Na początku odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest właściwie podróż służbowa. Na definicję podróży służbowej składają się trzy elementy: polecenie pracodawcy, zadanie do wykonania, wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy. Co ważne, wszystkie te elementy muszą zaistnieć łącznie. A więc nie każdy wyjazd pracownika poza stałe miejsce pracy jest podróżą służbową. Podróżą służbową nie jest np. przeniesienie pracownika do pracy w innej miejscowości.

1.1 Najważniejsze przepisy

Przy rozliczaniu podróży służbowych należy sugerować się Art. 77 (5) §1 kodeksu pracy. Zgodnie z nim: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością,
w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. sprawie należności pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej, Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
i poza jego granicami w tym także diet, w drodze: postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jednak warunki wypłacania pracownikom spoza sfery budżetowej należności z tytułu podróży służbowej nie mogą być mniej korzystne niż określone w rozporządzeniu. Art. 77 (5) §1 kodeksu pracy Reguluje prawo pracownika odbywającego podróż służbową do należności pokrywających koszty wyjazdu gdy wykonuje zadanie na polecenie pracodawcy poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obowiązki dotyczące zarówno wyjazdów krajowych
i zagranicznych są bardzo podobne. Według polskiego prawa należy zadbać o dokumentację, rozliczenia
i zapewnienie odpowiednich warunków pracownikom.

Podróż służbowa Jest to czasowe wykonanie przez pracownika zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością,
w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy. Jeśli zdecydujesz się na wypłatę wyższych należności, niż wynika to z rozporządzenia pamiętaj o sprawdzeniu aktualnych przepisów dotyczących oskładkowania oraz zaliczki na podatek dochodowy. Kodeks pracy nie określa, w jakiej formie powinieneś wydać polecenie wyjazdu służbowego. Nie ma też przepisów, które narzucałyby jego konkretną treść – dotyczy to również rozporządzenia regulującego rozliczanie podróży służbowych w sferze budżetowej.

2.1 Forma dokumentu

Zgodnie z prawem ten dokument może być składany
w dowolnej formie. Co to oznacza w praktyce? Możesz wydać polecenie ustnie, mailowo, SMS-em – forma dowolna. Przepisy nie wymagają formy pisemnej, nawet dla celów dowodowych. Podstawą jest tutaj ogólna zasada wyrażania woli
z Kodeksu cywilnego (art. 60 w związku z art. 300 Kodeksu pracy).