Zgodnie z przepisami prawa każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji urlopów oraz przechowywania jej przez odpowiedni okres.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji

Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co do zasady 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony.

Istotne jest również bezpieczeństwo przechowywanych danych. Ewidencja powinna być prowadzona zgodnie z przepisami RODO, a dostęp do danych osobowych pracowników powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione.

W zależności od sposobu prowadzenia dokumentacji należy stosować odpowiednie zabezpieczenia, takie jak:

• sejfy i zamykane szafki lub szuflady,
• ochrona dostępu za pomocą haseł,
• szyfrowanie plików,
• regularne tworzenie kopii zapasowych.

Ewidencja wniosków w HRnest

Złożone wnioski automatycznie pojawiają się w systemie HRnest. Dzięki temu ewidencja jest zawsze aktualna, przejrzysta i gotowa do rozliczeń lub kontroli.

Wnioski możesz również filtrować, sortować i eksportować w zależności od potrzeb.

Pamiętaj, że pracownicy mają prawo dostępu do informacji o swoim wykorzystanym i pozostałym limicie urlopowym.

Na podstawie prowadzonej ewidencji rozliczane jest również wynagrodzenie za czas urlopu. Dlatego dokumentacja powinna być rzetelna, dokładna i odpowiednio udokumentowana.

Więcej informacji o ewidencji i dokumentacji znajdziesz w rozdziałach dotyczących zarządzania dokumentacją oraz zarządzania biurem.

Rozliczanie urlopów

Prawidłowe zarządzanie urlopami obejmuje nie tylko ewidencjonowanie dni wolnych, ale również ich właściwe rozliczanie.

Pamiętaj, aby prawidłowo uwzględniać zasady wynagradzania przy różnych rodzajach nieobecności, takich jak:

• urlop wypoczynkowy,
• zwolnienie lekarskie,
• zasiłki,
• urlop macierzyński i inne nieobecności związane z rodzicielstwem.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustalane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wynagrodzenia urlopowego.

Przy rozliczaniu urlopów warto korzystać z aktualnych informacji publikowanych przez Państwową Inspekcję Pracy.

Na stronie PIP znajdziesz czytelne materiały i broszury dotyczące m.in. urlopów, wynagrodzeń, rozliczeń oraz aktualnych zasad wynikających z prawa pracy.

Dokumentacja dotycząca urlopów nie jest jedyną dokumentacją, o którą należy zadbać. Więcej informacji o wynagrodzeniach i innych kwestiach finansowych znajdziesz w rozdziale dotyczącym rozliczania firmy, a o prowadzeniu dokumentacji – w rozdziale dotyczącym zarządzania dokumentacją.

Podsumowanie rozdziału

W tej części przedstawiliśmy kluczowe elementy zarządzania urlopami i nieobecnościami.

Wiesz już, jak:

• obliczać wymiar urlopu i staż urlopowy,
• stosować zasady nabywania prawa do urlopu,
• wyliczać urlop proporcjonalny przy rozpoczęciu lub zakończeniu zatrudnienia,
• tworzyć i realizować plan urlopów,
• organizować proces składania i akceptacji wniosków,
• prowadzić ewidencję urlopów i nieobecności,
• rozliczać urlopy zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Pokazaliśmy również, jak zadbać o to, aby każda osoba w firmie znała swój limit urlopowy oraz zasady składania wniosków, a także jak rozszerzyć politykę firmy o dodatkowe dni wolne jako benefit pracowniczy.