Urlop macierzyński

Jeśli zatrudniasz kobietę, która urodziła dziecko w trakcie trwania umowy o pracę, musisz pamiętać, że niezależnie od jej stażu pracy, wymiaru etatu czy rodzaju wykonywanej pracy – przysługuje jej prawo do urlopu macierzyńskiego.

Celem tego urlopu jest ochrona zdrowia kobiety w końcowym etapie ciąży oraz umożliwienie jej regeneracji po porodzie i sprawowania opieki nad dzieckiem w pierwszych miesiącach jego życia.

Wymiar urlopu macierzyńskiego (a tym samym zasiłku macierzyńskiego) zależy od liczby urodzonych dzieci:

• 20 tygodni – przy jednym dziecku,
• 31 tygodni – przy dwojgu dzieci,
• 33 tygodnie – przy trojgu dzieci,
• 35 tygodni – przy czworgu dzieci,
• 37 tygodni – przy pięciorgu i więcej dzieci.

Pracownica może rozpocząć urlop macierzyński jeszcze przed porodem – maksymalnie 6 tygodni wcześniej, jeśli złoży stosowny wniosek. Po porodzie przysługuje jej pozostała część urlopu – aż do pełnego wykorzystania przysługującego wymiaru.

Wyjątkowe sytuacje

Jeśli dziecko po porodzie wymaga opieki szpitalnej, a matka wykorzystała co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego – pozostała część tego urlopu może zostać wykorzystana po wypisie dziecka ze szpitala.

Uwaga! Po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego, pracownica może z niego zrezygnować, jeśli pozostałą część przejmie ojciec dziecka (zatrudniony na umowie o pracę). Pamiętaj, że bez wniosku ojca do swojego pracodawcy, nie możesz przerwać urlopu matce.

W razie zgonu matki w czasie urlopu macierzyńskiego – ojcu dziecka przysługuje prawo do niewykorzystanej części urlopu macierzyńskiego.

W przypadku urodzenia martwego dziecka lub śmierci dziecka przed ukończeniem 8. tygodnia życia – matce przysługuje prawo do 8 tygodni urlopu macierzyńskiego (nie krócej niż 7 dni od dnia zgonu dziecka).

W przypadku śmierci dziecka po ukończeniu 8. tygodnia życia – matka zachowuje prawo do 7 dni urlopu macierzyńskiego od dnia zgonu dziecka.

Gdy matka ze względów zdrowotnych przebywa w szpitalu i nie może sprawować opieki nad dzieckiem – po wykorzystaniu 8 tygodni urlopu macierzyńskiego, ojciec dziecka może przejąć pozostałą część tego urlopu. W takim przypadku urlop macierzyński matki ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu przez ojca, przy czym łączny wymiar nie może przekroczyć ustawowego limitu.

Jeśli matka pozostaje na urlopie macierzyńskim, ale z powodu hospitalizacji nie może sprawować osobistej opieki nad dzieckiem – ojcu przysługuje zasiłek opiekuńczy w wymiarze do 8 tygodni (56 dni). Jest to niezależny, dodatkowy limit zasiłku, który nie pomniejsza podstawowego rocznego wymiaru zasiłku opiekuńczego.

Zadbaj o właściwe udokumentowanie uprawnień pracownicy – niezbędne będzie m.in. zaświadczenie o przewidywanej dacie porodu oraz akt urodzenia dziecka.

Bardzo rzadkie przypadki

Jako pracodawca musisz również przygotować się na mniej typowe, ale prawnie uregulowane sytuacje związane z przebiegiem urlopu macierzyńskiego.

Każda z nich posiada inną specyfikę, dlatego opisaliśmy je po kolei:

Śmierć matki dziecka

Jeśli pracownica zmarła w czasie korzystania z urlopu macierzyńskiego, to prawo do niewykorzystanej części urlopu macierzyńskiego przechodzi na pracownika – ojca dziecka. Jeśli ojciec dziecka nie jest zatrudniony, z uprawnienia może skorzystać inny członek najbliższej rodziny, pod warunkiem, że podlega ubezpieczeniu chorobowemu.

Porzucenie dziecka lub brak możliwości sprawowania opieki

Po wykorzystaniu przez matkę co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego, pozostałą część może wykorzystać ojciec lub inna uprawniona osoba, gdy:

• matka porzuciła dziecko,
• nie może sprawować osobistej opieki nad dzieckiem (np. ze względu na stan zdrowia),
• nie jest zdolna do samodzielnej egzystencji.

W takich przypadkach konieczne jest przedłożenie odpowiednich dokumentów potwierdzających powyższe okoliczności (np. zaświadczenie lekarskie, decyzja sądu).

Oddanie dziecka do przysposobienia

Jeśli pracownica oddała dziecko innej osobie w celu przysposobienia (adopcji), ma prawo do skrócenia urlopu macierzyńskiego. Jednak urlop ten – zgodnie z przepisami – nie może trwać krócej niż 8 tygodni po porodzie.

W takiej sytuacji matce przysługuje możliwość wcześniejszego powrotu do pracy, ale tylko na jej wyraźny wniosek – nie możesz tego narzucić. Zadbaj również o odpowiednie przeliczenie okresu urlopu i wypłatę należnego zasiłku macierzyńskiego tylko za czas faktycznie wykorzystanego urlopu.

Uzupełniający urlop macierzyński

Od 19 marca 2025 r. w Kodeksie pracy pojawił się nowy rodzaj uprawnienia dla rodziców – uzupełniający urlop macierzyński.

Z tego urlopu może skorzystać matka lub – jeśli matka nie korzysta – ojciec wychowujący dziecko.

Kiedy przysługuje uzupełniający urlop macierzyński?

Zgodnie z art. 180 (2) § 1 Kodeksu pracy, prawo do urlopu przysługuje w zależności od terminu porodu i stanu dziecka:

Gdy dziecko urodziło się przed 28. tygodniem ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g:

• urlop przysługuje za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do ukończenia 15. tygodnia po porodzie,
• maksymalnie można otrzymać 15 tygodni uzupełniającego urlopu,
• nie ma minimalnego okresu hospitalizacji.

Gdy dziecko urodziło się między 28. a 37. tygodniem ciąży i jego masa przekracza 1000 g:

• urlop przysługuje za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do ukończenia 8. tygodnia po porodzie,
• maksymalnie można otrzymać 8 tygodni uzupełniającego urlopu,
• nie ma minimalnego okresu hospitalizacji.

Gdy dziecko urodziło się po 37. tygodniu ciąży:

• urlop przysługuje, jeśli dziecko przebywało w szpitalu co najmniej 2 dni, przy czym pierwszy z tych dni musiał przypadać między 5. a 28. dniem po porodzie,
• uzupełniający urlop przysługuje za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w tym przedziale czasowym.

Art. 180 (2) § 1 Kodeksu pracy

Reguluje dodatkowy urlop macierzyński przy bardzo wczesnym porodzie lub niskiej masie urodzeniowej dziecka, uzależniając jego wymiar od długości hospitalizacji.

Jak złożyć wniosek?

Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński należy złożyć najpóźniej 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego. Może to zrobić zarówno matka, jak i ojciec wychowujący dziecko – w zależności od tego, kto będzie korzystał z tego uprawnienia.

Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami obiegu dokumentów.

Po otrzymaniu poprawnie złożonego wniosku, pracodawca ma obowiązek go uwzględnić – nie może odmówić udzielenia tego urlopu, jeśli spełnione są wymagane warunki formalne.

Uzupełniający urlop macierzyński

Dodatkowy okres urlopu, przysługujący bezpośrednio po zakończeniu podstawowego urlopu macierzyńskiego, ale tylko, gdy dziecko po porodzie wymaga dłuższego pobytu w szpitalu.

Co warto wiedzieć?

• Urlop przysługuje w całości w jednej części, bez możliwości dzielenia.
• Wymiar urlopu liczony jest tygodniami, przy czym niepełne tygodnie zaokrąglane są w górę.
• Jeśli dziecko było hospitalizowane kilkukrotnie, okresy pobytu sumują się.

W przypadku bliźniąt bierze się pod uwagę:

• dziecko z najniższą masą urodzeniową oraz
• dziecko, które najdłużej przebywało w szpitalu.

Za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Przykłady wyliczeń

Przykład 1:

Pracownica urodziła dziecko w 27. tygodniu ciąży. Dziecko przebywało w szpitalu przez 12 tygodni.

Po zakończeniu 20 tygodni urlopu macierzyńskiego, pracownica (lub ojciec dziecka) może skorzystać z 12 tygodni uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Przykład 2:

Dziecko urodziło się w 38. tygodniu ciąży, a jego pobyt w szpitalu rozpoczął się 6 dni po porodzie i trwał 7 dni.

Rodzicom przysługuje 1 tydzień uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Te nowe przepisy w kodeksie pracy (art. 180 (2) § 1–4 k.p.) mają na celu wsparcie rodzin, które przeżywają trudny start związany z wcześniactwem lub powikłaniami zdrowotnymi dziecka.

Art. 180 (2) § 1–4 Kodeksu pracy

Przepisy te określają zasady dodatkowego urlopu macierzyńskiego przy wcześniactwie i powikłaniach zdrowotnych dziecka; warto je znać, by prawidłowo realizować obowiązki wobec rodziców w takich sytuacjach.

Urlop rodzicielski

Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego Twoi pracownicy mogą skorzystać z kolejnego uprawnienia – urlopu rodzicielskiego. Urlop ten przysługuje zarówno matce, jak i ojcu dziecka – mogą go wykorzystywać wspólnie, naprzemiennie albo w całości przez jednego z rodziców.

Wymiar urlopu rodzicielskiego

Po zmianie przepisów, od 26 kwietnia 2023 r. urlop rodzicielski ma nowy wymiar:

• 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka (32 tygodnie + 9 tygodni nieprzenoszalnych),
• 43 tygodnie – w przypadku porodu mnogiego (34 tygodnie + 9 tygodni nieprzenoszalnych),
• 65 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka z ciężkim upośledzeniem lub nieuleczalną chorobą (na podstawie przepisów ustawy „Za życiem”),
• 67 tygodni – w przypadku porodu mnogiego i spełnienia kryteriów ustawy „Za życiem”.

Zwróć uwagę, że 9 tygodni urlopu to część nieprzenoszalna – oznacza to, że jeżeli jeden z rodziców jej nie wykorzysta, to ta część przepada. Nie można jej przekazać drugiemu rodzicowi.

Zasady korzystania z urlopu rodzicielskiego

Ważne: ten urlop udzielany jest wyłącznie na wniosek pracownika, a Ty jesteś zobowiązany, aby taki wniosek uwzględnić.

Urlop rodzicielski może być wykorzystywany:

• w całości przez jednego rodzica – wtedy drugi rodzic ma do dyspozycji wyłącznie swoją część, nieprzenoszalną (9 tygodni),
• jednocześnie przez oboje rodziców – wtedy łączny wymiar urlopu nadal wynosi maksymalnie 41 lub 43 tygodnie,
• naprzemiennie – rodzice mogą dzielić się urlopem (do 5 części, niekoniecznie następujących po sobie).

Co ważne, ojciec dziecka może skorzystać z urlopu rodzicielskiego nawet wtedy, gdy matka dziecka w tym samym momencie korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Zasiłek macierzyński

Aby skorzystać z urlopu rodzicielskiego, pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek najpóźniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu.

Wniosek ten powinien zawierać termin planowanego urlopu oraz informację, czy drugi rodzic również korzysta lub planuje korzystać z urlopu rodzicielskiego.

Dokument może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zgodnie z ustaleniami obowiązującymi w firmie.

Jako pracodawca masz obowiązek uwzględnienia takiego wniosku – nie możesz odmówić jego przyjęcia, jeśli spełnia wymogi formalne.

Uwaga: Pamiętaj, że istnieje termin graniczny. Urlop rodzicielski może być wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Urlop ojcowski

Jeśli zatrudniasz pracownika, który został ojcem, musisz wiedzieć, że przysługuje mu urlop ojcowski. To niezależne prawo, niezwiązane z urlopem macierzyńskim matki dziecka.

Wymiar i zasady

Zgodnie z art. 182 (3) Kodeksu pracy, pracownik – ojciec wychowujący dziecko – ma prawo do 2 tygodni urlopu ojcowskiego.

Może go wykorzystać:

• jednorazowo,
• albo w dwóch częściach po 1 tygodniu każda.

Urlop ojcowski można wykorzystać do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia, a w przypadku przysposobienia – do 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu, nie później niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Twój pracownik musi złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Jako pracodawca masz obowiązek ten wniosek uwzględnić.

Art. 182 (3) Kodeksu pracy

Reguluje wymiar urlopu ojcowskiego — 2 tygodnie, możliwe do wykorzystania jednorazowo lub w dwóch częściach po tygodniu.

Urlop wychowawczy

Urlop wychowawczy służy sprawowaniu osobistej opieki nad dzieckiem. Udzielasz go pracownikowi na jego wniosek – jeśli spełnia odpowiednie warunki.

Kiedy przysługuje?

Zgodnie z art. 186 Kodeksu pracy, urlop wychowawczy przysługuje pracownikowi, który przepracował co najmniej 6 miesięcy – do tego okresu wliczają się również wcześniejsze zatrudnienia oraz czas pobierania zasiłku dla bezrobotnych.

Aby skorzystać z tego uprawnienia, pracownik musi złożyć wniosek z 21-dniowym wyprzedzeniem i zadeklarować, że zamierza osobiście sprawować opiekę nad dzieckiem w czasie trwania urlopu.

Wymiar urlopu wychowawczego

• Przysługuje do 36 miesięcy – nie dłużej niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.
• Może być podzielony maksymalnie na 5 części.
• Co ważne – 1 miesiąc urlopu wychowawczego przysługuje wyłącznie jednemu rodzicowi i nie może być przeniesiony na drugiego (czyli jeden z rodziców ma „nieprzenoszalny” miesiąc – art. 186 § 4 k.p.).

Wyjątki – cały wymiar (36 miesięcy) może przysługiwać jednemu rodzicowi, gdy drugi:

• nie żyje,
• został pozbawiony władzy rodzicielskiej,
• ma zawieszoną/ograniczoną władzę rodzicielską,
• nie przysługuje mu władza rodzicielska.

Art. 186 Kodeksu pracy

Określa warunki skorzystania z urlopu wychowawczego — m.in. wymagany staż 6 miesięcy oraz obowiązek złożenia wniosku 21 dni wcześniej.

Art. 186 § 4 Kodeksu pracy

Ustala zasady wymiaru urlopu wychowawczego — do 36 miesięcy w maksymalnie 5 częściach oraz z jednym nieprzenoszalnym miesiącem dla każdego z rodziców.

Jeśli dziecko wymaga osobistej opieki z uwagi na stan zdrowia (potwierdzony orzeczeniem o niepełnosprawności), urlop może być udzielony nawet do ukończenia przez dziecko 18. roku życia.

Twoje obowiązki jako pracodawcy

Od momentu złożenia przez pracownika wniosku o urlop wychowawczy do jego zakończenia nie możesz wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę.

Wyjątkiem są szczególne sytuacje przewidziane w przepisach (np. likwidacja firmy lub zwolnienie dyscyplinarne – art. 186 (8) § 1 Kodeksu pracy).

Podobna ochrona przysługuje pracownikowi, który nie korzysta z urlopu wychowawczego, ale złoży wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy. W takim przypadku przez maksymalnie 12 miesięcy również nie możesz wypowiedzieć mu umowy o pracę (art. 186 (8) § 1 Kodeksu pracy).

Jako pracodawca masz obowiązek przyjmować wnioski o urlop wychowawczy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zgodnie z preferencjami pracownika.

Art. 186 (8) § 1 Kodeksu pracy

Złożenie wniosku o urlop wychowawczy chroni przed wypowiedzeniem umowy — od momentu złożenia aż do zakończenia urlopu, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach (np. likwidacja firmy, dyscyplinarka).

Taka sama ochrona przysługuje osobie, która zamiast urlopu wychowawczego wnioskuje o obniżenie etatu — przez maksymalnie 12 miesięcy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy.

HRnest ułatwia zarządzanie uprawnieniami

W systemie masz dostęp do wszystkich rodzajów wniosków i możesz tworzyć własne. Nadajesz limity zależnie od sytuacji i kontrolujesz je za pomocą automatycznych raportów, które masz zawsze pod ręką.