Słownik HR / K / Kartoteka elektroniczna

Kartoteka elektroniczna

Definicja

Kartoteka elektroniczna to cyfrowy system gromadzenia, przechowywania i zarządzania informacjami o pracownikach, zastępujący tradycyjne metody papierowe. Umożliwia ona szybki dostęp do danych pracowników, ich historii zatrudnienia, umów, szkoleń czy ocen. Dzięki elektronicznemu formatowi, kartoteka jest bardziej dostępna, aktualna i łatwa w obsłudze.

Nowoczesne kartoteki elektroniczne są często zintegrowane z innymi systemami HR, takimi jak systemy płacowe czy zarządzanie czasem pracy. Umożliwiają one także zaawansowane funkcje, takie jak analiza danych, generowanie raportów czy automatyczne przypomnienia o ważnych terminach. Poprawiają one efektywność działu HR i zapewniają zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Wdrożenie kartoteki elektronicznej przynosi wiele korzyści dla organizacji. Usprawnia procesy HR, zmniejsza ryzyko błędów, zwiększa bezpieczeństwo danych oraz umożliwia lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dodatkowo, dzięki cyfrowemu archiwum, organizacje mają pewność, że ich dokumentacja jest kompletна i zaktualizowana.

FAQ

Czy kartoteka elektroniczna jest zgodna z RODO?

Tak, ale musi spełniać wymagania RODO w zakresie ochrony danych osobowych. Kluczowe jest zapewnienie odpowiednich środków ochrony i dostępu do danych.

Zależy to od przepisów prawa i wewnętrznych regulacji firmy. W niektórych przypadkach cyfrowa kopia może zastąpić wersję papierową.

Koszty te różnią się w zależności od skomplikowania systemu, liczby użytkowników i wymagań specyficznych dla firmy.

Zastosowania

Rejestracja nowych pracowników

Szybkie wprowadzenie danych i dokumentacji nowego pracownika.

Monitoring terminów

Automatyczne przypomnienia o terminach, takich jak okres próbny czy ważność certyfikatów.

Generowanie raportów

Tworzenie raportów dotyczących zatrudnienia, płac czy szkoleń.

Archiwizacja dokumentacji

Bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych w formie cyfrowej.

Integracja z innymi systemami

Połączenie z systemami płacowymi, ewidencją czasu pracy czy systemami szkoleniowymi.

Wypróbuj HRnest za darmo

Zarejstruj się i testuj nasz system przez 30 dni bez zobowiązań!

Słownik HR / K / Kartoteka elektroniczna

Wypróbuj HRnest za darmo

Zarejstruj się i testuj nasz system przez 14 dni bez zobowiązań!

Powiązane hasła

Wykaz kluczowych haseł i informacji powiązanych z zagadnieniem

Zobacz również