Rozliczenie delegacji
Dokumenty dotyczące podróży służbowej są podstawą do rozliczenia delegacji. Przeplatające się skany faktur oraz rachunków, a także zmieniająca się wartość przysługujących diet i kilometrówek utrudniają rozliczenia delegacji.
HRnest zbierze w jednym miejscu sumę poniesionych kosztów oraz pomoże Ci w rozliczeniu delegacji, zarówno delegacji krajowej, jak i zagranicznej.
- Proste wystawienie wniosku o podróż służbową
- Szczegółowe rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej
- Uwzględnienie ryczałtów
- Załączanie skan faktur i rachunków
- Przejrzyste raporty dotyczące danych oraz kosztów podróży służbowej
- Automatyczne przeliczanie stawek kilometrowych i wartości diet
- Automatyczne przeliczanie walut zgodnie z NBP
Polecenie Wyjazdu Służbowego
W systemie HRnest możesz ustawić czy PWS może zostać stworzony przez samych pracowników czy wyłącznie poprzez polecenie pracodawcy. W systemie każde polecenie wyjazdu służbowego otrzymuje indywidualny numer rozliczenia.
Każdy PWS zawiera niezbędne informacje, takie jak: rodzaj wyjazdu, cel podróży czy środek transportu. Jest on także bezpośrednio połączony z rozliczeniem delegacji, w którym znajdziesz szczegółowo rozpisane koszty oraz historię podróży służbowej. Dane, za pozwoleniem działu kadr, uzupełniać i weryfikować mogą także pracownicy.
Dodanie przez pracownika faktur oraz rachunków może odbyć się w czasie podróży bądź już po powrocie pracownika do pracy. Dzięki HRnest przesyłanie dokumentów oraz rozliczenie podróży służbowej jest możliwe z dowolnego urządzenia, za pomocą kilku kliknięć.
Jak wypisuję polecenie wyjazdu służbowego, to ono ma swój numer i to polecenie jest automatycznie połączone z tym rozliczeniem. Dzięki temu od razu wszystko widać – czy była zaliczka, w jakiej wysokości, odkąd, dokąd, w jakim celu była to podróż służbowa, czy delegacja została już rozliczona czy nie. To wszystko odbywa się na zasadzie jednego formularza, dzięki czemu jest czytelne dla pracownika, przełożonego i kadrowej.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager, JSP Legal
Koszty podróży służbowej w jednym miejscu
HRnest stawia przede wszystkim na przejrzystość i transparentność. Wszystkie wydatki poniesione z tytułu podróży służbowej zostają uwzględnione w jednym miejscu.
Wydatki związane z wyjazdem służbowym zostały podzielone na szczegółowe sekcje:
- podróże pojazdem prywatnym (w tym: godzina wyjazdu, miejsce wyjazdu i odległość)
- podróże pojazdem służbowym
- koszty delegacji (rachunki, faktury) umożliwiająca zwrot kosztów przejazdu
- rozliczanie ryczałtów
- rozliczenia diety krajowej oraz zagranicznej
Znajdziesz tam również przejrzyste podsumowanie podróży służbowej, aktualne kursy walut oraz dodane załączniki informujące o poniesionych kosztach.
Koszt pracodawcy związany z opłatami nabytymi w trakcie podróży służbowej przedstawiony jest w przejrzystej tabelce.
Automatyczne rozliczanie diet
Stawki narzucone na postawie aktualnych rozporządzeń zależne są od danego kraju. Pracownikowi na każdą dobę przysługuje dieta o konkretnie wyliczonej wartości.
W przypadku delegacji krajowej, jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, przysługuje dieta w pełnej wysokości, aczkolwiek stawki zmieniają się zależnie od godzin. Są to jednak wartości minimalne narzucone przez polskie prawo. W systemie diety są na bieżąco aktualizowane.
Jako pracodawca masz prawo podnieść te kwotę. HRnest ułatwi także pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, zwrot kosztów transportu oraz zwrot kosztów związanych z innymi wydatkami, jeżeli zajdzie taka potrzeba.
Automatycznie rozliczanie stawek kilometrowych
Kolejnym wydatkiem związanym z podróżą służbową jest zwrot kosztów przejazdu. Pracownik zgodnie z prawem nie płaci za podróż służbową i przemieszczanie się w jej trakcie z prywatnych pieniędzy
Prawo ustawia ceny zależnie od pojemności silnika oraz rodzaju pojazdu — w przypadku motocykla i w przypadku motoroweru również stawki podane są odgórnie.
System HRnest automatycznie aktualizuje koszty związane z podróżą środkami komunikacji miejscowej, uwzględniając każdy kilometr przebiegu i umożliwiając Ci pokrycie kosztów podróży służbowej.
Automatyczne przeliczanie walut
Kursy to sekcja, w której przeliczysz poniesione wydatki podróży służbowych z walut zagranicznych na PLN. Dzięki automatycznemu pobieraniu danych z NBP system zawsze pokazuje aktualne kursy walut
Bez konieczności ich manualnego wprowadzania czy weryfikacji oszczędzisz czas swój bądź swoich pracowników, a także zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniu delegacji.
Przejrzyste rozliczenie podróży służbowej
Gdy upewnisz się, że prawidłowo wprowadziłeś dane w każdej sekcji oraz dodałeś niezbędne dokumenty w prawidłowych formatach, możesz przejść do podsumowania.
Pełne podsumowanie kosztów znajduje się na samym dole strony. Znajdziesz tam wartość w walucie, a także jej przeliczenie na PLN. Uwzględniony tam zostanie koszt całej podróży wraz z wprowadzonymi wcześniej zaliczkami.
Historia dokumentu
W module Delegacje znajdziemy też historię rozliczenia delegacji. Pozwoli Ci to na weryfikację wszystkich działań jakie zostały podjęte, wraz z przejrzyście przedstawionym pracownikiem oraz datą ich podjęcia. Dzięki temu nie tylko wszystkie dane, ale także cały proces rozliczenia delegacji znajdziesz w jednym miejscu.
