Dodawaj załączniki do PWS, które mogą pobierać osoby zaangażowane w delegację
W Poleceniach Wyjazdów Służbowych Dział Kadr oraz osoba z uprawnieniami do zarządzania delegacjami może dodawać załączniki.
Dzięki temu pracownik, który zostaje wysłany w podróż służbową może korzystać z biletów, skanów czy potwierdzeń rezerwacji bezpośrednio z PWS w systemie. Wszystkie ważne informacje i dokumenty znajdzie w jednym miejscu.
Uwaga: dodane tu załączniki nie pojawiają się automatycznie w rozliczeniu delegacji.
Zobacz, jak dodać załącznik krok po kroku: https://help.hrnest.io/pl/articles/13449316-jak-dodac-zalacznik-do-polecenia-wyjazdu-sluzbowego-pws
Dodawaj dłuższe opisy do delegacji
Przy tworzeniu wniosku PWS można dodawać teraz dłuższe opisy w sekcji Dodatkowe informacje – uwagi.
Dzięki temu pracownicy mogą napisać dodatkowe informacje bądź sugestie dotyczące planowania delegacji np. potrzeby dotyczące rezerwacji lotu, noclegu czy kupna biletów. Usprawnia to komunikację, ponieważ osoby zaangażowane nie muszą kontaktować się w celu ustalenia szczegółów – wszystko mają dostępne pod ręką.
Blokuj możliwość rozliczania delegacji po upływie określonego czasu
Dodaliśmy w systemie możliwość blokowania rozliczania delegacji wstecz. Po upływie wybranego okresu pracownicy nie mogą rozliczać podróży służbowej.
Funkcja ta pomaga kontrolować rozliczenia i pilnować zgodności z przepisami.
Tę opcję uruchamia konto Działu Kadr. Ustala odpowiednią ilość dni po której pracownik może wprowadzić rozliczenie. Dni liczą się od daty powrotu z delegacji.
Ta funkcja domyślnie jest wyłączona. Przy jej uruchomieniu system sugeruje limit 14 dni, który jest zgodny z polskim prawem dotyczącym dodawania rozliczeń delegacji. Możesz jednak ustawić własny limit.
Limit ustawisz w Konfiguracja > Delegacje > Ustawienia.
Przejdź tu, aby zobaczyć szczegółową instrukcję: https://help.hrnest.io/pl/articles/13429743-jak-zablokowac-rozliczanie-delegacji-wstecz
Uwaga: Konta Działu Kadr i Osoby posiadającej dodatkowe uprawnienia do rozliczeń nie podlegają temu ograniczeniu.
Kontroluj ilość załączników w rozliczeniu delegacji
W rozliczeniu delegacji pojawia się informacja o ilości dodanych załączników w całym rozliczeniu. W dodatkowej sekcji dotyczącej samych załączników pojawiają się nazwy oraz opisy dodanych dokumentów.
Opisem załącznika jest numer rachunku do jakiego został on dodany.
Pomaga to kontrolować dokumenty, jakie brane są pod uwagę przy rozliczeniu delegacji, kompletować je oraz mieć pewność, że nic nie zostało pominięte przy rozliczaniu podróży.
Pobieraj więcej danych w eksporcie rozliczeń delegacji
W pliku Excel zawierającym rozliczenia delegacji dodano kolumny zawierające szczegółowe informacje o rozliczeniu.
Za pomocą tych danych łatwiej będzie analizować poniesione koszty. Dodaliśmy kolumny:
- Data rozliczenia
- Czas podróży
- Podróże pojazdem prywatnym
- Podróże pojazdem służbowym
- Koszty delegacji – rachunki, faktury
- Diety
- Rozliczenie ryczałtów
Pobieraj informacje o adresie pracy w eksporcie raportu pełnej ewidencji czasu pracy
Przy eksporcie czasu pracy zwiększyliśmy przejrzystość i dokładność danych dotyczących adresów wykonywania pracy.
W Excelu pojawiają się dwie kolumny:
- Rodzaj adresu – który wykazuje czy jest to: praca w biurze, praca zdalna czy delegacja
- Miejsce świadczenia pracy (Typ adresu oraz nazwa) – określa konkretną przestrzeń, np. Centrala firmy (biuro), Miejsce zamieszkania (dom) czy Praca tymczasowa (mieszkanie)
