Za czas podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – pracownikowi przysługuje dieta, która ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia poza miejscem stałego zamieszkania.
Dieta
Wysokość diety oraz zasady jej naliczania reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i zależy ona od czasu trwania podróży oraz kraju docelowego (w przypadku delegacji zagranicznej). Spójrz, jakie obecnie to są wartości: Zgodnie z § 7. w/w Rozporządzenia:
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób: jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (obecnie: 22,50 zł) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (obecnie: 45 zł)
§ 7 Rozporządzenia z 29.01.2013 r. Reguluje wysokość diet w podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) oraz zasady ich naliczania w zależności od czasu trwania delegacji i kraju docelowego. To na podstawie tego paragrafu ustala się obowiązujące stawki diet. Nie wypłacasz diety, jeśli delegacja odbywa się do miejscowości, w której pracownik ma stałe lub czasowe miejsce pobytu. Dieta nie przysługuje również w sytuacji przejazdu do miejsca wykonywania pracy z innej miejscowości. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje 50% diety (obecnie: 22,50 zł) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (obecnie: 45 zł)
Nie należy się też dieta, jeśli zapewniasz pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Jeśli pracownik otrzymuje tylko część posiłków, obniżasz wysokość diety zgodnie z przepisami: śniadanie – 25% diety (11,25 zł), obiad – 50% diety (20,50 zł), kolacja – 25% diety (11,25 zł). Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy pracownik korzysta z noclegu, w ramach którego zapewniono wyżywienie (np. hotel z posiłkami). Uwaga: Polskie prawo w trosce o pracowników ustanawia minimalny ryczałt za nocleg oraz diety. Przepisy są aktualizowane, kwoty są zmieniane oraz dopasowywane do kosztów krajów, które są celami podróży. Pamiętaj, aby dopasowywać kwoty do aktualnych przepisów!
Zwrot kosztów noclegu
Jeśli pracownik nocuje w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, zwracasz mu koszt noclegu na podstawie rachunku – maksymalnie do wysokości 900 zł za dobę (czyli dwudziestokrotność stawki diety: 20 × 45 zł). W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach możesz zgodzić się na zwrot kosztów wyższych niż limit 900 zł – również na podstawie rachunku. Jeśli nie zapewniasz pracownikowi bezpłatnego noclegu i nie przedstawi on rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł za noc. Nie zwracasz kosztów noclegu ani nie wypłacasz ryczałtu: za czas przejazdu, jeśli uznasz, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego lub czasowego pobytu.
Nie ma jednak przeciwwskazań, aby firmy transportowe wypłacały kierowcom jeżdżącym na trasach krajowych ryczałty za nocleg, nawet jeśli odpoczynek dobowy trwa w dzień. HRnest porządkuje delegacje krajowe W HRnest masz zawsze pod ręką pełne zestawienie wszystkich delegacji krajowych. Możesz filtrować je według osób, działów czy okresów oraz szybko eksportować dane w wybranym formacie.
Dzięki temu łatwo przygotujesz potrzebne raporty, rozliczenia lub materiały do kontroli.
