4. W momencie zainstalowania i uruchomienia Aplikacji po raz pierwszy, następuje zawarcie umowy o świadczenie Usług na czas nieokreślony pomiędzy Usługobiorcą, a Usługodawcą z tym zastrzeżeniem, że umowa o świadczenie Usług nie może trwać dłużej niż umowa o świadczenie usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu (w szczególności usługi Konta). Z momentem rozwiązania umowy o świadczenie usług za pośrednictwem Serwisu rozwiązaniu ulega umowa o świadczenie Usług.
§ 5 Korzystanie z Aplikacji
1. W celu rozpoczęcia korzystania z Aplikacji Usługobiorca powinien wprowadzić do niej swój login oraz hasło wygenerowane przez Usługobiorcę z poziomu Konta (administracyjnego).
2. W celu poprawnego działania niektórych funkcji Aplikacji, tj. rejestrowania czasu pracy Pracownika, wymagane jest posiadanie przez Pracownika indywidualnego kodu QR – w formie papierowej lub elektronicznej.
3. Zeskanowanie kodu jest konieczne dla naliczania czasu pracy Pracownika (w tym zarejestrowania momentu rozpoczęcia, przerwania czy zakończenia pracy).
4. Kod QR w formie elektronicznej będzie dostępny Koncie Pracownika.
5. W celu lepszej identyfikacji Pracownika Usługobiorca może włączyć opcję wykonywania zdjęcia Pracownika przez Aplikację podczas skanowania przez niego kodu QR. Włączenie tej opcji przebiega dwuetapowo tj. najpierw należy aktywować w Koncie Usługobiorcy (administracyjnym), a następnie włączyć w Aplikacji.
6. Korzystanie z Aplikacji jest bezpłatne.
§ 5.2 Korzystanie z Aplikacji przez Użytkownika zależnego
1. Użytkownik zależny ma dostęp do danych na temat Pracowników w zakresie ustalonym przez Usługobiorcę.
2. Ustalenie zakresu dostępu, o którym mowa w ust. 1, następuje za pośrednictwem Konta Usługobiorcy (posiadającego uprawnienia administracyjne), w tym przez przydzielenie Użytkownikowi zależnemu Konta o odpowiedniej funkcji (np. przełożonego).
§ 6 Reklamacje
1. W przypadku zastrzeżeń co do świadczonych Usług Usługobiorca może złożyć reklamację korzystając z danych Usługodawcy wskazanych w § 2 Regulaminu.
2. Rozpatrzenie reklamacji przez Usługodawcę nastąpi w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia reklamacyjnego.
§ 7 Dane osobowe
1. Administratorem danych osobowych Usługobiorcy jest Usługodawca. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę – w tym o pozostałych celach oraz podstawach przetwarzania danych, a także o odbiorcach danych, znajdują się w dostępnej na stronie Serwisu oraz w Markecie Polityce prywatności – ze względu na zasadę przejrzystości, zawartą w ogólnym rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) o ochronie danych – „RODO”.
2. Celem przetwarzania danych Usługobiorcy przez Usługodawcę, podanych przez Usługobiorcę w związku z Aplikacją, a zwłaszcza z usługami dostępnymi w Aplikacji, jest świadczenie Usług. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym przypadku jest:
- a) umowa o świadczenie usług lub działania podejmowane na żądanie Usługobiorcy, zmierzające do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- b) prawnie uzasadniony interes Usługodawcy, polegający na przetwarzaniu danych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Podanie danych przez Usługobiorcę jest dobrowolne, ale jednocześnie konieczne do zawarcia umowy o świadczenie Usług. Niepodanie danych uniemożliwi zawarcie umowy o świadczenie Usług.
4. Dane Usługobiorcy podane w związku z Aplikacją będą przetwarzane do momentu, w którym:
- a) Usługodawcę oraz Usługobiorcę będzie wiązać umowa o świadczenie Usług,
- b) ustanie możliwość dochodzenia roszczeń przez Usługobiorcę lub Usługodawcę, związanych z umową o świadczenie Usług;
- c) zostanie przyjęty sprzeciw Usługobiorcy wobec przetwarzania jego danych osobowych – w przypadku gdy podstawą przetwarzania danych był uzasadniony interes Usługodawcy
– w zależności od tego, co ma zastosowanie w danym przypadku i co nastąpi najpóźniej.
5. Usługobiorcy przysługuje prawo żądania:
- a) dostępu do swoich danych osobowych,
- b) ich sprostowania,
- c) usunięcia,
- d) ograniczenia przetwarzania,
- e) żądania przeniesienia danych do innego administratora
- a także prawo:
- f) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Usługobiorcy – wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych, opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. na prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez administratora).
6. W celu realizacji swoich praw, Usługobiorca powinien skontaktować się z Usługodawcą przy wykorzystaniu danych z § 2 Regulaminu.
7. W przypadku gdy Usługobiorca uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, Usługobiorca może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. W każdym przypadku, gdy podczas realizacji Usług na rzecz Usługobiorcy, Usługodawca będzie mieć dostęp do danych osobowych administrowanych przez Usługobiorcę, będzie to miało miejsce w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych stanowiącą załącznik do regulaminu Serwisu.
§ 8 Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
2. Usługodawca jedynie udostępnia narzędzie do zarządzania czasem pracy Pracowników (Aplikację). Ocena czy będzie ono odpowiednie, w tym pod kątem formalno-prawnym, dla Usługobiorcy należy wyłącznie do Usługobiorcy, który posiada pełne dane umożliwiające podjęcie decyzji o skorzystaniu z Aplikacji, a także jej poszczególnych funkcji.
3. Usługodawca komunikuje się z Usługobiorcą w języku polskim.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu tylko z ważnych przyczyn. Jako ważną przyczynę rozumie się konieczność zmiany Regulaminu spowodowaną:
- a) dostosowaniem Aplikacji do przepisów prawa, mających wpływ na usługi świadczone za pośrednictwem Aplikacji;
- b) rozwojem Aplikacji polegającym na dodaniu nowych usług czy usprawnieniu już funkcjonujących.
5. Informacja o planowanej zmianie Regulaminu zostanie, co najmniej na 14 dni przed wprowadzeniem zmian w życie, wysłana na adres e-mail Usługobiorcy przypisany do jego Konta.
6. W przypadku gdy Usługobiorca nie sprzeciwi się planowanym zmianom do chwili wejścia ich w życie przyjmuje się, że akceptuje je.
7. W przypadku braku akceptacji dla planowanych zmian, Usługobiorca powinien usunąć Aplikację z urządzenia. Usunięcie Aplikacji z urządzenia jest tożsame z rozwiązaniem umowy o świadczenie Usług za pośrednictwem Aplikacji.
8. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie będą miały odpowiednie postanowienia regulaminu Serwisu.
