Kwestie podróży zagranicznych reguluje rozdział 3 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dieta

Dieta w czasie zagranicznej podróży służbowej ma pokryć koszty wyżywienia oraz drobnych wydatków pracownika. Stosujesz stawkę diety obowiązującą dla kraju docelowego. Jeśli podróż obejmuje więcej niż jedno państwo, możesz ustalić więcej niż jedno państwo docelowe – zależnie od czasu spędzonego w każdym z nich. Diety obliczasz według następujących zasad: za każdą pełną dobę podróży – pełna dieta, za niepełną dobę: do 8 godzin – 1/3 diety, od 8 do 12 godzin – 50% diety, powyżej 12 godzin – pełna dieta. Stawki diet dla poszczególnych państw znajdziesz w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Zwrot kosztów noclegu

Jeśli pracownik nocuje za granicą, zwracasz mu koszty noclegu na podstawie rachunku – do wysokości limitu określonego dla danego państwa w załączniku do rozporządzenia.

Dieta w podróży zagranicznej Zobacz, ile wynosi stawka za dietę w podróży zależnie od kraju. Przejdź na stronę 95 Gdy pracownik nie przedstawi rachunku, wypłacasz mu ryczałt w wysokości 25% wskazanego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach możesz zgodzić się na zwrot kosztów noclegu powyżej obowiązującego limitu – pod warunkiem, że pracownik przedstawi rachunek. Nie wypłacasz zwrotu kosztów ani ryczałtu, jeśli zapewniasz pracownikowi bezpłatny nocleg (np. w ramach umowy z kontrahentem lub opłaconego hotelu).

Ryczałty za dojazdy

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska lub portu morskiego. Wypłacasz go w wysokości jednej diety obowiązującej w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości zagranicznej, w której nocował. Jeśli pracownik poniósł koszty dojazdu tylko w jedną stronę, wypłacasz połowę diety. Dodatkowo: za dojazdy środkami komunikacji miejscowej – należy się ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu za granicą.

Ryczałty te nie przysługują, jeśli: pracownik podróżuje służbowym lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem, zapewniasz mu bezpłatne dojazdy, nie ponosi kosztów, których ryczałty miałyby dotyczyć.

Czas podróży za granicą

Czas trwania zagranicznej podróży służbowej zależy od środka transportu, z którego korzysta pracownik: jeśli podróż odbywa się lądem – liczy się od momentu przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili ponownego przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju; jeśli pracownik leci samolotem – czas podróży zaczyna się w chwili startu z ostatniego lotniska w Polsce i kończy w chwili lądowania na pierwszym lotnisku po powrocie do kraju, jeśli podróż odbywa się drogą morską – liczysz ją od chwili wypłynięcia statku (lub promu) z ostatniego portu w Polsce do momentu wpłynięcia do pierwszego portu po powrocie.

Dodatkowe koszty i zaliczka

Jeśli pracownik wybiera się w podróż zagraniczną, która trwa ponad 30 dni lub jej celem jest państwo pozaeuropejskie, możesz wyrazić zgodę na zwrot kosztów

Sposób liczenia czasu podróży ma kluczowe znaczenie przy rozliczaniu diet i ryczałtów. 97 przewozu bagażu osobistego samolotem – do 30 kg, licząc łącznie z bagażem wliczonym w cenę biletu. Przed wyjazdem wypłacasz pracownikowi zaliczkę w walucie obcej – jej wysokość powinna odpowiadać wstępnej kalkulacji kosztów podróży. Na wniosek pracownika możesz wypłacić zaliczkę w złotówkach – ale w kwocie stanowiącej równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, przeliczoną według średniego kursu NBP z dnia wypłaty. Rozliczenia kosztów podróży dokonujesz w tej samej walucie, w której wypłacono zaliczkę – albo w walucie wymienialnej, albo w złotych. W przypadku rozliczenia w złotówkach stosujesz średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki. Prostsza rozliczanie delegacji zagranicznych HRnest automatycznie przelicza waluty według aktualnych kursów oraz nalicza diety i limity noclegów na podstawie rzeczywistego czasu spędzonego w danym kraju. Masz pewność, że dane są poprawne i zgodne z przepisami.